Lp. | Czynność | Współpraca z systemem komputerowym | Jednostka / osoba odpowiedzialna | Przeprowadzone kontrole | Dokument Źródłowy | Dokument Wtórny |
| 1 | Przyjęcie dokumentu źródłowego* z punktu informacyjnego, z kancelarii lub od Szefa Wydziału | – | Pracownik merytoryczny kompetentny do prowadzenia danej sprawy – zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków. | Ocena kompletności** otrzymanych dokumentów, a następnie dokonanie ich wstępnej kontroli pod względem formalnym i merytorycznym | Wniosek świadczeniobiorcy oraz niezbędne do dokonania zmian dokumenty | W zależności od rodzaju sprawy: notatka służbowa, załącznik, wydruk z SI xxx. |
| 2 | Realizacja dokumentu źródłowego zgodnie z obowiązującymi przepisami – załatwienie sprawy według właściwości | Wprowadzenie zmian do SI xxx | J.w. | Szczegółowe sprawdzenie dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym (również przeanalizowanie dokumentacji znajdującej się w TAE). | Notatka służbowa, załącznik, wydruk z SI xxx. | Projekt decyzji |
| 3 | Sprawdzenie, czy odpowiedzialny pracownik merytoryczny właściwie zrealizował daną sprawę (funkcja weryfikacyjno – kontrolna) | Zatwierdzenie dokonanych zmian w SI xxx** | Aprobant | Kompleksowe sprawdzenie całości dokumentacji oraz poprawności wprowadzonych danych do SI – szczegółowa kontrola merytoryczna i rachunkowa. | Projekt decyzji | Projekt decyzji zaaprobowany (złożenie podpisu przez aprobanta na kopii projektu decyzji) |
| 4 | Prawidłowe i terminowe przygotowanie świadczeń do wypłaty – ponowne sprawdzenie poprawności zrealizowanej na podstawie dokumentów źródłowych sprawy | – | Szef Wydziału | Sprawdzenie poprawności opracowanych i wprowadzonych zmian – szczegółowa kontrola merytoryczna. | Zaaprobowany projekt decyzji | Decyzja do realizacji*** |
*Dokument źródłowy – oznacza wniosek świadczeniobiorcy wraz z wymaganymi dokumentami, na podstawie których zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa następuje zmiana wysokości (aktualizacja, weryfikacja) świadczenia wypłacanego lub przyznanie uprawnień do nowych świadczeń.
** Zaaprobowanie zmian następuje wówczas, jeśli sprawa nie budzi zastrzeżeń aprobanta (aprobant podpisuje również sporządzoną przez pracownika merytorycznego notatkę służbową, załącznik, wydruk z SI xxx, kopii projektu decyzji).W sytuacji, gdy sprawa budzi zastrzeżenia aprobanta, przekazywana jest do pracownika merytorycznego, celem poprawienia.
***Jeśli sposób załatwienia sprawy nie budzi zastrzeżeń następuje podpisanie projektu decyzji przez Szefa Wydziału lub przedłożenie jej do podpisu upoważnionemu przełożonemu (Dyrektorowi lub Zastępcy Dyrektora – zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi). Jeśli sposób załatwienia sprawy budzi zastrzeżenia, Szefa Wydziału (za pośrednictwem aprobanta) zwraca pracownikowi merytorycznemu dokumentację w celu ponownego rozpatrzenia danej sprawy i wydania prawidłowego projektu decyzji.
Diagram do pobrania >>tutaj<<
