dotyczy odmowy udostępnienia dokumentów w czasie kontroli/audytu

[ejejej]

Bardzo proszę o pomoc.
Jak należy się zachować w przypadku odmowy udostępnienia dokumentów w czasie kontroli bądź audytu?
W związku z kontrolą dotyczącą gospodarowaniem ZFŚS kierownik jednostki udostępnił regulacje wewnętrzne dot. ZFŚS, informacje nt. przyznanych świadczeń, natomiast odmówił pracownikowi kontroli udostępnienia oświadczeń o sytuacji materialnej i rodzinnej świadczeniobiorców oraz wniosków o przyznanie zapomóg na podstawie których przyznano świadczenia. Swoją odmowę uzasadnił „ochroną danych wrażliwych”. Brak tych dokumentów uniemożliwia przeprowadzenie kontroli.
Proszę o Wasze opinie na ten temat.

[xyz]

Jeżeli mowa o audycie to podstawą jest tu uofp, art. 282 ust. 2 i 3 – mowa m.in. o dostępie do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki (…) z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
Można napisać informację do Dyrektora/Prezydenta/Burmistrza o utrudnianiu dostępu do informacji i niemożności wypełniania swoich obowiązków.
Tak na szybko.
Pozdrawiam.

[terka]

😀
Na początku mojej działalności w audycie kierownik podjął próbę udostępnienia dokumentacji zamówień publicznych bez ofert.

Masz na piśmie odmowę kierownika? Ja proponuję, żeby zanim napiszesz do jego przełożonego zwrócić się do kierownika na piśmie o przedstawienie pełnej dokumentacji, z jednoczesną informacją, że brak tych dokumentów uniemożliwia ci przeprowadzneie kontroli i w takiej sytuacji musisz powiadomić (tu kogo).

Bzdura jakaś.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, danymi wrażliwymi są informacje:
1.o pochodzeniu rasowym lub etnicznym,
2.o poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych,
3.o przynależności wyznaniowej, partyjnej lub związkowej,
4.o stanie zdrowia,
5.o kodzie genetycznym,
6.o nałogach,
7.o życiu seksualnym,
8.dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Jedyne, co mogłoby tu miec zastosowanie, to dane o stanie zdrowia (jeśli ktoś występuje o zapomogę zdrowotną). Ale nalezy podkreślić, że korzystnie z ZFŚS jest dobrowolne, jeśli ktoś zdecyduje się ze świadczeń funduszu korzystać, w tym ze względu na sytuację związaną ze stanem zdrowia, to dobrowolnie udostępnia te dane, licząc się z tym, że będą zarówno przetwarzane przez komisję socjalną jak i kierownika jednostki (który ma prawo i obowiązek sprawować kontrolę nad prawidłowością udzielania świadczeń z funduszu).
Gospodarowanie funduszem, jako że sa to środki publiczne (co zostało już worzecznictwie dawno ustalone) podlega także kontroli zarówno przez kontrolę wewnętrzną czy audyt. Wiec w tym celu także mogą takie dokumenty być przetwarzane.
Koniec, kropka.

[tamara]

jeżeli jest to kontrola, to może jeszcze sprawdż, czy w Regulaminie kontroli wewnętrznej jest zapis zobowiązujący kierownika do udostępnienia Ci wszystkich dokumentów potrzebnych do kontroli i tak jak pisze terka zwróć się na piśmie z prosbą o udostępnienie odpowiednich dokumentów

[ejejej]

Dziękuję za komentarze i proszę o jeszcze 🙂
W regulaminie kontroli jest stosowny zapis, dyrektor szkoły został pisemnie poproszony o udostępnienie brakujących dokumentów, ale odmówił ustnie. Ponadto zrobił aferę i u prawnika, u pracownika od informacji niejawnych i jeszcze w centrum administracyjnym które ich obsługuje. Póki co wszyscy zacierają ręce, że dokopią kontroli i przy okazji audytorowi. Bo przecież nie będą im takie paniusie wymyślać. Czekamy na opinię prawną a w poniedziałek piszemy do GIODO o pisemną opinię bo z rozmowy telefonicznej wynika, że mamy rację.

[tomeks]

Tak jak wyżej. Dodatkowo jeszcze Karta Audytu Wewnętrznego, która powinna być podpisana przez kierownika jednostki. Czasem ten dokument może przekonać audytowanych.

[Autor]

Wpisy