Odpowiedz na: Uwagi i zastrzeżenia do sprawozdania audytowego.

[caliente]

co do pytania nr 1 – w mojej jednostce przekazujemy sprawozdanie wstępne kierownikom audytowanych komórek (dyrektorom wydziałów albo kierownikom gospodarstw pomocniczych) oni się zapoznają. robimy następnie naradę zamykającą podczas której omawiamy spr. wstępne i słuchamy ich uwag. po naradzie sporządza się sprawozdanie ostateczne (uwzględniając przeważnie cześć uwag z narady). od otrzymania sprawozdania ost. kierownicy mają 14 dni na ustalenie tzw. harmongramu (wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację i terminu realizacji) albo na zgłoszenie uwag i zastrzeżeń. jeżeli zgłoszą uwagi lub zastrzeżenia badamy je i ewentulanie zmieniamy sprawozdanie ost. po tych 14 dniach przekazujemy sprawozdanie (a harmonogramem albo z zastrzeżeniami lub uwagami) kierownikowi jednostki. Uff… trochę przydługie. mam nadzieję, że Ci się przyda. Wiem że wiele jednostek ma całkiem inną procedurę… ale nasza dość dobrze funkcjonuje.
co do tego czy można składać zastrzeżenia od sprawozdania ostatecznego – to moim zdaniem tak. porównaj sobie procedury kontrolne niektórych kontroli resortowych – zastrzeżenia czy uwagi składa się zawsze w stosunku do ostatecznej wersji dokumentu – w końcu wcześniej jest jeszcze miejsce na jakieś „negocjacje” i można zmienić treść bez formalnych zastrzeżeń.

co do pytania 2 – moim zdaniem „umotywowane zastrzeżenia” to takie zastrzeżenia (zarzuty) wobec ustaleń albo zaleceń, które są przez składającego uzasadnione – ale chyba nie zawsze trzeba mieć dokumenty potwierdzające słuszność zastrzeżenia. Przykład – kierownik komórki audytowanej zgadza się, że zaisteniał pewnien fakt ale nie zgadza się z samą jego oceną albo z zaleceniem. Wtedy często jest to kwestia dobrego wyjasnienia swego stanowiska. I dla mnie tyle wystarczy. Podsumowując – zastrzeżenia muszą być zlożone na pismie i w tym piśmie musi być powiedziane dlaczego kierownik kom. audytowanej nie zgadza się z audytorem. jak powoła się (dołączy) jakieś dokuemnty tym lepiej dla niego ale nie odrzuciałbym zastrzeżeń (przynajmniej nie w takiej sytuacji jak opisana wyżej) z braku dofdatkowych dokumentów.

co do pytania 3:
straszenie trudny problem – ale zauważ, że zawiadamia się GIAW tylko o „niepodjęciu działań mających na celu usunięcie uchybień w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej”. więc po pierwsze zalecenie może być niezrealizowane w 2 mce – wystarczy że podjęli jakieś kroki żeby je zrealizować. po drugie chodzi tylko o te zalecenia które dotyczą usunięcia uchybień – jeżeli masz zalecenie w stylu „jest dobrze ale będzie lepiej jeżeli …” nie ma obowiązku nie trzeba nic zgłaszać GIAW.
problemy zaczynają się jak chodzi o usunięcie uchybienia i rzeczywiście nie zaczeli nie robić – ja takiego przypadku nie miałam ale myślę, że poszłabym do kierownika jednostki i pogadała otwarcie. A tak w ogóle to zauważyłam, że ten zapis o pwoiadamiamiu GIAW jest batem na nas a nie na kierownika jednostki – zanim napisze się zalecenie trzeba się dobrze zastanowic czy w jednostce będzie wola jego zrealizowania bo jak nie … to możesz mieć sytuację że robią coś tylko na pokaz albo że nie robią … i co? niewielu audytorów będzie chciało wpędzać własnego przełozonego w trudną sytuację … i kółko sie zamyka.