Odpowiedz na: inwentaryzacja ciągła pełna

[audytor-jw]

i jeszcze coś…
Ustawa o rachunkowości formułuje jedynie ogólne zasady inwentaryzacji, sposoby jej przeprowadzania, terminy, zasady ujęcia wyników itp. W akcie tym nie ma natomiast procedur związanych z organizacją inwentaryzacji. Odsyła się do zasad utrwalonych po wszech n. i praktyką i zwyczajami.
Inwentaryzacja może być przeprowadzana metodą:
– pełnej inwentaryzacji okresowej,
– pełnej inwentaryzacji ciągłej.
Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów lub pasywów objętych ewidencją.
Pełna inwentaryzacja ciągła polega natomiast na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku objętych inwentaryzacją, tak aby w wyznaczonym czasie stan ten został ustalony dla wszystkich aktywów i pasywów.

i…:

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej

Inwentaryzacja ciągła to spis z natury składników majątkowych znajdujących się w magazynie, przeprowadzany metodą systematycznego spisywania składników w ciągu całego roku według ustalonego planu, przy czym daty i zakres spisu nie są znane osobom odpowiedzialnym za ruch i stan tych składników. Inwentaryzacja przeprowadzana metodą ciągłą polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego, nie dłuższego niż dwa lata, w różnych (planowo określonych) terminach spisów z natury zapasów, w taki sposób, aby wszystkie składniki zapasów zostały w ciągu tego okresu objęte spisem z wyznaczoną częstotliwością.

Inwentaryzację ciągłą mogą stosować jednostki, które posiadają odpowiednie warunki organizacyjno-techniczne, a w szczególności:

składują zapasy na terenie strzeżonym

prowadzą bieżącą ewidencję ilościowo-wartościową zapasów w sposób umożliwiający ustalenie na dzień dokonywania spisu z natury, dla każdej inwentaryzowanej grupy, zapasów ich ilości i wartości, a tym samym wyprowadzenie różnic ilościowych i wartościowych

mają szczegółową instrukcję o inwentaryzacji ciągłej, zapewniającą prawidłowe stosowanie tego systemu inwentaryzacji

osiągnęły odpowiedni poziom organizacji gospodarki zapasami.

Kierownik jednostki organizacyjnej, ustalając prowadzenie inwentaryzacji metodą ciągłą, może poza wymienionymi warunkami uzależnić to od realizacji następujących zaleceń:

posiadania stale aktualizowanego wykazu miejsc składowania zapasów

uzgadniania, pod względem ilościowym, co najmniej raz w miesiącu ewidencji magazynowej z ewidencją księgowości materiałowej

bieżącego przekazywania do sekcji księgowości materiałowej dokumentacji dotyczącej przyjęcia i wydania zapasów.

Inwentaryzację ciągłą prowadzi powołana przez kierownika jednostki stała komisja spisowa, stanowiąca wyodrębnioną komórkę „inwentaryzacji ciągłej”.

Komórka ta przeprowadzając inwentaryzację ciągłą, opiera się na rocznym (z podziałem na miesiące) planie spisu uzgodnionym z głównym księgowym. Plany spisu powinny uwzględniać między innymi warunki składowania materiałów, sezonowość tworzenia zapasów, wartość spisywanych zapasów oraz okresy minimalnych stanów zapasów dla spisywanych grup asortymentowych, a także pory roku (objęcie inwentaryzacją ciągłą w okresie letnim i jesiennym zapasów składowanych na wolnym powietrzu). Należy przy tym zaznaczyć, że plany inwentaryzacji ciągłej są dokumentami poufnymi, dostępnymi wyłącznie kierownikowi jednostki, głównemu księgowemu i członkom stałej komisji inwentaryzacyjnej.

Komórka inwentaryzacji ciągłej kieruje pracą zespołów spisowych, zawiadamiając je jakie zapasy w danym dniu powinny być spisywane oraz przeprowadza wyrywkową kontrolę prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej.

Stała komisja inwentaryzacyjna, w ramach swoich obowiązków powinna – poza spisem z natury – wykonywać następujące czynności:

ujawnić i ujmować w oddzielnych arkuszach zapasy niepełnowartościowe, z jednoczesnym sporządzeniem protokołu określającego procent zmniejszenia wartości i zawierającego uwagi komisji i wyjaśnienia magazyniera

kontrolować sposób składowania i zabezpieczania zapasów w magazynie

kontrolować przyrządy pomiarowe stosowane w magazynach

kontrolować prawidłowości stosowania symboli indeksu materiałowego.

Jak wynika z doświadczeń, inwentaryzacja prowadzona metodą ciągłą jest korzystniejsza od prowadzonej metodą okresową. Między innymi mobilizuje ona przedsiębiorstwo do utrzymania porządku w składowaniu zapasów i do bieżącego ujawniania zapasów nie wykazujących ruchu. Poza tym, pracownicy komórki organizacyjnej prowadzącej inwentaryzację ciągłą, dzięki posiadaniu odpowiednich kwalifikacji gwarantują właściwy przebieg prac spisowych, czego nie można powiedzieć o pracownikach zatrudnionych dorywczo przy inwentaryzacji okresowej.

Ze stosowanych dwóch metod inwentaryzacji, tj. okresowej i ciągłej, najbardziej odpowiednią do przyjęcia w magazynach wysokiego składowania jest inwentaryzacja ciągła.
Warunkiem przeprowadzenia inwentaryzacji metodą ciągłą w magazynach wysokiego składowania jest:

Spełnienie wymogów, jakie podane były wyżej – w odniesieniu do innych magazynów przeprowadzających inwentaryzację metodą ciągłą.

Objęcie każdorazowo inwentaryzacją zapasów, które zgodnie z danymi ewidencji zostały całkowicie rozchodowane (wykazują stan zerowy).

W przypadku gdy stwierdzone zostaną poważne niedobory, przekraczające wysokość ustaloną w przepisach wewnętrznych, wszystkie zapasy powinny być objęte pełną inwentaryzacją okresową w roku stwierdzenia tych niedoborów. Jedną z najbardziej realnych i stosunkowo najmniej pracochłonnych metod, a jednocześnie nie dezorganizujących pracy w magazynie wysokiego składowania, w których praca układnic i ewidencja ruchu zapasów realizowane są przy zastosowaniu komputera – jest metoda polegająca na ciągłym spisywaniu tzw. stanów zapasów „zerowych” (natychmiast po ich wyczerpaniu się) i porównywaniu ich ze stanem zapasów ewidencji opracowanej przez komputer.
Jak wynika z dotychczasowych doświadczeń w zakresie funkcjonowania magazynów wysokiego składowania, charakteryzujących się bardzo dużą częstotliwością przyjęć i wydań – zachodzi duże prawdopodobieństwo spisu w ciągu 2 lat w podany wyżej sposób – ok. 100% składowanych w jednostkach paletowych (lub pojemnikach) zapasów. Spełnione więc będą przy tej metodzie także podstawowe wymogi inwentaryzacji, jak urealnienie stanu majątku przedsiębiorstwa oraz kontroli pracy personelu magazynowego.