Okresy przechowywania dokumentacji

[terka]

Cześć wszystkim:smile:
Pelplinowało się co nieco, teraz czas o przyziemniejszych sprawach pogadać:wink:

Nie powiem, że mi to, co chcę Wam tu pod dyskusję poddać jakoś szczególnie spędza sen z powiek, jednak pewien problem dostrzegam i chciałam zapytać Was, jak rozwiązano ten problem w Waszych jednostkach.
Chodzi mianowicie o to, że w umowach zawieranych w wyniku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (Prawo zamówień publicznych) często przedmiot umowy opisuje się dość ogólnie, wychodząc z założenia (skądinąd mającego uzasadnienie w przepisach), że skoro załącznikiem do umowy o udzielenie zamówienia publicznego jest specyfikacji i oferta wykonawcy, to w tychże właśnie załącznikach (a więc jakkgdyby w umowie) zawarty został szczegółowy opis zamówienia.
No i tu dostrzegam problem. Bo:
– tylko jeden egzemplarz umowy może mieć te oryginalne załączniki (pozotałe zapwene najczęściej nie mają ich wcale, nawet w kserokopiach),
– do księgowości trafia umowa bez załączników (bo nie są im tam potrzebne, za realizację umowy odpowiada komórka merytoryczna),
nie wiem czy załaczniki trafiają do komórki merytorycznej, bo siwz i oferty, jako część dokumentacji postępowania zostajew oryginale w komórce zamówień publicznych.

To część pierwsza wątpliwości.
Druga wiąże się zokresami przechowywania dokumentacji. Przeisy ustawy Prawo zamówień publicznych mówią, że nalezy dokumentację przechowywać przez 4 lata. Przepisy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (….) mówią o 5 latach.
Więc po upływie 5 lat komórka zamówień publicznych może spokojnie zgodnie z przepisami dokumentację postepowania poddać brakowaniu (kontrolowanie zniszczyć).
Wiec zakładamy, że po tych 5 latach ją niszczy, w tym oryginalną specyfikację i ofertę.
A przetarg był np. na roboty budowlane (no, powiedzmy budowę przedszkola).
W umowie zawarto taki opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem umowy jest budowa przedszkola w ……….. w gminie X.
Przedmiot umowy opisany jest szczegółowo w dokumentacji projektowej i specyfikacjach technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych będących załącznikami do niniejszej umowy.
Na przedmiot umowy składają się następujące roboty:
1)Wywiezienie i zutylizowanie ziemi i gruzu składowanego na działce przeznaczonej dla budowy przedszkola
2)Budowa budynku przedszkola gminnego wraz z wszystkimi instalacjami
3)Wykonanie przyłączy wodociągowego, kanalizacyjnego, elektrycznego i gazowego
4)Wykonanie kanalizacji deszczowej
5)Wykonanie oświetlenia zewnętrznego i WZL zalicznikowe
6)Wykonanie dróg, ciągów pieszo – jezdnych i parkingów „

I jeszcze w umowie zawarto taki zapis:
„Przedmiot umowy musi być wykonane zgodnie z:
1)Załącznikami do umowy określonymi w § 31″ (…)

Te załączniki to:
1)Oferta wraz z załącznikami, dokumentami wykonawcy, formularzami, harmonogramem rzeczowo – finansowym i wstępnym planem płatności
2)Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z dokumentacją projektową, specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót budowlanych.

Wszystko w załacznikach, które są dokumentacją postępowania, która może zostać zniszczona po pięciu latach.

Proces budowlany trwał ponad dwa lata, a okres gwarancji wynosi 36 miesięcy od daty odbioru koncowego. Więc przed upływem okresu gwarancji dokumentacja postepowania może zostać już poddana brakowaniu. Jak wygląda brakowanie – ano najczęsciej tak, że sprawdza się, czy minął okres wskazany w przepisach. Kropka.

No i powiedzmy (tu uprawiam czarnowidztwo), że dokumentacji postępowania ze świętymi załącznikami już nie ma, a w trakcie okresu obowiązywania gwarancji wyszły poważne usterki. Sprawa nie zostaje polubownie załatwiona, trzeba wystapić na drogę sądową. a tu dokumentacji nie ma.

Chcę coś z tym zrobić. Podjęłam wstępne rozmowy z komórką zamówień, ale oni uważają, że dokumentacja w oryginale musi być u nich.
Nigdzie indziej.

Jak to jest w Waszych jednostkach? Jak radzą sobie z tym problemem? Bo moze to tylko mój problem?

Na koniec trzeba dodac, że okresy przechowywania dokumentacji księgowej określone w ustawie o rachunkowości są jeszcze inne:
„dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – należy przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione”.

[kwintesencja25]

Witam,
wg mojej wiedzy o nowym jrwa (dot. urzędów gmin)
– 271 – dokumentacja zamówień publicznych (czyli protokoły, oświadczenia, itp) – okres przechowywania 5 lat,
– 272 – umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych – przechowywanie przez lat 10!

Skoro integralna częścią umowy są załączniki to one również lat 10.

Coś mi się jeszcze o uszy obiło, że dokumentacja techniczna przechowywana jest przez 5 lat po „likwidacji obiektu” – znaczy np. od zburzenia przedszkola. Ale to trzeba by doczytać – zapewne w prawie budowlanym…chyba 😆

[terka]

😳
Dzieki, Kwintesencjo:smile:
Ten ruzmieniec to ze wstydu, że nie zajrzałam sama do nowej instrukcji kancelaryjnej.

To jest jakiś konkretny argument, ale czy wystarczy? Orły z zamówień nadal będą trwać na stanowisku, że przez 5 lat muszą posiadać oryginalaną dokumentację.
OK, coś wymyślę. Może.

[kwintesencja25]

[QUOTE BY= terka] 😳
Dzieki, Kwintesencjo:smile:
Ten ruzmieniec to ze wstydu, że nie zajrzałam sama do nowej instrukcji kancelaryjnej.

To jest jakiś konkretny argument, ale czy wystarczy? Orły z zamówień nadal będą trwać na stanowisku, że przez 5 lat muszą posiadać oryginalaną dokumentację.
OK, coś wymyślę. Może. [/QUOTE]

Nasze ORŁY się zgodziły 🙂

[kwintesencja25]

terka
…może dla wzmocnienia swoich argumentów ZA użyj łacińskiego „lex specialis derogat legi generali”.

Może pomoże 🙄

[lucy]

jaka niszczarka !!!!!!
proponuję kontakt z właściwym archiwum państwowym – pomoże przy aktualizacji jednolitego.

[Autor]

Wpisy