aa

Oznaczenie zadania audytowego

Temat zadania audytowego:

Zarządzanie jednostką – zamówienia publiczne.

Audyt weryfikacyjny trybu, zasad stosowanych w zakresie zamówień publicznych. Ocena terminowości i należytej staranności związanej z udzielaniem zamówień publicznych, jak też ocenę kontroli wewnętrznej w procesie zamówień publicznych.

 Nr zadania audytowego:

 0946-4/06

Łączna  liczba przyznanych dni na zadanie audytowe

39 dni

Planowany termin rozpoczęcia audytu

W dniu 10.03.2006 roku odbędzie się narada otwierająca, mająca na celu przedstawienie podstawowych założeń planowanego audytu .

Planowany termin przedstawienia sprawozdania wstępnego i sprawozdania końcowego

24.10.2005 rok – narada zamykająca oraz sprawozdanie wstępne

31.10.2005 rok – sprawozdanie końcowe

Cel zadania audytowego

Weryfikacja prawidłowości zaciągania zobowiązań  pod względem legalności, gospodarności i celowości.

Uzyskanie racjonalnej pewności, że istniejące struktury, system kontroli gwarantują odpowiedni poziom i jakość w zakresie przeprowadzania procesu zamówień oraz zaciągania i spłaty zobowiązań, efektywne wykorzystanie zaciągniętych zobowiązań.

Dostarczenie kierownictwu jednostki obiektywnych analiz, ocen i rekomendacji dotyczących badanego obszaru.

Zakres zadania audytowego

Zadanie audytowe obejmuje działalność Domu Dziecka w zakresie zamówień publicznych  (czynności związane z planowaniem i udzielaniem zamówień publicznych oraz stosowaniem odpowiednich procedur), w szczególności:

 1.Faza przygotowawcza- prawidłowość stosowania regulacji i przepisów    wewnętrznych przyjętych przez jednostkę audytowaną, planowanie zamówień publicznych, przygotowanie postępowania, obowiązkowe ogłoszenie o przetargu,  specyfikacja istotnych warunków zamówienia, komisja przetargowa, wybór trybu udzielania zamówienia, złożenie ofert, zgodność z CPV;

2. Faza realizacyjna- wybór najkorzystniejszej oferty, weryfikacja zgodności warunków zawartej umowy z specyfikacją istotnych warunków zamówienia, kontrola i nadzór nad postępowaniami o udzielenie zamówienia, dokumentacja przetargowa postępowań przeprowadzonych na zasadach określonych przepisami Prawa zamówień publicznych, zgodność postępowań z zasadami udzielania zamówień publicznych.

3. Faza końcowa- powiadomienie o wynikach postępowania odpowiednie organy (wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych), zawieranie umowy, zgodność faktury z ofertą cenową przedstawioną przez najkorzystniejszego oferenta, czy niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamawiający przekazał właściwe ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Prezesowi Urzędu, zasady gospodarki finansowej dot. celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.

Stosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego

W trakcie trwania zadania zastosowane zostaną techniki:

1. Przegląd dokumentacji – przegląd istniejących w jednostce regulacji  

 wewnętrznych,  w celu identyfikacji procesów wewnętrznych, mechanizmów   kontrolnych i potencjalnych ryzyk, przegląd dokumentacji przetargowej, zawartych umów, zapoznanie się z dokumentami służbowymi związanymi z systemem zamówień publicznych, analiza przepisów wewnętrznych i dokumentów służbowych

2. Kwestionariusze.

3. Wywiady, wyjaśnienia pracowników komórki

4. Graficzna analiza procesów

5. Wizytacja na miejscu.

6. Weryfikacja dokumentacji.

W trakcie zadania audytowego wykorzystane będą druki znajdujące się w Książce procedur Biura Audytu Wewnętrznego Starostwa Powiatowego w

Analiza ryzyka

Na każdym etapie zadania audytowego należy dokonać analizy ryzyka:

Faza przygotowawcza – ryzyko braku procedur, nadzoru, ryzyko złożenia wadliwych ofert- niekompletnych, obarczonych błędami merytorycznymi i formalnymi, ryzyko popełnienia błędu przy sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia  

Faza realizacji – ryzyko błędów formalnych w zawieranych umowach, ryzyko  niezgodności  zawartej umowy ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, ryzyko nie dotrzymania terminów.

Faza końcowa –  ryzyko nie zgodności cen zawartych w ofercie stanowiącej załącznik do umowy z cenami na fakturze,

W każdej fazie istnieją ryzyka: braku wystarczającej wiedzy i doświadczenia pracowników, ryzyko wpływania na działania urzędników

Planowany czas trwania zadania audytowego

01.03.2006 – 30.04.2006

Uwagi

zadanie audytowe zostanie wykonane przez