Audyt w zespole szkół

[Anonim]

Witam,

Mam taki oto dylemat. Po przeprowadzonej analizie obszarów ryzyka dla zespołu szkół (dla którego powiat jest organem prowadzącym) doszłam do wniosku, że warto zająć się tematem wynagrodzeń dla nauczycieli w zakresie prawidłowości ich wypłacania z uwagi na fakt, że stanowią lwią część subwencji otrzymywanej przez szkołę. Wiem, że część audytorów realizowała podobne lub takie same zadania w szkołach. Temat jest dla mnie całkiem nowy, więc czeka mnie przeprawa przez te wszystkie przepisy, ale zwracam się też z prośbą do szanownego grona o udzielenie kilku wskazówek tj. od czego zacząć? z jakimi dokumentami się zapoznać?

A i jeszcze jedno. W ramach przeglądu wstępnego dyrektor szkoły został poproszony o zakresy obowiązków pracowników. Owszem dotarły do audytu, ale z zamazanymi danymi pracowników, których dotyczą (imię i nazwisko). Muszę przyznać, że pierwszy raz spotkałam się z takim postępowaniem w jednostce. I tu rodzi się dylemat – skoro zamazywali zakresy obowiązków, to co będzie jak poproszę o dokumentację płacową??? Czy spotkaliście się z takim postępowaniem? I co z tym zrobić? Ja pomyślałam, że w zasadzie to dane o nazwiskach nie są mi potrzebne i możemy ograniczyć się do inicjałów lub przypisać nauczycielom numery ewidencyjne, którymi będziemy się posługiwać. Sama już nie wiem.
Co do możliwości przeprowadzenia zadania o takiej tematyce, to (w razie gdyby zakwestionowali jego legalność) powołam się na przepisy ustawy o oświecie, która mówi, że nadzór w zakresie spraw finansowych należy do organu prowadzącego, który może badać prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole środkami, a więc również tymi wydatkowanymi na wynagrodzenia.

Proszę podpowiedzcie coś w tych tematach 🙂

[terka]

Zakresy czynności z wymazanymi danymi osobowymi? A jakim prawem i niby w jakim celu?
Na Twoim miejscu nie odpuściłabym. Jeśli odpuścisz na tej bzedcie, to nie wyegzekwujesz dokumentacji płacowej.
Moim zdaniem nie ma podstaw do tego, aby zakresy czynności uważać za dokumentację objętą ochroną danych osobowych.

[Anonim]

Dzięki, też tak uważam. To chyba trochę z nadgorliwości i nieznajomości przepisów. 🙂

[mareksp]

A niby skąd możesz się dowiedzieć czy te zakresy dotyczą pracowników akurat tej szkoły, a nie sąsiedniej i w ogóle czy będziesz mogła porozmawiać z pracownikiem wykonującym dane obowiązki jeśli nie wiesz kto to jest. Jest to sytuacja stanowiąca typowe ograniczenie audytu i powinno być zgłoszone kierownictwu jako uniemożliwiające wykonanie zadania. Moim zdaniem trzeba pisemnie zwrócić się do dyrektora o wyjaśnienie przyczyn odmowy sporządzenia kopii dokumentów potrzebnych do audytu osobie uprawnionej na podstawie stosownego upoważnienia (czyli tak naprawdę staroście). Sytuacja niezręczna ale jak trzeba to musisz działać, bo inaczej zupełnie nic nie zrobisz a wszystko będzie ci utrudniane i wykonywane z opóźnieniem.

[mama0454]

Myślę, że pokazanie nadgorliwemu dyrciowi poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji oznaczonych jako poufne powinno rozwiązać całą tą idiotyczną sytuację.

[dorotab]

Nawet, gdyby uznać, że wszystkie dokumenty objęte są ochroną danych osobowych, w opinii GIODO audytor ma do nich dostęp w zakresie niezbędnym mu do przeprowadzenia zadania. Już z tego powodu Dyrektor nie ma podstaw do takiej a nie innej postawy.

[pietryka]

Lainy – wydaje mi się, że nie powinnaś odpuścić tych nazwisk bo usankcjonujesz niedorzeczność /głupotę, nadgorliwość ? Tak naprawdę to nie wiem jak to nazwać/, bo prawdopodobnie dyrektor czy jego pracownicy nie znają przepisów o audycie. Myślę, że nie ma co się denerwować i należy przy następnym spotkaniu pokazać /wydrukować/ fragment przepisów o dostępie audytora do dokumentów.

[jadtra]

Pewna skarbniczka, która wcześniej była w jst audytorem dała mi dowdy księgowe do zbadania w wersji KSERO , bo ona musi mieć u siebie orginały. Nawet argumentował, że nie mogą opuścić pomieszczenia, w którym są przechowywane 😀 Ze ” stoickim spokojem” przedstawiłam jej przepisy wskazujące na to, że audytor może oglądać oryginały, a nawet powinien itd……
To taka mała przypowieść ku poprawie chumoru w trudnej pracy pozykiwania dokumentów do badania

[jadtra]

Poprawiłam humoru na samo”H” – ale widocznie ma być całkiem złośliwie jak to w piątek 😳

[Anonim]

Zgadzam się z Wami w całej rozciągłości, ale muszę przyznać, że artykuł, który mówi o dostępie audytora do wszelkich dokumentów, ma taki zapis na końcu „z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej”. Jak Wy interpretujecie to sformułowanie?

[terka]

😀 Daj sobie spokój z tajemnicą ustawowo chronioną. Weszłam w Lexa i wychodzi mi, że na podstawie art. 100 Kp każdy pracownik jest zobowiązany do nieujawniania tajemnicy ustawowo chronionej. Weszłam więc w odnośnik do tej „tajemnicy ustawowo chronionej” i wyskoczyła mi kupa ustaw, ale żadna nie dotyczy spraw tak przyziemnych, jak zakresy czynności w administracji publicznej.
Owszem, jest jeszcze ustawa o ochronie informacji niejawych, ale nie widzę w niej niczego co ma zastosowanie w danym przypadku.
Pozostawiając na marginesie tej dyskusji tajemnicę państwową, o której mówi ta ustawa, zajmijmy się drugą z tajemnic niejawnych, tj. tajemnicę służbową.
Zgodnie z ustawą:
tajemnicą służbową – jest informacja niejawna niebędąca tajemnicą państwową, uzyskana w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej;

Proponuję zapytać dyrektora jednostki, która z przesłanek, wskazanych w powyższym przepisue zostanie naruszona, jeżeli ujawni imię i nazwisko osoby której dotyczy dany zakres obowiazków.
Ba, powiem więcej – żeby mógł te daneutajnić, musiałby nadać zakresom czynnosci określoną kaluzulę tajności. Na jakiej podstawie?
Jeżeli przyjmiemy, że ustawa o ochronie(…) ma zastosowanie do organów jednostek samorządu terytorialnego (art. 1 ust 2 pkt d), a rozumieniu ustawy jednostką organizacyjną jest podmiot określony właśnie w art. 1 ust. 2 (art. 2 pkt7), jednocześnie zaś art. 18 stanowi, że:
Art. 18. 1. Za ochronę informacji niejawnych odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej, w której takie informacje są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane.
2. Kierownikowi jednostki organizacyjnej podlega bezpośrednio pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, zwany dalej „pełnomocnikiem ochrony”, który odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

Art. 19. 1. Klasyfikowanie informacji niejawnej oznacza przyznanie tej informacji, w sposób wyraźny, przewidzianej w ustawie jednej z klauzul tajności, o których mowa w art. 23 i 24.

Art. 21. 1. Klauzulę tajności przyznaje osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału.

Art. 20. 1. Informacje niejawne, którym przyznano określoną klauzulę tajności, z zastrzeżeniem ust. 2, są chronione zgodnie z przepisami ustawy, które dotyczą informacji niejawnych oznaczonych daną klauzulą tajności.
2. Kierownik jednostki organizacyjnej zatwierdza, opracowane przez pełnomocnika ochrony, szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w podległych komórkach organizacyjnych.

Art. 26. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej określi stanowiska oraz rodzaje prac zleconych, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych, odrębnie dla każdej klauzuli tajności.

Dalej mi się nie chce kopiować:smile:
Reasumując: kierownik jednostki w tym przypadku to organ jst, np. wójt, burmistrz prezydent, nie dyrektor szkoły.

Czy przedstawione ci zakresy czynności posiadają wyraźne oznaczenie kaluzulą „zastrzeżone” albo „poufne”?* Jeżeli tak, to dyrektor powinien zarządać od ciebie stosownego upoważnineia, i dać ci – o ile je posiadasz – czytelny, niewymazany dokument.
Oczywiście żartuję, bo takowej klauzuli tego typu dokument mieć nie może.

Ja zapytałabym na piśmie dyrektora, na jakiej podstawie prawnej się opierał, wymazując imię i nazwisko z zakresów czynności. Ponadto udałabym się do pełnomocnika ochrony informacji niejawnych, żeby zobaczyć, czy dyrektor ma uprawnienia do nadawania klauzuli tajności. :grin::grin::grin:

Nie odpuszczaj, bo ci na głowę wejdą.

*Informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą:
1) „poufne” – w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli;
2) „zastrzeżone” – w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.

[Anonim]

O rany, dzięki za tak wyczerpującą odpowiedż. A co z danymi osobowymi, które moim zdaniem są tajemnicą ustawowo chronioną? Zostawmy zakresy obowiązków, bo te i tak dostanę 🙂 , ale co np. z informacjami na temat wynagrodzeń poszczególnych pracowników? Czy dyrektor jednostki organiacyjnej ma prawo odmówić wglądu w te dane, jeżeli audytor ma upoważnienie kierownika jednostki (starosty, burmistrza)?

[ikropka]

Zapis „z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej”” oznacza, że muszą być spełnione te przepisy, aby można mieć było dostęp do takich informacji.

Czyli w przypadku danych osobowych, audytor musi również spełniać wymogi Ustawy o ochronie danych osobowych a konkretnie oprócz upoważnienia do przeprowadzenia audytu musi posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

W upoważnieniu tym musi być m.in. wskazane co obejmuje upoważnienie i zakres czynności.

I tyle. Wymóg ustawowy spełniony.

Pozdrawiam:smile:

[Autor]

Wpisy