Prowadzenie rachunkowości

[goga]

Moje pytanko dotyczy prowadzenia rachunkowości przedszkoli miejskich oraz szkół. W naszym Urzędzie Miejskim jest wydział, który zajmuje się rachunkowością tych jednostek. Rachunkowość prowadzona jest za pomocą jednego programu komputerowego dla wszystkich placówek, a konto jest jedno wspólne dla przedszkoli i jedno dla szkół. Proszę o odpowiedź, czy jest to zgodne z przepisami i dopuszczalne takie prowadzenie księgowości jednostek???

[terka]

Witam,
goga, jedno pytanie: czy pisząc o wspólnym koncie co masz na myśli rachunek bankowy?

[goga]

Dokładnie tak – 4 Przedszkola mają jedno konto bankowe wspólne podstawowe i jedno dla ZFŚS w identyczny sposób szkoły. Proszę o komentarz?

[eo]

Ciekawy przypadek – i np. wpływy są tytułowane na każde z przedszkoli oddzielnie – a co z inwentaryzacją roczną. Chociaż z drugiej strony wszystko można rozwiązać odpowiednia analityką dla takiej szkoły, Wydział taki (komórka)w zasadzie rozlicza się z budżetem z odpowiednigo rozdziału klasyfikacji który dotyczy wydatków (kasowego wykonania) funkcjonowania przedszkoli – z tym że przedszkola jako zakłady budżetowe sporządzaja sprawozdania w układzie kosztowym – a to oznacza iż w tym przypadku należy skupić się na takiej analityce kosztów i przychodów a z całą pewnością też kont rozrachunkowych która umożliwią ewidencję operacji w sposób umożliwuających wyizolowanie tych spośród zdarzeń które dotyczą konkretnego przedszkola w taki sposób aby możliwe było powiązanie jego działalniości z planem

[am]

Witaj Goga, ja przeprowadziłam audyt w oświacie. A iloma numerami NIP posługują się przedszkola i szkoły prowadzone przez wydział?

[ksi]

Moim zdaniem sytuacja jest nieprawidłowa. Saldo rachunku bankowego musi być zgodne z zapisami w księgach rachunkowych (Rozp. MF z 18 grudnia 2001 DzU. Nr 153 poz 1752 z poźn zm. opis konta 130). Poza tym w jaki sposób potwierdzić wyciągiem bankowym saldo na kocie 130 np do bilansu, skoro jest jeden rachunek bankowy dla kilku szkół.

[am]

I jeszcze jedno czy księgi rachunkowe są prowadzone osobno dla każdej z jednostek czy też wszystko jest wrzucane do jednego worka?

[am]

Księgi rachunkowe powinny byćć prowadzone odrębnie dla każdej z jednostek, wtedy dochodzą odrębne konta (co potwierdza Księgowa), do tego sprawozdania finansowe i budżetowe powinny być składane z podziałem na każdą jednostkę

[goga]

Każde z przedszkoli i szkół mają odrębny NIP i REGON. Księgi rachunkowe są prowadzone za pomocą jednego programu z rozbudowaną analityką uwzględniając: konto/rozdział/paragraf/dane przedszkole. Jednak mam wątpliwości, czy nie powinny być prowadzone odręnie księgi dla każdej z jednostek i muszą posiadać oddzielne konto bankowe. Nie wspomnę, że głównym księgowym powinien być pracownik zatrudniony w tej jednostce. Burmistrz tłumaczy, że jest to spowodowane ograniczeniem kosztów. Proszę o odpowiedź co o tym sądzicie i jak mam przekonać, że jest to nieprawidłowe???????????

[am]

A jak wygląda sprawozdawczość finansowa i budżetowa? Kto podpisuje sprawozdania?
I kto jest głównym księgowym tych jednostek?

[goga]

Jest tylko powierzenie prowadzenia rachunkowości jednemu z pracowników wydział Urzędu. Podpisują sprawozdania Dyrektor danego przedszkola/szkoły i właśnie ten pracownik (INSPEKTOR). Sprawozdania sporządzają oddzielnie.

[jadtra]

Czy każde z jdenostek ma odrebną instrukcję obiegu i kontroli dokumentów , jak przebiega przekazywanie dowodów księgowych między jednostką a jednostką (księgowością), jaki jest zapis w instrukcjach dot. sprawozdawczości do jakiej jest zobowiązana każda jednostka tzn. kto sporzadza sprawozdania, dokonuje odpowiedniej kontroli- zobacz jakie tam są zapisy. Jako audytor poproś na piśmie o te dokumenty tj. aby je wyszczególnili lub zrób KKW i niech te informacje wpiszą w to KKW tj. niech wskażą czy są : przepisy opisujące etapy kontroli dowodów księgowych, sprawozdawczości, rejestracji dokumentów wływających od jednostki do księgowości i odwrotnie, upoważnienia do podpisywania dokumentów księgowych, opracowane zasady (polityki) rachunkowości. Nawet gdyby to miałao być na samym końcu audytu . Zobacz także zakres obowiązków tych osób z księgowości.. Koniecznie zobacz rejestrację obiegu dokumentów pomiędzy jednostkami!!

[ksi]

Art, 44 i 45 ustawy o fiansach publicznych mówi, o tym, kto może być głównym księgowym i jakie obowiązki do niego należą. Głowny księgowy musi być przede wszystkim pracownikiem jednostki!!!

[terka]

Witam,
pozwolę sobie zabrać głos w tej dyskusji.
Przytoczę najpierw treść przepisu ustawy o systemie oświaty:
„Art. 5 ust. 7. Organ prowadzący szkołę lub placówkę odpowiada za jej działalność. Do zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę należy w szczególności:
1) zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki;
2) wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie;
3) zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkoły lub placówki;
4) wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczych, przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych.
Art. 5 ust. 9. W celu wykonywania zadań wymienionych w ust. 7, organy prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek, o której mowa w ust. 7 pkt 3.”
Zgodnie z powyższym, jst. może prowadzić w urzedzie obsługę finansowo-księgową placówek oświatowych.
Wówczas oszczędza m.in.na: wynagrodzeniu dla pracowników księgowości (w tym głównego księgowego każdej z jednostek oświaty, na zakupie programów finansowo-księgowych dla każdej z tych jednostek odrębnie).
pisże o tych oszczędnościach, by uczulić Cię, goga, że jeśli podniesiesz problem, to mozesz spotkać sie z tymi argumentami.
W świetle powyższego przepisu nie ma powodu, by w każdej ze szkół był główny księgowy (choć oczywiście, nie ma tu korelacji z ustawą o finansach publicznych). Głównym księgowym wszystkich obsługiwanych jednostek powinien być pracownik, zatrudniony w urzedzie, w tej komórce, która obsługuje oświatę. Powinien mieć oczywiście wszelkie uprawnienia, wynikające z ustawy o finansach.
Prowadzenie ksiegowości tych jednostek w jednym programie finansowo-księgowym nie uważałabym za nieprawidłowe, pod warunkiem ustalenia odpowiedniego planu kont i analityki. Widziałam takie sposoby prowadzenia księgowości, są czytelne i przejrzyste. Moim zdaniem nie ma co kopii kruszyć o odrębne ksiegowości, bo wypłynie argument o oszczędności.
Odrębną sprawą jest rachunek bankowy. Moim zdaniem powinien być odrębny dla każdej z jednostek, ale też pewnie wypłynie argument oszczędzania na opłatach za prowadzenie rachunków.
Co do uzgadniania salda rachunku bankowego do bilansu – nie jest to możliwe przy jednym rachunku, ale jestem prawie przekonana że nie są sporżadzane nie tylko bilansy, ale takze jesnostkowe plany finansowe dla każdej ze szkół i przedszkoli oraz jednostkowe sprawozadania budżetowe (goga, potwierdzisz?). Jeżeli nie są sporządzane, to jest to duże naruszenie.
Nie ma jednak potrzeby ustalania instrukcji obiegu dokumentów czy planu kont dla każdej z tych jednostek odrębnie, wystarczy jeden dla potrzeb prowadzenia obsługi finansowo-ksiegowej.
To tyle na razie. Goga, postaram się przyjrzeć, jak to organizacyjnie powinno wyglądać(wprowadzenie takiej obsługi zarządzeniem, powierzenie obowiazków głównemu ksiegowemu) wygląda w praktyce u tych, co (może tacy są) robia prawidłowo. Nie wiem jednak kiedy to zrobię (terminy mnie gonią). Napisz, na kiedy to potrzebujesz.
Pozdrawiam

[terka]

Przede wszystkim muszę powiedzieć, że nieuważnie czytałam poprzednie posty, nie doczytałam, że sprawozdania jednostkowe placówek oświaty są sporządzane, więc moja sugestia co do ew. ich braku jest nietrafna.
Co do prowadzenia rachunków bankowych: moim zdaniem powinny być odrębne dla każdej z jednostek, co wywodzę z przepisów ustawy o rachunkowości (uzgadnianie stanu rachunku do bilansu, jak juz tu ktoś wskazywał), a także z treści art. 196 ust. 1 ustawy o finansach publicznych „Jednostka samorządu terytorialnego składa sprawozdanie o stanie środków finansowych na rachunkach bankowych jednostki i jej jednostek organizacyjnych.” (
Natomiast co do obowiazku posiadania rachunku bankowego przez zakład budżetowy (bo jak rozumiem, przedszkola posiadają taką formę) to mówi o tym wprost Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną:
§ 54. 1. Zakład budżetowy posiada odrębny rachunek bankowy.

Poszperałam trochę w internecie, by poszukać, jak inne samorządy zorganizowały obsługę placówek oświatowych, ale w zasadzie znalazłam tylko takie, w których do takich zadań utworzono specjalna jednostkę budżetową (np. Kraków, Warszawa). Mogę ci przesłać ich regulacje w tym zakresie (statuty) lub ściagnij sobie (http://www.bip.krakow.pl/?sub_dok_id=372). W uregulowaniach jednej z jednostek (podwarszawska gmina) znalazłam zapis, że kierownik zespołu ds. obsługi finansowej pełni obowiązki głównego ksiegowego obslugiwanych placówek. To moim zdaniem, trafne rozwiazanie.

Pozdrawiam

[Autor]

Wpisy