Analiza matemat. w analizie ryzyka jedn. podległych.

OdpowiedĽ:
Witam! Można wykorzystać metodę matematyczną – po jej odpowiednim skorygowaniu, co zaprezentowane jest w poniższym przykładzie. Polega ona na tym, iż ustalamy wspólne obszary (zakładamy, iż jednostki są „homogeniczne”), a następnie dla każdej jednostki przeprowadzamy analizę ryzyka. Każdy z obszarów, dla każdej z jednostek, ustalona jest „wartość końcowa” dla danego obszaru (jak w „tradycyjnej” metodzie matematycznej) – maksymalnie 100%. Kolejność zadań ustalamy na podstawie najwyższej „wartości końcowej”. W ten sposób powstanie nam „ścieżka” do wykonywania zadań audytowych. Zaprezentowany poniżej graficzny i liczbowy model ilustruje, które zadanie i w której jednostce powinniśmy wykonać.

PRZYKŁAD
Sporządzenie analizy ryzyka do planu rocznego w przypadku gdy audytem objętych jest więcej niż jedna jednostka.

UWAGA 1
Przedstawione dane są przykładowe – dla zaprezentowania sposobu wykorzystania metody matematycznej, a nie do dokładnego omówienia metody matematycznej. W przypadku potrzeby omówienia metody matematycznej – prosimy o poinformowanie o tym fakcie – zaprezentowana zostanie dokładny opis matematycznej metody analizy ryzyka.

Uwaga 2
W poniższym przykładzie podano tylko 6 obszarów (nie pełną listę), oraz przyjęto, że liczba wszystkich jednostek to 5 – co wystarczy na to, aby zaprezentować sposób postępowania i w efekcie ustalenia kolejności wykonania zadań.

KROK 1
Ustalenie „wartości końcowej” dla obszarów dla każdej z 5 jednostek.

Jednostka 1 (np. jednostka nadrzędna. Pozostałe możemy traktować jako „podrzędne”).

Jednostka 2

Jednostka 3

Jednostka 4

Jednostka 5

KROK 2
W kroku drugim należy posortować obszary (ale każdy z „indeksem” jednostki) według „wartości końcowej”. Można to zrobić w ten sposób, że w nowej tabeli zestawiamy w kolumnie pierwszej „nr obszaru”, przy czym każdy nr obszaru odpowiada konkretnemu obszarowi – np. „1” – „gospodarka należnościami”, a „5” – „Media i PR”. W drugiej kolumnie wpisujemy numer jednostki – dla każdego z obszarów. W trzeciej kolumnie wpisujemy „wartość końcową”. W ten sposób powstanie na tablica na podstawie, której możemy posortować obszary według „wartości końcowej”. Poniżej przedstawiam tabelę prezentującą powyżej opisane czynności.

Tab. 1 – Zestawienie „obszarów” i „jednostek”.

Legenda:
O – 1…6   numery obszarów
J – 1…5   numery jednostek

Tab. 2 Zestawienie „obszarów” i „jednostek” po posortowaniu według „wartości końcowej”

ZAŁOŻENIE
Zespół audytu może przeprowadzić 10 zadań audytowych w roku, na który składa plan audytu. Dlatego zaznaczono pierwsze dziesięć zadań – następne mogą być wpisane do planu strategicznego.

KROK 3
W kroku trzecim sporządzamy matrycę „kolejności zadań” (lub jak wcześniej określono –„ścieżkę” kolejności wykonania zadań). Matryca poniżej.

LEGENDA:

1. J-1, J-2 itd. – oznaczają Jednostki – jednostka 1, jednostka 2 itd. 
   
2. Cyfry na przecięciach kolumn i wierszy oznaczają kolejność zadania :

• „1” – pierwsze zadanie do wykonania („Zamówienia publiczne w J-1)
  
• „2” – drugie zadanie do wykonania („Polityka kadrowa w J-5”)
  
• „3” – trzecie zadanie do wykonania („Gospodarka zobowiązaniami w J-1)
  
• itd.

Jak można zauważyć, powyższa matryca w sposób przejrzysty przedstawia :

• po pierwsze – który obszar będzie badany w danej jednostce (np. w J-1 będą to „Gospodarka zobowiązaniami” oraz „Zamówienia publiczne”)
  
• po drugie – w której jednostce będzie badany dany obszar (np. „Zamówienia publiczne” w jednostce pierwszej i piątej)
  
• po trzecie – kolejność wykonywania zadań – łącząc linią (punkty od 1 do 10) powstanie nam „ścieżka” wykonywanych zadań).

PODSUMOWANIE:
Metoda ta pozwala ustalić kolejność zadań w ścisłej korelacji obszaru o najwyższym ryzyku bez względu czy to jest jednostka nadrzędna czy podrzędna, czy to jest jednostka z większym lub mniejszym budżetem. Dzięki tej metodzie zasoby audytu będą lokowane tam, gdzie występuje proces o największym zapotrzebowaniu na audyt.
W jednostce nadrzędnej, dla przykładu, proces zamówień publicznych będzie miał takie parametry (np. wartość operacji, złożoność operacji, kompletność opisanych procedur, sposób postępowania – omijanie / ścisłe trzymanie się procedur itd.), które dadzą ostateczną „wartość końcową” w analizie ryzyka niż dla przykładu proces gospodarki środkami finansowymi w jednostce podrzędnej (np. brak instrukcji kasowej, brak podziału obowiązków – kasjerka przyjmuje gotówkę, sporządza raporty kasowe, księguje raporty w księgach oraz przekazuje gotówkę do banku, brak nadzoru kierowniczego itd. – co w ostateczności klasyfikuje proces wyżej – z większą „wartością ostateczną”).

UWAGA:
Istnieje możliwość pomocy w przeprowadzeniu analizy ryzyka tą metodą – zainteresowani proszeni są o zgłaszanie. Odpowiadamy na wszystkie zapytania!