Prezentowane poniżej opracowanie przygotowane zostało na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 (w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego i Standardów audytu wewnętrznego w jednostka sektora finansów publicznych. Poniższy materiał jest efektem uzgodnień z Archiwum Państwowym w Katowicach i w prezentowanej formie zostało zaakceptowane do stosowania.
Uwagi:
Tytuł klas I i II rzędu – 0 – Zarządzanie, 09 – Kontrole
Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
2) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
OPIS | Numer kolumny |
Symbole klasyfikacji | 1, 2, 3, 4 |
Hasła klasyfikacyjne | 5 |
W komórce merytorycnej (AW ) | 6 |
W innej komórce | 7 |
UWAGI | 8 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
09 | Nadzór, kontrole, badania | ||||||
093 | AUDYT WEWNĘTRZNY | ||||||
0930 | GROMADZENIE INFORMACJI DOTYCZˇCE OBSZARÓW AUDYTU WEWNĘTRZNEGO | ||||||
09300 | Akty normatywne i inne akty prawne | B10 | Związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie | ||||
09301 | Regulaminy, instrukcje i zarządzenia dotyczące jednostki | B10 | Zasadniczo: mające wpływ na system kontroli finansowej | ||||
09302 | Plany roczne i strategiczne audytu wewnętrznego | A | |||||
09303 | Inne informacje związane z audytem i analizą ryzyka | BE10 | Bc | ||||
0931 | DOKUMENTOWANIE PRZEBIEGU ZADAŃ AUDYTOWYCH | ||||||
09310 | Programowanie zadań audytowych | BE10 | Bc | ||||
09311 | Narady | BE10 | Bc | ||||
09312 | Upoważnienia i pełnomocnictwa | B10 | Bc | ||||
09313 | Dokumenty bieżące | B10 | Bc | ||||
09313 | Dokumenty bieżące | B10 | Bc | ||||
09314 | Sprawozdawczość audytu wewnętrznego | BE10 | Bc | ||||
09315 | Działania poaudytowe | B10 | Bc |
Mam pytanie. Jak ta klasyfikacja ma się do administracji rządowej, gdzie 093 to kontrole wewnętrzne i numeracja jest używana przez kontrole finansową, a 094 to badania i też jest używane przez Wydziały merytoryczne (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla administracji rządowej w województwie – Dz. U. Nr 161, poz. 1109 ze zmianami)?
Chciałabym zauwazyć, iz to co zostało zamieszczone powyzej nie może miec ogólnojednostkowego zastosowania. W związku z tym , iż brak jest uregulowań powszechnie obowiązujących (przynajmniej jesli chodzi o samorządy), należy sprawe numeracji akt zkonsultowac z Archiwum Państwowym, któremu dana jednostka podlega. O nadanie numeracji może wystapic sam audytor (odp.taką otrzymałam podczas rozmowy tel), jednakże w mojej jednostce (gmina) pojawiły sie równiez inne nowe zadania i w związku z tym o nadanie nr wystąpił Wydz. Organizacyjny. Następnie zarządzeniem wewnetrznym wprowadzone to zostało do stosowania. Chcę nadmienic, że u mnie audyt ma nr 094 i rozwinięcia, a podlegamy Archiwum w Kielcach. Pozdrawiam
Podobnie jak u Renatki u mnie w Gminie audyt ma nr 094 i rozwinięcia. Podlegamy pod Archiwum w Opolu, które zatwierdziło nam rzeczowy wykaz akt. O nadanie symboli wystąpiło Biuro Organizacyjne. Rzeczowy wykazakt został wprowadzony Zarządzeniem. Pozdrawiam .
wika
W JST znak 093 (trzeciego rzędu )został zastrzeżony w instrukcji kancelaryjnej dla kontroli, więc podobnie jak w większości samorządów u mnie jrwa został rozbudowany przez kierownika o znak 094 (0-3)
A ja mam następujace pytanie – wątpliwość:
0930 gromadzenie dokumentów na potrzeby audytu – sa to zapewne akta stałe,w punkcie 09301 mamy regulaminy, instrukcje i zarządzenia.Jak to się ma do hasła (w samorządzie) 0131 Akty normatywne własne – np zarządzenia właśnie, czy nie będzie to nadawanie dwóch sygnatur jednemu dokumentowi?
pozdrwawiam
Pomysł, aby dokumentowanie przebiegu zadania audytowego podzielone zostało na kilka symboli klasyfikacyjnych jest niepozrozumieniem. W praktyce każdy kto się na to zdecyduje będzie miał problemy z prześledzeniem przebiegu całego zadania, którego dokumentacja gromadzona będzie w kilku teczkach. Przy większej liczbie przeprowadzanych zadań problem będzie trudny do opanowania. Najlepszą metodą jest gromadzenie dokumentacji każdego zadania w odrębnej teczce co ułatwia też samokontrolę czynności wykonanych przez audytora.
Pozdrawiam Maciek
—
maciek