przedmiot i termin audytu

[betix]

Dzien dobry. Na ile przed rozpoczęciem zadania audytowego powiadamiacie kierownika jednostki kub komórki o przedmiocie i czasie trwania audytu? Czy macie taki dookreslony termin w swoich regulaminach, procedurach ?

[eta]

Ja nie mam określonego terminu. Z reguły zapraszam na naradę otwierającą kierownika komórki kilka dni wcześniej (to on proponuje termin, z zasady następny dzień), a na naradzie ustalamy, że audyt będzie przeprowadzany od następnego dnia. [Kierownik jednostki o tym, że będzie audyt (…), wie od momentu, kiedy zatwierdza plan roczny.]

[dorotab]

w procedurach zapisałam, iż kierownik komórki/jednostki audytowanej powiadamiany jest o audytcie na 7 dni przed jego rozpoczęciem.
Podobnie jak eta nie powiadamiam kierownika jednostki. zrobiłam to przy pierwszym zadaniu i nie wiedziano co z tym zawiadomieniem zrobić.

[Anonim]

U mnie jest tak samo jak u DorotyB. Kierownika jednostki nie zawiadamiam, bo to on zatwierdza plan audytu i zakładam, że wie jakie zadanie jest realizowane (zawsze może przecież sprawdzić w planie). W zawiadomieniu o audycie informuję ponadto o proponowanym terminie narady otwierającej.

Pozdrawiam

[betix]

Myślę, że źle się zrozumielismy. Pisząc o kierowniku nie miałam na mysli własnego szefa, który zatwierdza nasz roczny plan audytu lecz kierownika jednostki w której ma byc przeprowadzany audyt. Przepraszam byłam nieprecyzyjna. Poza tym mam jeszcze jedną wątpliwość, czy przedstawiacie po zakonczeniu zadania tzw. sprawozdanie wstępne ? A co w sytuacji gdy audytowany nie zgłasza w wiadomym terminie (14 dni) zastrzeżeń do otrzymanego sprawozdania ? Czy wówczas to wstępne staje się jednocześnie tym koncowym, ostatecznym ? Dla mnie przedstawianie wstepnego i zaraz po tym koncowego, w sytuacji gdy nic nie zmieniamy jest marnotrawstwem papieru.

[izmi]

Betix,
zawsze można dać adnotację /na wstępnym sprawozdaniu/ „jeżeli w terminie 14 dni aw nie otrzyma zastrzeżeń i uwag do powyższego sprawozdania – uznaje się je za obowiązujące” – czy coś w tym stylu 🙂
w takim przypadku drukujesz to sprawozdanie i przedstawiasz swojemu „szefowi”, nie ma więc potrzeby kolejny raz dawać tego samego JA
pzdr

[Anonim]

U mnie rozwiązane jest to w następujący sposób:
Po zakończeniu czynności przedstawiam sprawozdanie wstępne, czekam 14 dni na uwagi i przedstawiam sprawozdanie ostateczne. Niestety faktycznie w przypadku braku uwag jest to marnotrawstwo papieru, ale przepisy mówią o dwóch sprawozdaniach. Rozwiązanie przedstawione przez izmi jest warte rozważenia.
Co do terminu odpowiedzi to ja też mam czasami problem z audytowanymi. Żeby ich pospieszyć, poprostu dzwonię w ostatnich dnaich terminu i przypominam do znudzenia o odpowiedzi. Jak narazie to skutkuje… 😀

Pozdrawiam

[betix]

Lainy, ja uwazam, że przepisy nie mówia wprost o 2 sprawozdaniach. Mowi sie o przekaniu wstepnych uwag i wniosków na naradzie zamykającej. nastepnie kolejne paragrafy rozporządzenia traktuja o tym co powinno zawierac sprawozdanie, az w koncu przechodzimy do jego przedstawienia. Nastepnie czekamy na zastrzeżenia audytowanego. Dla mnie jest to delikatnie mówiąc marnotrawstwo czasu i papieru. Ja także zamieszczałam do tej pory adnotacje o mozliwości wniesienia zastrzeżeń, jednak bez uścislenia, ze staje sie ono tym ostatecznym w sytuacji braku takich uwag.

[izmi]

lainy,
a czy czasami nie jest tak, że przez Twoje telefony do audytowanych oni zaczynają wymyślać uwagi i zastrzeżenia? przecież to nie my powinniśmy im przypominać o terminie… w końcu sprawozdania nie mają po 100 stron ! nie potrzeba wiele czasu na przeczytanie 10-20 stron sprawozdania 🙂 albo się z tym zgadzają, albo nie i wówczas powinni możliwie szybko napisać odpowiedź i dostarczyć do aw 🙄 to takie logiczne
pzdr

[kacha]

Witam
Faktycznie przepisy nie mówią o dwóch sprawozdaniach, a poza tym kierownik komórki może zgłosić na piśmie swoje stanowisko także do przedstawionego już końcowego sprawozdania (§ 23 ust. 2 rozporządzenia).
Istotne jest omówienie wstępnych wyników i uzgodnienie, czy się z nimi zgadzają, a jeśli nie to dlaczego. Wszystko zależy od ludzi, niektórzy lubią po prostu się odwoływać.
Jestem właśnie w trakcie przygotowywania sprawozdania. Dodatkowe wyjaśnienia przyjmę, ale jeśli nie będzie uwag co do treści, to wtedy przekazuje kolejny egzemplarz kierownikowi jednostki.
Pozdrawiam

[mama0454]

Ja robię w ten sposób, że kierownikowi audytowanej komórki razem z sprawozdaniem przedkładam dodatkowe pisemko, że się zapoznał ze sprawozdaniem i nie wnosi uwag do jego treści. I jest po sprawie. Natomiast wszelkie uwagi i zastrzeżenia analizujemy na naradzie zamykajacej i zawsze wypracowywujemy „złoty środek”. 😆

[betix]

Mamo! wynika więc z tego, ze sporządzasz 1 sprawozdanie ? czy tez na naradzie zamykającej masz juz jakąs wstepna wersje sprawozdania czy tylko wykaz (dla własnych potrzeb) sporzadzonych ustalen wraz z zaleceniami ?

[mama0454]

W praktyce jest tylko jedno sprawozdanie sporządzane po naradzie zamykającej. Narada służy do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości. Po co tworzyć ileś tam kolejnych wersji sprawozdania. W rozporządzeniu nie ma nic powiedziane, że ma być więcej sprawozdań.

[k-asiek]

Witam. Ja natomiast wstępne sprawozdanie daję audytowanemu 3-4 dni przed naradą zamykającą, na naradzie ustalamy ewentualne uwagi, zastrzeżenia, wszystko zostaje opisane w protokole z narady. Tym samym już w trakcie narady wiem czy są zastrzeżenia czy nie. Najczęściej dochodzimy do konsensusu i w efekcie projekt sprawozdania staje się tuż po naradzie sprawozdaniem ostateczny. Nie czekam w takiej sytuacji 14 dni na odpowiedź. w protokole z narady piszę, że komórka audytowana nie wnosi zasrzżeń do sprawozdania i tym samym tekst projektu staje się ostateczny. Drukuję doatkowy egzemplarz i daję mojemu szefowi.

[meg]

Witam

U mnie jest podobnie jak u mamy0454 i k-asiek.

Pozdrawiam 😀

[Autor]

Wpisy