audyt sposobu organizacji obsługi mieszkańców

[kules]

Cześć
Zgodnie z planem wypadałoby zacząć ostatnie zadanie z tego roku: „Audyt systemu rejestrowania pojazdów w zakresie organizacji obsługi mieszkańców”.

Robił ktoś z was coś w tym stylu, bo ja nie i bardzo byłbym wdzięczny za wskazówki i uwagi.

Powodem pojawienia się w planie tego zadania były ciągłe problemy z masą ludzi okupujących wydział komunikacji (sezonowo), szczególnie, że nasz powiat jest chyba jakimś zagłębiem laweciarzy.
Skupić się muszę na działaniach wydziału w zakresie usprawniania obsługi, jakieś systemy kolejkowe, czy cuś w tym stylu chyba.
Pogadam ze Starostą czego chciałby się z tego audytu dowiedzieć, ale proszę o wasze uwagi.
Pomocy.

[dorotab]

Cześć. W naszym Starostwie przerobiliśmy wydawanie numerków :oops:. Numerki można było pobrać u portiera. Dostawał on od Wydziału Komunikacji stosowne instrukcje na który dzień są owe numerki. Zdarzało się bardzo często, że numerki wydawano na dwa tygodnie naprzód. Budziło to oczywisty sprzeciw interesantów, ale się przyzwyczaili. Po okresie lawinowego sprowadzania samochodów powrócono do normalnego trybu pracy, tj. obsługi na bieżąco.

[dota]

Cos z doświadczenia… otóż rejestrowałam samochód i spotkałam się z centralnym systemem kolejkowym (numerki wydaje urządzenie) na bieżąco, a następnie czeka się do czasu kiedy na tablicy informacyjnej pojawi się nasz nr. A ten nr pojawi się jak któreś ze stanowisk obsługi załątwi wcześniejsze sprawy. Byłąm trochu złamana jak widziałam na tablicy nr 19 a ja miałam 45. Swoje trzeba odczekać, ale szybciutko poszło. Przy stanowisku okazuje się nr (tak więc nie ma mowy żeby ktoś poza kolejką). Podobało mi się to – obsługa ma spokój, a interesanci czekają na swoją kolejkę.

[betix]

W naszym urzędzie też ma zacząć obowiązywać taki zinformatyzowany system kolejkowy (wydawanie numerków przez urządzenie). Z rozmów z naczelnikiem komunikacji wynika, że jest dobre rozwiązanie. Poza tym mozna zarządzać systemem przez uruchamianie go w chwili dużego obłozenia petentami i rozładowania kolejek. Z anliz wynika, że największym „powodzeniem” do załatwiania spraw w wydziale komunikacji cieszą się dni: poniedziałek i piatek. Uruchomiono także specjalne okienko, w którym tylko udziela się informacje na temat załatwienia danej sprawy i sprawdza wypełnienie i kompletnośc wymaganych dokumentó, po to aby juz w momencie załwiania sprawy nie okazało się, ze trzeba coś uzupełnić i ze petent stracił czas będac nieświadomy braków w dokumentach. Rozdzielono także rejestrację pojazdów i wydawanie praw jazdy. Wszystkie te zmiany podyktowane zostały własnie kolejkami w wydziale i utyskiwaniami petentów na czas załatwiania spraw. Myślę, że są to dobre rozwiązania. Problem stanow jeszcze archiwum, a w zasadzie brak miejsca na przechowywanie dokumentów.

[Autor]

Wpisy