Karta audytu w jsfp

[Anonim]

Witam,
Właśnie zaczęłam nowelizację procedury i tak mnie olśniło 🙂 , że chyba mam za dużo dokumentów regulujących pracę audytu. Mianowicie: mam wprowadzoną kartę audytu i kodeks w treści zbieżnej z tą przedstawioną przez MF, dodatkowo księgę procedur – szczegółową. I teraz tak się zastanawiam nad sensem istnienia zarówno karty, jak i księgi procedur – wszak obie mówią o tym samym. Wzięłam do ręki kartę audytu MF i tu nastąpiło olśnienie 😉 – ze wstępu wynika, że celem karty jest zachęcenie do stworzenia szczegółowych zasad funkcjonowania audytu i że karta to jest zaleceany wzór, który poszcególne jednostki dostosowują do swojej specyfiki. Doszłam więc do wniosku, że u mnie karta to nic innego jak księga procedur, która w zasadzie wyczerpuje zagadnienia zawarte we wzorze karty. Chyba złapała mnie wcześniej jakaś pomroczność jasna, że wprowadziłam i jedno i drugie.
Teraz po nowemu, w związku z dawną utratą aktualności karty, zaplanowałam wprowadzić jeden dokument pod nazwą Księga Procedur i zawrzeć w nim obszary z karty (oczywiście wypełnione aktualną treścią), a z kodeksu etyki zrobić załącznik do księgi i w jakimś akapicie wspomnieć, że audytor jest zobowiązany do jego przestrzegania.

Powiedzcie jak jest u Was? Czy też macie dwa dokumenty tj. kartę i jakąś księgę lub szczegółową instrukcję czy też jest jeden dokument?

Pozdrawiam

[kules]

Ja mam kartę i księgę oddzielnie, ale twoje przemyślenia co do nakładania się tych obu dokumentów nasunęły mi się już jakiś rok temu, jak nowelizowałem oba dokumenty.
Od tego czasu nadal mam oba kwity i wiem, że jeden z nich nic nie wnosi – karta powiela to co jest w księdze, tyle że robi to bez szczegółów. Kiedyś zapewne zrezygnuję z jednego z tych dokumentów (najlepiej z karty), ale na razie jest jak jest i nic z tym nie będę w tym roku robił – nie chce mi się.
Kartę mam już zaktualizowaną do nowej ustawy, a księgę niebawem zmienię i przy okazji mocno okroję z treści zawartych już w karcie.
Jak masz ochotę i siły na zmianę to jest to odpowiedni moment. Zrób jeden kwit i będzie porządek. Też to kiedyś połączę.

[mama0454]

Ja mam wszystko w regulaminie i to wystarczy. Z resztą samo rozporządzenie w miarę dokładnie już określa poszczególne procedury. Nie ma sensu tworzyć kolejnych dokumentów, które nic do sprawy nie wnoszą. Nie bądźmy bardziej papiescy od papieża.

[kules]

Jeśli coś nic nie wnosi to się tego nie robi. Ja mam kartę dlatego bo była pierwsza, były wytyczne żeby ją mieć itd. Księga pojawiła się później i została wprowadzona odrębnym dokumentem z obiektywnych względów legislacyjnych, które wtedy były w naszej jednostce. Teraz dużo czasu upłynęło i wiele się zmieniło, w audycie też. Ale nie mam siły na razie tego zmieniać bo to nic nie wniesie, prócz roboty i tłumaczenia.
A co do księgi procedur to uważam, że wzory dokumentów, metody pracy i procedury, które w niej opisałem i stworzyłem (nie polegało to bynajmniej na przepisaniu rozporządzenia) są mi pomocne i ułatwiają pracę – nie mówiąc o sytuacji, jeśli komórka mi by się powiększyła, wtedy księga nabiera dodatkowej wartości.
Każdy niech robi jak chce.

[adfaj]

Zgadzam się z Tobą Kules. U mnie też jest regulamin i Księga. Regulamin dostosowałam do obecnych przepisów . A na Księgę nie mam na chwilę obecnę siły (chyba przesilenie wiosenne). Księgę stworzyłam krótko po tym jak zostałam audytorem i wiem teraz, że było to zrobione za szybko teraz zupełnie inaczej to widzę. Minie wiosna, może się za to wezmę 🙂
Pozdrawiam wszystkich

[Anonim]

Dziękuję za wszystkie wypowiedzi. Przystępuję więc do roboty od jutra rana 😀

Pozdrawiam

[kikcloud]

Tak tylko nieśmiało przypomnę, że standard 1000 mówi o tym, że cel, uprawnienia i zakres odpowiedzialności działania audytu wewnętrznego muszą być formalnie określone w karcie audytu wewnętrznego i odpowiadać Definicji Audytu Wewnętrznego, Kodeksowi Etyki oraz Standardom. Zarządzający audytem wewnętrznym musi cyklicznie przeglądać kartę audytu wewnętrznego i przedstawiać ją do zaakceptowania kierownictwu wyższego szczebla i radzie. Zgodnie z interpretacją Karta audytu wewnętrznego to oficjalny dokument określający cel, uprawnienia i odpowiedzialność działalności audytu wewnętrznego. Karta audytu wewnętrznego ustala pozycję audytu wewnętrznego w strukturze organizacji, upoważnia do dostępu do danych, personelu i fizycznego majątku w zakresie wymaganym do wykonania zadań audytowych oraz określa zakres działania audytu wewnętrznego.
Zwracam też uwagę na słowo „musi” 😉
A co do księgi procedur to już zupełnie inna bajka. 😀

[kikcloud]

Inna bajka, bo standard 2040 – Zasady i procedury mówi, że zarządzający audytem wewnętrznym musi ustalić zasady oraz procedury
służące kierowaniu działaniem audytu wewnętrznego. Forma i zawartość zasad i procedur zależy od wielkości i struktury działalności audytu wewnętrznego oraz stopnia skomplikowania jego pracy. 😉

[emus]

Lainy myślałam dokładnie jak Ty. Ja już jestem po zmianach – mam kartę (standard 1000), księgę procedur (standard 2040). Z nowości na rok 2010 dodałam Program zapewnienia jakości aw. Kupę czasu to zajęło, ale proceduralnie po zmianach UFP i rozporządzenia jestem do przodu.

[Anonim]

Dzięki za zwrócenie uwagi na standardy 😕 . Przemyślę jeszcze w takim razie kwestię połączenia karty i księgi w jednym dokumencie. Zgodnie z logiką – moim zdaniem tak właśnie byłoby najlepiej. Ale z drugiej strony, jeżeli ktoś ma się potem czepiać, że jest niezgodnie ze standardami, może nie warto o to kopii kruszyć.

Pozdrawiam

[kules]

Może nie warto, jak pisałem zostawiam temat na jakiś czas, ale jakbym dziś tworzył komórkę od nowa to zrobiłbym jeden dokument, zgodny z oboma standardami.

[jolkag1]

Moja krótka Karta audytu (4 strony A4, czcionką 10) obejmuje następujące zagadnienia: ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego, prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność audytora wewnętrznego, niezależność audytora wewnętrznego, zakres audytu wewnętrznego, planowanie i sprawozdawczość, profesjonalizm i rozwój zawodowy, program zapewnienia i poprawy jakości, relacje z zewnętrznymi instytucjami kontrolnymi. W Księdze procedur (nieco dłuższej) nie powtarzam już tych zagadnień, które zawarłam w Karcie. Szczegółowe procedury dotyczące wykonywania czynności audytowych i metodologii audytu wewnętrznego obejmują następujące zagadnienia:
I. Planowanie audytu
II. Sprawozdawczość
III. Wykonywanie zadań audytowych
IV. Czynności doradcze
V. Audyt wewnętrzny zlecony
VI. Ocena jakości pracy audytora wewnętrznego
VII. Dokumenty robocze audytu wewnętrznego
VIII. Akta audytu
IX. Uwagi końcowe
Z uwagi na fakt, że jestem sama jedna, doszłam do wniosku, że wzory dokumentów roboczych nie będą stanowiły załączników. Staram się, aby w każdym zadaniu, były wg tego samego wzoru, jednocześnie mam komfort, że modyfikacja jakiegoś dokumentu nie pociąga za sobą konieczności natychmiastowej zmiany Księgi procedur.
W mojej opinii jest to wystarczające.

[kules]

[QUOTE BY= JolkaG1]
Z uwagi na fakt, że jestem sama jedna, doszłam do wniosku, że wzory dokumentów roboczych nie będą stanowiły załączników. Staram się, aby w każdym zadaniu, były wg tego samego wzoru, jednocześnie mam komfort, że modyfikacja jakiegoś dokumentu nie pociąga za sobą konieczności natychmiastowej zmiany Księgi procedur.
[/QUOTE]

Można też zawrzeć w księdze wzory dokumentów i dodać tekst, że np. „w zależności od wymogów i specyfiki zadania audytowego wzory dokumentów zawarte w księdze mogą być zmieniane i dostosowywane do potrzeb i celów audytu”
i już możesz sobie modyfikować, jak zajdzie taka potrzeba i nikt się nie doczepi, bo jest to zgodne z księgą.
ps. moja karta ma kilkanaście stron – trochę dużo,
a obecna księga 70 (też ją skrócę niebawem), z czego połowa to załączniki – wzory dokumentów

[mareksp]

Karta audytu i Procedury audytu powinny być odrębnymi dokumentami, gdyż mają zupełnie inne role. Karta powinna być zwięzła, sytuować audyt w organizacji – tak jak to wyżej wskazywaliście. Jest skierowana do wszystkich pracowników i dlatego wymaga wprowadzenia w życie zarządzeniem kierownika jednostki.
Z kolei księga procedur to opracowanie metodyczne dla komórki audytu wewnętrznego. Jestem przeciwnikiem wprowadzania tego dokumentu jakimkolwiek zarządzeniem kierownika jednostki, gdyż to dokument wewnętrzny komórki audytu. Stąd w treści Karty audytu jedynie odnoszę się do istnienia Procedur, jako podstawy wykonywania zadań audytowych obok obowiązujących przepisów i Standardów. Załączone do procedur wzory dokumentacji roboczej wskazuję jako podlegające potrzebnym modyfikacjom przy każdym zadaniu audytowym. Wówczas faktycznie mogą ułatwić pracę. W procedurach wskazuję też metodologię analizy ryzyka na potrzeby planowania rocznego.

[Autor]

Wpisy