Wszystkie dokumenty związane z wdrażaniem i finansowaniem projektu dofinansowywanego z funduszy strukturalnych należy przechowywać co najmniej do 31 grudnia 2013 r. Obowiązek ten dotyczy nie tylko instytucji zarządzających, ale także każdego beneficjenta.
W przypadku dokumentacji związanej z projektami przedsięwzięć, które uzyskały dofinansowanie z funduszy strukturalnych, kwestia jej archiwizowania nabiera szczególnego znaczenia głównie ze względu na ewentualne kontrole wykorzystania tych środków. Ponadto warto pamiętać, że jeśli realizowany projekt dotyczy m.in. pomocy publicznej, dokumenty należy przechowywać 10 lat od chwili jej udzielenia.
Nie wyrzucaj!
Obowiązkowo należy przechowywać takie dokumenty, jak:
- oryginalny formularz zgłoszonego wniosku,
- pisma informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania,
- umowa o dofinansowaniu projektu,
- faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków,
- wyciągi z konta bankowego projektu,
- sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje,
- wnioski płatnicze,
- istotna korespondencja, w tym zwłaszcza dotycząca zmian w projekcie,
- umowy z wykonawcami wraz z dokumentacją dotyczącą sposobu wyłaniania wykonawcy,
- wykaz beneficjentów ostatecznych projektu oraz zestawienie danych ich dotyczących,
- listy obecności uczestników szkoleń i trenerów,
- programy zajęć szkoleniowych,
- dokumenty potwierdzające osiągnięcie przez beneficjentów ostatecznych określonych rezultatów,
- formularze oceny projektu przez beneficjentów ostatecznych (…)
Dalsza część artykułu: >>Gazeta Samorządu i Administracji<<
