Akta audytu

[terka]

Mam pytanie do koleżanek i kolegów audytorów. Jaki jest okres przechowywania dla akt stałych i akt bieżacych audytu?
Tworzy się u nas jednolity rzeczowy wykaz akt i archiwista proponuje 25 lat dla stałych (metodyka, podstawy działania, plany i roczne sprawozdania)a dla bieżących – 10 lat. Po jakie licho trzymać akta bieżące aż 10 lat?

[alkman]

Tak dla przypomnienia, w myśl art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją, wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Najlepszym rozwiązaniem dla ciebie jest kat Bc, a archiwista jak by mógł, to wszystko ujęte by zostało w A.

Kompromis:
Przeglądam sobie rozporządzenie PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych i proponuje dla metodyki, planów i sprawozdawczości wytwarzanej przez komórkę audytu (akta stałe) – kat. A, inne informacje wytwarzane w urzędzie a gromadzone w ramach Akt stałych np.: statuty, zarządzenia itp. – kat. Bc, a dla akt bieżących B-5 (ewentualnie po ciężkich bojach BE-5).

[wojak]

Przestrzegam przed nadmiernym „kagańcem”, który można sobie przy takiej okazji nałożyć. Rozporządzenie Min. Kultury z 16-09-2002 (Dz.U.167poz.1375) wskazuje ramówkę – symbol 9 (kontrole). Przepisy branżowe też wskazują typowe regulacje. Warto (należy) uregulować dokumentację na nośnikach cyfrowych. No i na koniec – nowa uofp i rozp. wyk., których jeszcze nie ma może coś wskażą. Powodzenia!

[terka]

😀
Wojak, własnie nie chcę sobie założyć „nadmiernego kagańca”:wink:

Dziękuję wszystkim za pomoc,
pozdrawiam wszystkich, w szczególności alkmana:smile: Dawno Cię nie było z nami, czy jedynie tak mi się tylko wydaje?

[adela]

Kierownik jednostki ma uprawnienia w dokonywaniu zmian w ykazie akt, na mocy &15 instrukcji kancelaryjnej(Rozp. Prez. RM z 22.12.1999r.), w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym. Mój szef wprowadził 094 „Audyt wewnętrzny”, z podziałem i kategoriami archiwalnymi. Dla planów i sprawozdań A i Bc, a dla akt audytu BE-10 i Bc

[Anonim]

U mnie jest identycznie jak u Adeli. Kierownik wprowadził zarządzeniem do instrukcji kancelaryjnej nowe symbole w porozumieniu z archiwum państwowym.
pozdr.

[terka]

Na marginesie tej dyskusji:
Ja pracuję w jednostce organizacyjnej jst, więc mnie nie dotyczy instrukcja kancelaryja dla organów gmin (…) tylko ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2,

oraz rozporządznie wydane na podstawie powyższej ustawy:

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
§ 3.
3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:
1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.
5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.
6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.

Mamy w tej sprawie stanowisko archiwum państwowego, do którego się zwrócilismy się w tej kwestii na mój wniosek.

[Autor]

Wpisy