pilne – audyt ocena struktury organizacyjnej

[audyt4]

co sprawdzac w takim audycie???????

[wojak]

W moim przekonaniu, zależy pod jakim kątem oceniasz tę strukturę… Np. w odniesieniu do realizowanych zadań,… itd, itp… Kontekst obszarów ryzyka… Zgodności z KOSP (wartościowanie)… i „takie tam, różne…”

[terka]

Żeby udzielić odpowiedzi na to pytanie, lub udzielić jej w sposób tobie przydatny, trzeba znać cel tego audytu.
Po co go robisz – co chcesz osiągnąć.

[audyt4]

audyt ma na celu udzielenie odpowiedzi na pytanie czy struktura jest tak zrobiona, że Gmina realizuje wszystkie zadania na nia nałożone, ciagłość pracy

[wojak]

Struktura organizacyjna jest tylko graficznym odzwierciedleniem regulaminu organizacyjnego, który musi być adekwatny do statutu i zadań przypisanych prawem i praktyką…

[terka]

O żesz 😀
I to wszystko za jednym zamachem, całość zadań gminy?
Nie zazdroszczę. Sam/sama to wybrałaś? Ryzykowne, bo trudno wykonalne. Nie żartuję.
Aktów prawnych, z których wynikają obowiązki gminy (nie mówię o ogólnych zadaniach określonych w ustawie o sam. gm.) jest mnóstwo. Zadań z nich wynikających jeszcze więcej.
Szczerze powiem, że nie wiem, jak to zrobić.
Chyba trzeba by najpierw ustalić, co gmina musi robić.
Dla przykładu: z zakresu zadań oświatowych – prowadzić szkoły, oczywiście, ale także: dowożenie uczniów do szkół, stypendia, stołówki, nie wiem, co jeszcze.
z zakresu planowania przestrzennego – uchwalanie planów zag. prz., wydawanie zaświadczeń o zgodnosci z planem miejscowym, wydawanie wypisów z mpzp.
Może należy poprosić każdą komórkę, by wypisała, co robi i to porównać ew. z przepisami prawa i regulaminem?
Trudna sprawa. Nie mam na razie innych pomysłów.

[audyt4]

dziekuje za podpowidzi…. mam przede wszystkim ocenic strukture organizacyjną czy jednoczesnie zapewnia realizowanie zadań

[wojak]

Nie robiłbym problemu z wielkością zadania… Zależy jaki przyjmiemy poziom ufności i wyrywkowo sprawdzimy… Jeśli chcemy dołożyć sekretarzowi, albo ukontentować szefa, to… 😉
Nie, nie! Ja tylko żartuję! Przecież najważniejszy jest OBIEKTYWIZM ❗

[terka]

[QUOTE BY= audyt4] dziekuje za podpowidzi…. mam przede wszystkim ocenic strukture organizacyjną czy jednoczesnie zapewnia realizowanie zadań[/QUOTE]

Nadal nie do końca chyba chwytam, co chcesz osiągnąć.
Ale podzielę się z Tobą przykładami, z jakimi sie spotkałam.
1. zadania związane z realizacją programu wspólpracy z org. pozarządowymi najpierw były realizowane przez kilka różnych komórek – konkursy na realizację zadań przygotowywały i przeprowadzały: referat sportu (na kulturę fizycznai sport), referat kultury i referat promocji. Program wspólpracy oraz sprawozdanie z realizacji programu – referat promocji. Jak się domyślasz, pozostałe referaty musiały dawać tzw. wsad do sprawozdania. Bez sensu. Żadna komórka nie miała dostatecznej wiedzy o tym, jak to powinno się robić, każda robiła inaczej, w dodatku nie do końca dobrze (eufemizm taki):wink:Potem wszystko było w jednych rękach (samodzielne stanowisko). Ale osoba której to powierzono, nie miała pojęcia, jak to robić, była świeżo zatrudniona. Kiedy juz – z pomocą audytora – się naumiała i zaczęła to ogarniać, owe ręce zlikwidowano (a pracownika przeniesiono do innej komórki). A zadania związane z przeprowadzaniem konkursów powierzono jeszcze innej komórce. Która nigdy się tym wcześniej nie zajmowała, więc znowu pojęcia bladego nie ma. Znowu muszą się wszystkiego nauczyć. Obecnie stan jest taki, że program wspólpracy, konsultacje z organizacjami są w zakresie zadań jednego referatu, a realizacja programu (przeprowadzanie konkursów) – w innej. A sprawozdania z realizacji – w tej pierwszej. Czyli wróciło do stanu pierwotnego, a nawet posunęło się dalej 😉
I jak tu mówić o ciągłości i prawidłowości realizacji zadań?
To są rzeczy, które można w badaniu wychwycić. Na podstawie regulaminu organizacyjnego i faktycznie wykonywanych zadań.

[betix]

Witam,

terka – ja w sprawie organizacji pozarządowych, czy to rozwiązanie (1 stanowisko, które przygotowuje program współpracy z org. pozarz., konsultuje dany program a następnie sporządza sprawozdanie) – sprawdziło się? a co z ogłaszaniem konkursów ofert, zawieraniem umów, terminowym przekzywaniem środków i w końcu sprawozdaniami z realizacji zadań oraz kontrolą zadania np. w miejsu jego realizacji – czy tym też zajmowała się osoba na tym stanowisku? czy te sprawy prowadziły już pozostałe komórki merytoryczne, odpowiedzialne za udzielanie doracji z różnych dziedzin, jak np. wydział oświaty – nauka, kultura fiz. i sport (to tylko przykład).

Ps. przerabiam właśnei ten temat i podział obowiązkó w tym zakresie w naszym urzedzie.

dziękuję z góry za oddzew 🙂

[terka]

[QUOTE BY= Betix] Rozumiem, że u Ciebie pracownicy merytoryczni prowadzą kontrole tych zadań pod takim względem czy się odbyły, czy ilośc uczestników był zgodna z ofertą? A kontrola dokumentacji księgowej w siedzibie org. ? Czy macie jakieś procedury dla prowadzenai tych kontroli? Czy poza programem współpracy z org. pzarz. są jeszcze jakieś inne formy np. organizacja szkoleń dla tych podmiotów?
[/QUOTE]

No, z kontrolami niejest niestety, najlepiej. Nie każde zadanie jest kontrolowane w miejscu realizacji zadania – z róźnych względów, o których tu pisać nie będę. Procedurę mamy. Organizacji szkoleń dla organizacji poz. nie mamy i nie prowadzimy.

[terka]

Tak, wówczas, gdy zajmowała się tym jedna osoba, chodziło najlepiej.
Bo ogłaszanie konkursów, zawieranie umów, i ich rozliczanie – to nic innego, jak właśnie realizacja programu współpracy.
Wiec jeżeli ktoś uczestniczy w konsultacjach, ma wiedzę, co w programie powinno się znaleźć.
Oczywiście, nie oznacza to, że inne rozwiazania są nieprawidłowe czy nieskuteczne. To zalezy od wielkości jednostki, jej struktury. To jest mała gmina, gdzie zadań duzo, pracowników mało. Więc kiedy musieli zajmować się takze przeprowadzaniem konkursów, robili to trochę „po macoszemu”, traktujac to jak zadanie dodatkowe. Poza tym nie każda z tych osób posiadała jednakową wiedzę o sposobie i trybie postępowania (począwszy od ogłoszenia konkursu, poprzez zawarcie umowy i rozliczenie dotacji). Każdego trzeba było pilnować odrębne:wink:
Nie wiem, czy jasno się wyważam.

Musisz – w swoim zadaniu – rozważyć, czy system jaki funkcjonuje, jest dobry. Jeśli jest, nie ma potrzeby zmieniać.
Ja uważam – w przypadku, który opisałam – że dla tej jednostki najlepsze jest wszystko „w kupie” – ale to nie znaczy, że takie rozwiazanie będzie dobre w Twojej jednostce.

A, zapomniałam o jednym jeszcze pytaniu – kontrola rozliczania dotacji odbywała się przy pomocy pracownika merytorycznego z danej „branży”.

[betix]

Coż, ilośc środków na dane dotacje nie jest porażająca (temat tym bardziej wrażliwy, każdy chciałby dostać jak najwięcej). W ub. roku zawartych zostało ok. 150 umów. I pod względem organizacyjnym wyglada to tak, że są 2 referaty merytoryczne, które prowadzą sprawy dotyczące ich sfer merytorycznych. W tym, 1 z nich jest to 1 osoba mająca jakoby pełnić funkcję koordynatora (dla częsci swoich zadań i tego 2 referatu). Ten pracownik koordynujący opracowuje projekt programu współpracy przy współudziale 2 referatu, następnie projekt jest poddawany konsultacjom. Następnym punktem współpracy i ostatnim jest sporzadzenie sprawozdania z realizacji tego programu, do którego infromacje z częsci dotyczącej swojej sfery przekazuje koordynujacemu pracownicy z tego 2 referatu. Natomiast organizacja konkursów, przygotowanie umów, dbałość o terminowe przekazanie dyspozycji przelewu do służb finansowych oraz rozliczenie dotacji (przyjęcie sprawozdania i jego kontrola merytoryczna, formalno-rachunkowa w urzędzie) prowadzona jest przez te 2 referaty – w tym koordynatora, odrebnie dla sfer za jakie odpowiadają). Problemem jest kontrola zadania w miejscu jego realizacji oraz kontrola dokumentacji finansowo-księgowej w siedzibie organizacji. Rozumiem, że u Ciebie pracownicy merytoryczni prowadzą kontrole tych zadań pod takim względem czy się odbyły, czy ilośc uczestników był zgodna z ofertą? A kontrola dokumentacji księgowej w siedzibie org. ? Czy macie jakieś procedury dla prowadzenai tych kontroli? Czy poza programem współpracy z org. pzarz. są jeszcze jakieś inne formy np. organizacja szkoleń dla tych podmiotów?

dzięki

[betix]

terka, dzięki za odpowiedź. Mam jeszcze pytanie do programu współpracy. Z tego co zauważyłam wszytskie samorządy ustalają jakieś mierniki realizacji zadań, są i takie które ustalają jeszcze mierniki osiągnietych rezultatów. Nie wiem z czego wynika potrzeba ustalania tych mierników. Według mnie one powinny być każdego roku niezmienne, z uwagi na to aby dokonać jakiś analiz i porównań. Co o tym myslisz?

[terka]

Mierniki realizacji zadań w programie wspólpracy? Nie widziałam, przyznam szczerze.
Natomiast widziałam mierniki ocenyu realizacji programu.
Wynika to z wymogów art. 5a ust. 4 pkt 9 ustawy o pożytku publ. i wolontariacie: program wspólpracy zawiera w szczególnosci: „sposób oceny realizacji programu”.
Żeby coś ocenić, trzeba przyjąć jakieś mierniki oceny. Wydaje mi się, że masz rację, powinny być w miarę stałe. Ale z tym bym nie przesadzała – zawsze coś mądrzejszego może przyjść do głowy, więc trochę elastyczności bym akceptowała:wink:

[Autor]

Wpisy