Odpowiedzialność materialna pracownika

[alicjajw]

Witajcie po przerwie w działaniu PAW.

Mam prośbę o podzielenie się informacjami dotyczącymi powierzania mienia pracownikom w Waszych urzędach.

Macie jakieś „extra” procedury / instrukcje dotyczące tego zagadnienia czy np. sprawa jest rozwiązana w instrukcji inwentaryzacyjnej?

Czy za mienie odpowiadają tylko kierownicy czy też poszczególni pracownicy? Jeśli tak to jak jest to formalnie zorganizowane (jakieś umowy o powierzeniu..?) ?

Co z mieniem „wspólnym” np. serwery, kserokopiarki – kto jest tym szczęśliwcem, który za nie odpowiada?

Czy monitorowane są „ruchy mienia” np. w związku z przejściem pracownika do innej komórki? Wiem, że teoretycznie istnieje druk MT ale jak to wygląda u Was w praktyce?
Czy mienie, które nie jest objęte inwentaryzacją np. książki jest jakoś nadzorowane i czy pracownicy są z niego jakoś rozliczani?

Jak wygląda u Was „rozstanie” z pracownikiem – funkcjonuje „obiegówka”? Jeśli tak to czy bez „dochodzenia” wiadomo kto z czego ma się rozliczyć ?

Z góry dziękuję za odpowiedzi 🙂

[scypion]

1. Mienie jet przekazywane użytkownikowi Protokołem zdawczo-odbiorczym (3 egz. Dla użytkownika, dla wydziału przekazujacego i dla księgowości co mają ewidencje pełną kto, co i jak)
2. Nie mamy ekstra, lecz funkcjonujący w uproszczeniu powyższy schemat.
3. Odpowiada się za to co ma się na stanie protokolarnie. Jeśli sprzęt nie jest przypisany (jakimś cudem) do użytkownika – odpowiada naczelik wydziału, u którego jest dany sprzęt/użytkownik. Jak zwykle – protokoły.
Co najmniej raz w roku (a czasem i częściej) przeprowadzanie jest uzgadnianie środków trwałych – każdy naczelnik dostaje wykaz co zgodnie z ewidencją księgową ma jego wydział (i pracownicy) na stanie – aby sobie sprawdził i wyjaśnił różnice z stanem faktycznym. To działa.
4. Nie ma mienia wspólnego – wszystko musi mieć osobę, która odpowiada za środek trwały (choćby i wzmiankowany naczelnik). Zasada jest prosta – jeśli coś jest wspólne – jest niczyje i nikt o to nie dba.
5. Tak, przejście pracownika do innej komórki jest odnotowywane i w księgowości przesuwa się ogólne przyporządkowanie środków trwałych do innej komórki (ale protokoły na pracownika pozostają bez zmian).
6. Tak. Po każdym przekazaniu mienia pozostaje ślad w formie potwierdzenia odbioru czy też protokołu. Dokładnie wiadomo co, kto ma.
7. Tak, funkcjonuje obiegówka. Tak – naczelnik wydziału dokładnie wie co mają jego pracownicy – jak też wydziały, które przekazywały danemu pracownikowi środki trwałe.
8. Proszę uprzejmie.

[alicjajw]

Dziękuję Scypion za informacje (i zazdroszczę porządku :grin:).

A nawiązując do pkt 1 – protokół zdawczo – odbiorczy jest sporządzany np. dla nowego pracownika? Przychodzi Kowalski do pracy w UM, dostaje komputer, biurko, krzesło, szafę i ma to ujęte w protokole??

Napisałeś w pkt 5, ze przy zmianach np. przejście do innej komórki środki są przesuwane w księgowości (jak sądzę w programie majątkowym) ale protokoły pozostają bez zmian. Czyli jak po 10 latach Kowalski się zwalnia to pod uwagę brane są dane z księgowości a nie z owego protokołu?

Ja właśnie włosy rwę czytając naszą instrukcję inwentaryzacyjną i usiłuję ogarnąć co mówi teoria. Bo praktyka wiele wspolnego z nią nie ma…. A instrukcja jest tak napisana, ze chyba poza autorem nikt jej nie czytał …

[scypion]

Ad 1. Tak, nowy pracownik dostaje środki trwałe protokolarnie, w końcu musi za nie odpowiadać.

Ad 2. Dokładnie – w programie majątkowym. Protokoły pozostają bez zmian. Dokumentują one przekazanie pracownikowi środków trwałych. Program księgowy przypisuje ogólnie środki trwałe do wydziału – naczelnik ma obowiązek pilnowania co kto gdzie i jak ma.
W obiegówce pracownik ma szereg wydziałów do przejścia i zdobycia podpisów – w tym wydziały które przekazują środki trwałe (administracia-komputery, administracyjny-meble, telefony komórkowe etc.). Księgowość daje podpis dopiero po tym jak na obiegóce będą podpisy wszystkich wydziałów, które wydają środki trwałe i które przejmą protokolarnie na swój stan owe środki.

System taki dobrze działa, szczególnie przy okresowych kontrolach stanu środków trwałych przez naczelników (wszystko jest dokumentowane ich podpisami).

Akurat takie procedury powinny być opisane w Instrukcji Gospodarowania środkami trwałymi jednostki, nie w inwentaryzacyjnej.

Życze sukcesów w walce o unormowanie procedur u Ciebie!

[sabcia]

u mnie za środki trwałe odpowiada osoba, której je powierzono (pisemnie). Za wspólne – kierownik danej komórki, choc z tym sa problemy (i praktyczne i formalne).
Za wyposażenie (powyżej 500 zł, rejestrowane w systemie informatycznym) – odpowiedzialność j.w.. Ruch ruch śrokdów jest regulowany pełną papierologią i zmianą w systemie.
Kategoria środków niskocennych (200 do 500 zł.) – komórka administracyjna prowadzi wykaz przypisany do danego wydziału. odpowiedzialnośc ponosi kierownik tego wydziału a inwentaryzacja odbywa się co roku poprzez potwierdzenie prawidłowości wykazu.
tych do 200 zł. już chyba się nie rejestruje, sa wydawane do używania.

Mamy instrukcję inwentaryzacyjną oraz wytyczne dotyczące gospodarowania mieniem, gdzie zapisane są zasady wydawania mienia, przekazywania oraz wskazane osoby odpowiedzialne. Na intranecie można sobie nawet sprawdzić, co zostało przypisane do mnie jako pracownika (na podstawie zapisów księdze środków trwałych i księdze wyposażenia). Funkcjonuje obiwgówka.
A i tak każda duża inwetaryzacja stanowi ogromne przeżycie dla administracji, przygotowują się do tego jak do kataklizmu.

[terka]

Witajcie wszyscy:smile:
Alicjo, u mnie jest nieco inaczej niż u Scypiona. Protokołem zdawczo-odbiorczym są przekazywane (i powierzana odpowiedzialność materialna) jedynie te składniki majątku, które są przeznaczone do osobistego (ale służbowego) użytkowania i posiadają znaczną wartość. W zasadzie są to głównie notebooki i telefony komórkowe. Owej wartości nie określaliśmy w procedurach po prostu wskazaliśmy, jaki sprzęt musi być powierzony protokolarnie.
Ponadto składniki majątku ruchomego (a więc zarówno środki trwałe pow. 3500 jak i poniżej)są ewidencjonowane w dwóch różnych ewidencjach:
księgowej (powyżej 3500 na koncie 0-11, poniżej 3.500 – na koncie 0-13)
i w księgach inwentarzowych, prowadzonych w AG.
W księgowości nie odnotowuje się, kto ma dany sprzęt. Moim zdaniem, za dużo z tym zachodu, każda zmiana musiałaby być tam odnotowywana. Te dane są ujmowane w ewidencji „inwentarzowej” prowadzonej przez komórkę administracyjno-gospodarczą (AG). Przy czym nie wskazuje się osoby, a miejsce użytkowania, czyli komórkę organizacyjną i numer pokoju. Wszelkie przemieszczenia sprzętu muszą odbywać się za wiedzą kierownika komórki, która sprzęt ma na stanie i kierownika komórki AG. W przypadku przeniesienia sprzętu do innego pomieszczenia czy komórki org., komórka AG odnotowuje w księgach inwentarzowych te zmiany (żeby było wiadomo, gdzie co jest). Aktualizuje także wówczas wykazy sprzętu dla danego pomieszczenia, bo w każdym pomieszczeniu taki wykaz jest. Wykaz taki, oprócz podpisu kierownika AG, podpisany musi być (i jest) co do jego zgodności, przez kierownika komórki, w której pomieszczeniach jest użytkowany.

Weryfikacja stanu ksiąg inwentarzowych z ewidencją księgową odbywa się dwa razy w roku (planujemy zmianę na co kwartał).
Składniki majątku ruchomego znajdujące się w miejscach nieużytkowanych przez konkretną komórkę – a więc np. kserokopiarki, stojące w korytarzu – są „przypisane” do komórki AG. Ale nie serwery – serwer musi znajdować się w zamkniętym pomieszczeniu, do którego ma dostęp tylko komórka informatyki, więc serwery są przypisane do ich komórki.
Obiegówka funkcjonuje:wink:
Instrukcja inwentaryzacyjna dotyczy jedynie inwentaryzacji, mamy instrukcję gospodarowania składnikami majątku ruchomego.
Do ewidencjonowania składników majątku używamy programu środków trwałych, który po wprowadzeniu do ewidencji nadaje numer i drukuje naklejkę z tym numerem (każdy sprzęt posiada numer inwentarzowy, u nas nawet czajnik i telefon stacjonarny).
Zapomniałam dodać, że oprócz ksiąg inwentarzowych są jeszcze karty wyposażenia, w których ewidencjonuje się sprzęt użytkowany przez danego pracownika (ale nie meble czy stacjonarne komputery). Ujmuje się tam takie rzeczy jak telefon komórkowy, noteebook, czajnik, kalkulator, ew. sprzęt specjalistyczny.
Za sprzęt powierzony protokolarnie i ujęty w karcie wyposażenia odpowiada pracownik, za pozostały sprzęt przypisany do komórki – każdy użytkujący i kierownik komórki.
Dodam, że taki system i porządek przyjęliśmy względnie niedawno (dwa lata), wcześniej było – delikatnie mówiąc – różnie, ale wyszliśmy na prostą.

[Autor]

Wpisy