komórka audytu i kontroli.

[audyt4]

Pomóżcie, podpowiedzcie….

do tej pory kontrole 5% wykonywali pracownicy UM powołani zarządzeniem burmistrza. Od 1 stycznia wprowadzono kontrole zarządcza…..ponadto w reg. organizacyjnym do tej pory mieliśmy samodzielne stanowisko ds. audytu. Obecnie jest koncepcja taka by w regul. utworzyc jeszcze stanowisko d/s kontroli. Pytanie moje brzmi czy lepiej utworzyc biuro kontroli i audytu, czy lepiej osobne samodzielne stanowisko d/s audytu i samodzielne d/s kontroli. Prosze podpowiedzi, jak wy praktykujecie. Na dzien dzisiejszy mam opcje taka czy były to dwa samodzielne stanowisko, gdyż zgodnie z ustawa o fin.publ. audytor ma dokonywac oceny kontroli zarzadczej. Prosze o uwagi. z gory dziekuje.

[kikcloud]

Pojęcie „biuro audytu i kontroli” czy inna formę organizacyną zawierającą razem audyt i kontrolę należy wymazać raz na zawsze ze słownika pojęć. To jest jak „centralizm demokratyczny” – ładnie brzmi, ale jest zupełnie bez sensu. W innych postach znadziesz uzasadnienia merytoryczne 😉

[s]

U mnie w zeszłym roku utworzono taką komórkę. Zgadzam się z klikcloud, że takie formy organizacyjne nie powinny istnieć, ale życie czasami pokazuje (zwłaszcza w samorządach), że trudno jest wnieść sprzeciw. W pierwszej wersji miało powstać Biuro Audytu i Kontroli, którego miałem zostać Kierownikeim ale uważałem, że „lepszym” w tej sytuacji będzie rozwiążanie gdy będę Koordynatorem tego Biura a wszyscy pracownicy są samodzielnymi stanowiskami i bezpośrednio podlegają pod Prezydenta. Zachowana jest w ten sposób niezależność przede wszystkim audytora. Ja jako koordynator mam przypisane okreśłone obowiązki z tym związane między innymi rtaki, że jeżeli audyt przeprowadzany jest w zespole to ja jestem Koordynatorem zepołu audytowego. Ja odpowidam za plany i sprawozdawczość, natomiast jeżeli kolega audytor samodzielnie przeprowadza audyt to On w pełni za niego odpowiada. Ja mam przypisane tylko kompetencje w zakresie „kontrasygnaty” upoważnień i zatwierdzam program zadania.
Jest to trochę skomplikowane ale po rocznym dośwaidczeniu uważam, że można to cvałkiem dobrze ogarnąć i rzetelnie realizować. Spójrzcie na zapisy nowej ustawy o finasanch publicznych, która moim zdaniem bardzo zbliża do siebie audyt i kontrolę zarządczą
Jeżeli będzie dyskusja w temacie to rozszerzę ten temat.
pozdrawiam i życzę miłego dnia

[kules]

Według mnie nowa ustawa jasno i prosto oddziela audyt od kontroli, wskazuje konkretne zadania – pracownicy (m.in. inspektorzy kontroli, kierownicy komórek) mają prowadzić działania kontrolne (kontrolę zarządczą w sposób wskazany ustawą i standardami) a audytor ma oceniać, czy robią to dobrze i czy realizują w pełni ducha standardów i ustawy. Jedni robią, inni oceniają tą robotę – jasny podział. Nie ma tu miejsca na mieszanie, a że pisze się jednoznacznie o zarządzaniu ryzykiem to przecież nic nowego, każdy pracownik to robił, tyle że nie na piśmie i każdy po swojemu, nawet o tym nie wiedząc.

pozdrawiam 🙂

[alicjajw]

Pozwolę sobie odświeżyć temat.

W mojej jednostce po kilku latach funkcjonowania niezależnych komórek audytu i kontroli urodził sie nowy twór „biuro audytu i kontroli” na co nie miałam najmniejszego wpływu… Spowodowane to bylo wykruszeniem sie osoby z KW. Docelowo ma byc nowa ale juz w biurze. Dostalam do podpisania zakres czynności i …. dla mnie to porażka jakaś. Poza zakresem audytora – oki, w koncu nadal nim jestem, doszedł zakres kontroli wewnętrznej i to nie jako nadzór czy koordynacja ale wprost – wykonywanie, pisanie protokołów…
Po pierwsze zwątpiłam kim w końcu mam być… po drugie jeśli podpiszę , ze wykonuję (a to sie kłóci byciem audytem) to ktoś będzie to potem egzekwował a wiem, że fizycznie nie jestem w stanie zrealizowac 2 planów. Poza tym jako audytor mam oceniać kontrole zarządczą a jednym z jej instrumentów jest kontrola wewnętrzna czyli mam sama siebie oceniac…??? Myslalam, ze to pomyłka, że sie komuś „wkleiło” Ctr C Ctr V. Ale jak sie okazało to nie jest pomyłka… Mądre głowy tak wymyśliły.Podejrzewam, że i prawnik miał w tym swój udział..

Zamierzam się wybrać do szefa ale już nie wiem jakich argumentów użyć… Nie podpiszę tego w takim kształcie tylko czy będę mieć jakiś wybór….?

Może ktoś przeszedł podobną przeprawę i miał jakieś twarde i przemawiąjące argumenty..??

[kikcloud]

Co do miejsca komórki audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej jednostki należy podkreślić, iż zgodnie z art. 277 ust. 1 ustawy o finansach publicznych tworzy się jednoosobowe lub wieloosobowe komórki audytu wewnętrznego. Ich statut określają przepisy:
1) art. 272 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną
2) art. 277 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym działalnością wieloosobowej komórki audytu wewnętrznego kieruje audytor wewnętrzny, zwany dalej „kierownikiem komórki audytu wewnętrznego.
3) Art. 280 ustawy, zgodnie z którym kierownik komórki audytu wewnętrznego podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki, a w urzędzie administracji rządowej, w którym tworzy się stanowisko dyrektora generalnego urzędu – dyrektorowi generalnemu w zakresie określonym odrębnymi ustawami
4) Art. 282 ustawy, zgodnie z którym kierownik jednostki, a w urzędzie administracji rządowej, w którym tworzy się stanowisko dyrektora generalnego urzędu – dyrektor generalny, zapewnia warunki niezbędne do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewnia organizacyjną odrębność komórki audytu wewnętrznego oraz ciągłość prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce.

Miejsce komórki audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej jednostki określają więc znamiona: organizacyjnej odrębności, niezależności, obiektywności, bezpośredniej podległości jej kierownika kierownikowi jednostki i w określonym zakresie dyrektorowi wydziału. A zatem:
1) Nie może to być komórka w ramach istniejącej innej komórki, gdyż nie spełnia to warunku organizacyjnej odrębności;
2) Kierownikiem tej komórki nie może być kierownik innej komórki urzędu, gdyż przeczy to zasadzie niezależności i obiektywności audytu wewnętrznego
3) Kierownikiem tej komórki nie może być pracownik podlegający merytorycznie w strukturze hierarchicznej urzędu osobie innej niż kierownik jednostki i w pewnym zakresie dyrektor generalny urzędu, gdyż przeczy to zasadzie bezpośredniej podległości ww. osobom, a także zasadzie niezależności i obiektywizmu.
Moim zdaniem winna to być zatem komórka ponadwydziałowa, z kierownikiem niezaangażowanym w pracę innych komórek urzędu, podlegającym bezpośrednio kierownikowi jednostki

[iwokie]

Ja mam trochę inny problem z niezależnością audytora. Mam jednoosobowe stanowisko i to jest ok, podlegam tylko wójtowi. Ale niestety sekretarz upodobała sobie aby mnie angażować w różne zadania. Jestem w dwuosobowym zespole ds wdrożenia ISO. Oficjalnie pełnomocnikiem jest sekretarz ale zwala na mnie wszystkie czynności związane z ISO. Wszędzie muszę się podpisywać ( mam pieczątkę tylko audytora ),faktury za wdrożenie ISO opisuję, sprawdzam dokumentacje którą tworzymy przy ISO. Kilka lat z rzędu byłam sekretarzem komisji inwentaryzacyjnej, pisałam rozliczenia z inwentaryzacji. W związku z tym wykonuję działalność operacyjną w urzędzie a to jest łąmanie standardów AW. Do sekretarz to niestety nie dociera, traktuje mnie jak swoją sekretarke jeżeli chodzi o ISO. Nie wiem jak mam z tego wybrnąć. Poradźcie!!!

[terka]

No, możebyć trudno wybrnąć, bo trochę za daleko to wszystko zabrnęło. Biorąc pod uwagę fakt, że brałaś udział w inwentaryzacji, do czego absolutnie nie powinnaś się dotykać, trudno ci będzie użyć argumentu o niezależności i nieuczestniczeniu w działalności operacyjnej. Ale to nie znaczy, że nie nalezy próbować.
Wiem, że często sekretarze to szare eminencje urzędu, i wiele mogą, ale przecież jest jeszcze wójt/burmistrz/prezydent. Czy z nim juz tę kwestię poruszałaś?

[alicjajw]

Kikcloud dziękuję za posta.
Może trochę nieprecyzyjnie opisałam swój problem bo nie chodzi o to, że ja mam podlegać kierownikowi biura bo ja nim teoretycznie mam byc czyli podlegam bezpośrednio kierownikowi jednostki. Problem w tym, że w zakresie wpisano mi WYKONYWANIE kontroli. Sprawa być może się rozwiąże bo „namieszała” osoba, która to fizycznie pisała i jak się okazało to nie była to juz ostateczna i niepodważalna decyzja kierownictwa. Tak więc może moja rola ograniczy sie do koordynowania i nadzorowania KW a nie wykonywania. Pożyję – zobaczę.

IWOKIE rzeczywiście sytuację masz nieciekawą bo teoria teorią a praktyka, szczególnie w niedużych jednostkach jest inna. W końcu „audytor nic nie robi” to mu trzeba dać coś do roboty :/. A odmówić szefowi… hmmm… teoretycznie można.
Mnie też dołożono kilka rzeczy i też dzięki sekretarz i też mam poczucie, że nie jest to do końca w porządku ze standardami. Chociaż spotkałam sie z różnymi podejściami do np. łączenia funkcji audytu z auditem ISO. Ale zaangażowanie w działania stricte operacyjne jak opisywanie faktur (i podpisywanie !) , uczestniczenie w inwentaryzacji to ewidentne sprzeczności. Sprawdzanie dokumentacji ISO można by uznać jako czynności doradcze (ja onegdaj byłam współautorem :/).

Nie wiem co Ci poradzić… Kiedyś na stronach MF w „najczęściej zadawanych pytaniach” było chyba zagadnienie związane z ISO ale teraz nic nie widzę.

Być może jedynym argumentem byłoby zalecenie z jakiejś kontroli zewnętrznej Waszej jednostki ale to tylko gdybyście takową mieli. A może w ramach oceny audytu?? O ile w ogóle coś takiego planujecie.

[iwokie]

Wójta to specjalnie nie interesuje, sekretarz wymyśliła ISO i wójt tylko macha ręką. Co do inwentaryzacji to też echo.

[tamara]

alicjaw ja też byłam kierownikiem Sekcji kontroli i audytu, wykonywałam audyty, a „moi pracownicy” kontrole. Nie było źle, plusy – jednoczasowo było przeaudytowane/skontrolowane więcej obszarów, minusy – musiałam być na bieżąco z kontrolą, bo to ja chodziłam z wnioskami podsumowującymi do szefa. Dwa razy tylko zdarzyło się, że uczestniczyłam w kontroli ze względu na obszar. Były dwa odrębne plany i dwa sprawozdania.

[alicjajw]

[QUOTE BY= tamara] alicjaw ja też byłam kierownikiem Sekcji kontroli i audytu, wykonywałam audyty, a „moi pracownicy” kontrole. Nie było źle, plusy – jednoczasowo było przeaudytowane/skontrolowane więcej obszarów, minusy – musiałam być na bieżąco z kontrolą, bo to ja chodziłam z wnioskami podsumowującymi do szefa. Dwa razy tylko zdarzyło się, że uczestniczyłam w kontroli ze względu na obszar. Były dwa odrębne pl
any i dwa sprawozdania.[/QUOTE]

Tamara, a jak miałaś ujęte w zakresie swoich czynności kwestie kontroli wewnętrznej – jako nadzór / koordynacja KW ?? Czy jeszcze jakoś inaczej?

[tamara]

Miałam zapis „przeprowadza audyty wewnętrzne i nadzoruje wykonywanie zadań kontrolnych przez podległych pracowników”. Moim zdaniem był to nadzór ogólny w ramach podległości służbowej (zadania do wykonania jak w każdej innej komórce, np. plan urlopów, szkoelnia itp.). Ponadto miałam jeszcze upoważnienie (pełnomocnictwo) stałe do wykonywania czynności i obowiązków wynikających z Regulaminu KW, a w szczególności do pełnienia funkcji koordynatora i sprawowania nadzoru oraz podpisywania upoważnień do przeprowadzania kontroli przez podległych pracowników. Razem wstępnie planowaliśmy tezy do kontroli, plan działań, a następnie ja musiałam pilnować terminów związanych z przeprowadzaną kontrolą, pomagać (nie robić za kogoś)w razie watpliwości i trudności (to byli młodzi i ambitni pracownicy, którzy wcześniej nie pracowali w kontroli tylko w innej dzidzinie), „wydawać” wytyczne itp.

[Autor]

Wpisy