audyt projektu współfin.z UE

[ajuri]

Jestem w trakcie audytu projektu inwestycyjnego dot. przebudowy drogi. Okres realizacji projektu:
1) rozpoczęcie realizacji 1 listopad 2007r.
2) zakończenie rzeczowe : 30 września 2009r.
3) zakończenie finansowe 31 październik 2009r.
Zarząd Województwa Uchwałę w sprawie dofinansowania Projektu podjął 24 listopada 2009r., a więc po zakończeniu projektu. 26 listopada br. złożono wniosek o płatność pośrednią.
Moje pytanie dotyczy wyodrebnionej ewidencji, przechowywania dokunentów źródłowych (faktur, wyciągów) Do tej pory jeśli miałam do czynienia z projektami współfiannsowanymi z UE dofinansowanie było przyznawane w trakcie realizacji zadania. W tej sytuacji jednostka realizująca projekt wyodrębniała z dokumentów ogólnych dokumenty dot. projektu i przechowywała w odrębnych segregatorach. Dokumenty były zarejestrowane w osobnych kartotekach pomocniczych dla ewidencji zdarzeń związanych z Projektem. Tym razem zadanie zostało zrealizowane w całości ze środków własnych samorządowej jednostki budżetowej i dopiero później została podjęta uchwała o dofinansowaniu. Dokumenty takie jak faktury i wyciągi dot. realizacji zadania nie są wyodrębnione z pozostałej dokumentacji. Zgodnie z uchwałą o dofinansowanie jednostka realizująca projekt zobowiązana jest do przechowywania pełnej dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020r. Okres przechowywania faktur i wyciągów związanych z realizacją projektu jest więc znacznie dłuższy niż dla pozostałych dokumentów księgowych. Czy w związku z tym oryginały faktur i wyciągi z 2009r. zwiazane z projektem należy przełożyć do odrębnego segregatora, a w dotychczasowych segregatorach przechowywać kopię potwierdzoną za zgodność? A co z fakturami i wyciągami z 2008r.?

z góry dziękuję za odpowiedzi

[wojak]

Polecam książkę „Instrukcja obiegu i archiwizowania dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów unijnych” Jolanta Oleńska wyd. ODDK Gdańsk seria „Środki Unijne”. Polecam też stronę MRR.

[ajuri]

Dziękuję Wojak, niestety na ściągnięcie ksiązki mam za mało czasu, a w wytycznych MRR oraz wytycznych uchwalonych przez Zarząd Województwa nie znalazłam odpowiedzi na moje pytanie. Może macie jeszcze jakieś pomysły?

[kikcloud]

Zajrzyj do umowy tam powinny być definicje terminów (rzeczowe, finansowe itp.). Finansowanie przyznano dla inwestycji już wykonanej. Zapytaj się o promocję. Czy są koszty promocji (tablice itp.) i czy zostały poniesione do zakończenia projektu? Jeżeli nie, to trzeba będzie aneksować umowę. Ten Twój pomysł z przełożeniem dokumentów jest Ok!. Archwizacja ważna jest (składnia z Gwiezdnych Wojen 😀 ) Masz jeszcze problem z odrębną ewidencją księgową i tu się trzeba nagłówkować 😉 . Według mnie przydałby się podręcznik do projektu w którym beneficjent opisze przyjęte zasady ewidencji finansowo-księgowej i –o zgrozo-wewnętrznych procedur zarządzania i kontroli projektu. Mądra księgowa będzie wiedziała jak to wyodrębnić. Życzę szczęścia i głowa do góry. I tak masz szczęście, że do finansowania nie kwalifikują się Trasa W-Z czy stadion 10 lecia 😀

[simon]

To jeszcze dodam, że należy uzupełnić opisy dowodów księgowych tak aby jednoznacznie z nich wynikało, że wydatki były współfinansowane. A zgromadzenie potwierdzonych za zgodność z orygianłem dokumentów dot. projektu w jednym miejscu to jedyne rozwiązanie – i od razu sugeruję termin przechowywania dłuższy niż koniec 2020 r.

[ryszard]

Ajuri,jaki to jest Program Operacyjny i Działanie(poddzialanie) zrealizowanego projektu? Kazdy Program ma swoje tajemnice i wąskie dróżki..

[ajuri]

Zadanie jest współfinansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi Priorytetowej 1 Rozwój Infrastruktury technicznej, Działanie 1.1. Innfrastruktura drogowa – Regionalny Program Operacyjny.
Co do promocji – były koszty promocji, są postawione tablice. Z tymże w momencie uzyskania dofinansowania należy postawić tablice pamiątkowe m.in. informujące o wysokości dofinansowania, logo UE itp. z tym nie ma problemu. Co do faktur to załączono do nich załączniki w których zawarto informacje, z jakiego programu zadanie jest finansowane, jaka jest kwota kwalifikowalna itp. – z tym także nie ma problemu (zgodnie z wytycznymi Zarządu Województwa). Przełożenie dokumentów za 2009r. do odrebnego segragatora i umieszczenie kopii w dotychczasowym miejscu ich przechowywania można zrobić. Ale co z dokumentami z 2008r, czy też można tak zrobić?

Do Simon
Czy dobrze rozumiem, według Ciebie oryginalne faktury i wyciągi z 2008r. pozostawić w dotychczasowych segragatorach. Zrobić ich kopię, potwierdzić za zgodność i włożyć do odrębnego segregatora?

Dziękuję za wszystkie odpowiedzi

[kikcloud]

Moim zdaniem oryginały powinny być w dokumentacji projektu, a nie kopie za zgodność. Zarówno te z 2008 i 2009. Dlatego mówiłem o zmianach w polityce rachunkowości lub obiegu dokumentów fk czy też stworzeniu podręcznika w którym opisze m.in. zasady przechowywania tych dokumentów

[simon]

Tak, dokładnie. Nawet nie sprawdzaj czy np. księgowość zgodzi się na przenoszenie oryginałów dokumentów – grozi kalectwem lub niewyjaśnioną śmiercią 🙂 A posiadanie poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów w zupełności wystarczy.

[simon]

To jeszcze uzupełnię – art. 90 Rozporządzenia 1083/2006 dopuszcza przechowywanie dokumentacji projektu w formie kopii poświadczonych za zgodność.

[kikcloud]

Tu się z z >simonem> nie zgadzam. Panienki z księgowości za 5 lat zutylizują te faktury i zostaną Ci tylko potwierdzenia za zgodność z orginałem, którego już nie będzie. 😉

[ryszard]

Klika zagadnień związanych z problemami jakie podniosła ajuri..
Koniecznym jest abyś dotarła do podstawowego dokumentu w Instytucji Wdrażajacej- lub Posredniczacej(Urzad Wojewody lub Marszałkowo lub MRR) w postaci Podręcznika Zarządzania i Kontroli -który precyzuje procedury w trakcie realizacji jak i po realizacji danego projektu w danym Priorytecie czy Dzialaniu.(O umowie finansowania danego Działania w tym przypadku projekcie już wczesniej wspomniał wczesniej kol. Krzyś )..Zbyt mało jest szczegółów aby odniesc sie do wielu spraw jakie podnioslaś.Bez kontaktu z IW a konkretnie z Wydzialem wdrażacym ,następnie Wydzialem Obsługi( Finansowej) można nie wszystkie problemy zidentyfikować.Może a i powinna pomóc Tobie komórka audytu w Instytucji Wdrażajacej.Co radzę; zbieraj jak najwięcej opinii czy papierów w temacie spraw wątpliwych,jesli takowe występują( chociazby problem dokumentacji wydatków kwalifikowalnych)
Na codzień mam do czynienia z różnymi interpretacjami czy to MRR czy Instytucji Posredniczacej i to jest wąska dróżka..
Polecam też ksiażkę wydaną przez ODDK Gdańsk autorzy Zofia i Arkadiusz Sputowscy „Audyt projektów wspólfinansowanych ze srodków Unii Europejskiej”
pozdrawiam
Ryszard

[Autor]

Wpisy