Tags Posts tagged with "system F-K"

system F-K

Ministerstwo Finansów przygotowało podsumowanie audytu wewnętrznego zleconego w zakresie funkcjonowania systemów finansowo-księgowych w wybranych jednostkach sektora finansów publicznych.

 

Podsumowanie składa się z :

1. Termin i zakres audytu wewnętrznego

2. Wyniki badania audytowego

2.1. Ogólne informacje o systemach F-K

2.2. Koszty utrzymania i rozwoju systemów F-K

2.3. Dodatkowe informacje

3. Wnioski wynikające z badania audytowego

 

Wnioski:

Z przeprowadzonego audytu wewnętrznego zleconego wynika, że w badanych jednostkach nie zostały zidentyfikowane ograniczenia uniemożliwiające dostosowanie funkcjonujących systemów F-K do zmian w zakresie potrzeb ewidencyjnych i sprawozdawczych proponowanych w ramach reformy systemu budżetowego.

Powyższy wniosek uzasadniają wyniki przeprowadzonej analizy, z których wynika, że:

  • blisko 20% jednostek planuje wymianę lub zastąpienie dotychczasowych systemów, z czego w większości jednostek wdrożenie nowych rozwiązań zostało zaplanowane na rok 2017;
  • jednostki deklarują możliwość technicznej rozbudowy dotychczasowych systemów F-K przez zewnętrznych wykonawców bądź zespoły wewnętrzne;
  • w ponad połowie jednostek występują systemy klasy ERP;
  • koszty ponoszone na utrzymanie i rozwój systemów F-K w większości jednostek nie przekraczają 100 tys. zł rocznie.

 

Treść rozdziału 2 (Wyniki badania audytowego)

 

Analizę przeprowadzono na podstawie wyników otrzymanych z 368 jednostek. W pierwszej kolejności badaniu poddano dane dotyczące kosztów eksploatacji i rozwoju systemów F-K oraz możliwości rozbudowy kont analitycznych. Ograniczenia w tym zakresie mogłyby mieć znaczenie dla przebiegu i kolejności prac w ramach reformy systemu budżetowego.

2.1. Ogólne informacje o systemach F-K:

2.1.1. Liczba systemów:

  • w badanych jednostkach łącznie funkcjonuje blisko 700 systemów F-K;
  • analiza nie potwierdziła występowania centralnych systemów obejmujących wszystkie jednostki podległe lub nadzorowane przez poszczególnych ministrów. Wyjątek stanowi część jednostek Ministerstwa Obrony Narodowej oraz izby celne3.

2.1.2. Rodzaje systemów:

  • w 56% (205) jednostek użytkowane są systemy klasy ERP (zintegrowane systemy informatyczne), co wskazuje, że co najmniej jeden z obszarów działalności jednostki jest wspierany przez system tej klasy. Należy jednak zwrócić uwagę, że koszty utrzymania i rozwoju tych systemów generują 86% łącznych wydatków ponoszonych na ten cel;
  • spośród jednostek deklarujących posiadanie systemu klasy ERP najliczniej reprezentowane są uczelnie (35%) oraz jednostki MON (16%).

2.1.3. Rodzaje procesów biznesowych wspieranych przez systemy F-K:

  • 71% – 89% – ewidencja środków pieniężnych, ewidencja zakupów oraz ewidencja kosztów osobowych;
  • 35% – 55% – monitoring planów budżetowych, obsługa budżetu zadaniowego, obsługa planowania rzeczowo-finansowego, sprawozdawczość budżetowa oraz finansowa, a także windykacja należności;
  • 11% – 16% – sprawozdawczość zarządcza oraz sprawozdawczość statystyczna (dla GUS);
  • w pozostałych przypadkach procesy te były obsługiwane przez inne systemy lub narzędzia informatyczne niż systemy F-K.

2.1.4. Możliwość zmiany/rozbudowy struktury konta:

  • ponad 75% jednostek posiada możliwość zdefiniowania drzewiastego planu kont w systemach F-K;
  • stały wzorzec konta w systemach F-K posiada blisko 55% jednostek;
  • 21% jednostek nie identyfikuje żadnych ograniczeń w tworzeniu analityki konta księgowego w funkcjonujących systemach F-K;
  • w 53% jednostek symbol konta księgowego w systemach F-K może składać się z cyfr i liter, a w 45% jednostek tylko z cyfr (pozostałe jednostki nie udzieliły odpowiedzi);
  • prawie 90% jednostek nie ma możliwości automatycznego uzgadniania zapotrzebowań na środki budżetowe z faktycznymi wpłatami na rachunek jednostki, przesłanymi przez systemy F-K do systemu Trezor.

2.1.5. Rozwój i wymiana systemów F-K:

  • ponad 85% jednostek posiada możliwość technicznej rozbudowy systemów F-K przez dotychczasowego wykonawcę, a 8% przez zespół wewnętrzny;
  • 11% jednostek wskazało na brak możliwości technicznej rozbudowy posiadanych systemów F-K zarówno przez dotychczasowego wykonawcę jak i zespół wewnętrzny (większość stanowią jednostki resortu obrony narodowej, co prawdopodobnie wynika z tego, że rozbudowa systemu może być realizowana wyłącznie przez MON jako jednostkę centralnie administrującą systemami FK);

2.2. Koszty utrzymania i rozwoju systemów F-K:

Analiza danych dotyczących kosztów utrzymania i rozwoju systemów F-K dotyczy danych z lat 2013 – 2016 (do III kwartału włącznie). Analiza ta objęła 271 jednostek – wyłączono z niej część jednostek Ministerstwa Obrony Narodowej oraz izby celne.

− suma kosztów ponoszonych rocznie na utrzymanie i rozwój systemów F-K kształtowała się na poziomie od 55 do 80 mln zł;

 

 

Źródło: >> Ministerstwo Finansów <<