przepływ informacji

[k-asiek]

Witajcie. Szukam praktycznych wskazówek jak przeprowadzić audyt w zakresie przepływu informacji między komórkami urzędu, okazuje się co chwila że jest z tym problem, gdyż komórki nie informują się wzajemnie i wychodzą różne kwiatki. Czy ktoś moż eruszał ten temat? byłabym wdzięczna za pomoc

[lucy]

wg mnie jedynym wyjściem jest prześledzenie drogi pisma, faktury, itp. Raczej innej drogi nie ma . Pracy sporo, ale efekty są wręcz namacalne – czasem jest to utrwalona „tradycja”, czasem pani, która przeszła z działu do działui wzięła częćś poprzednich obowiązków a potem poszła na emeryturę i ogniwko zniknęło, a czesem po prostu niektórzy nigdy się ze soba nie dogadają i potrzebne jest wezwanie na dywanik do szefa, żeby wszystko szło tak jak powinno. Musisz sprawdzić całą drogę dokumentu, informacji, sprawdzić procedury ( może ich po prostu nie ma?). Sporo roboty, ale warto . Myśl lepiej o tym, że święta blisko. Powodzenia!

[k-asiek]

Ponawiam prośbe o pomoc. Generalnie chodzi mi o sporządzenie takiej mapy powiązań między wydziałami, do wykorzystania w pracy aby każdy naczelnik miał wiedzę gdzie dany dokument, pismo powinien przekazać do wiadomości. Z tym jest problem, brak przekazywania informacji między wydziałami,. Przesledzenie drogi dokumentu nic mi nie da, ja chcę uzyskać wiedzę komu ewentualnie do wiadomości ten dokument może być potrzeby . Myslę o kwestionariuszu do kazdego z naczelników, tylko szukam pomysłu na ewentualne pytania, które pozwolą na ocenę i naprawę systemu przepływu informacji międzywydziałami. Prosze o sugestie, jakieś przykłady . Pozdrawiam

[terka]

Tylko nie myśl o jakiś szczegółowych pytaniach w kestionariuszu, bo musiałyby być bardzo szczegółowe, zebys otrzymała pełną, wystarczajacą wiedze, a obawiam się, że niezależnie od tego, ile czasu w tej jednostce pracujesz, wszystkiego jeszcze nie wiesz o ich wszystkich zadaniach i specyfice ich realizacji. Moja „obawa” wynika z faktu, że ja już 17 lat pracuje w samorządzie, 5 lat w obecnym urz. gminy i nadal nie poznałam specyfiki realizacji wszystkich zadań i wszystkich w nich „przepływów”:wink: Zakładam więc, może niesłusznie, za co z góry przepraszam, na wypadek, gdybyś poczuła się dotknięta moją uwagą:smile:, że może to być i dla Ciebie trudne.

Pytania moga byc trzy:
1. jakie dokumenty, zawierajace jakie informacje/dane potrzebne sa kierowanej przez pana komórce organizacyjnej dla prawidłowej realizacji zadań?
Możesz wówczas albo sama wymienić w kwestionariuszu zadania, jakie realizuje komórka, albo niech sami wymienią.
Np. dla Referatu Podatkowego:
do wymiaru podatku od nieruchomosci potrzebują: akty notarialne, informację o oddaniu do użytkowania budynku lub zakończeniu budowy (itp.)

Niech przy kązdym zadaniu wypiszą, co im jest potrzebne.

drugie pytanie: kto posiada potrzebne dla prawidłowej realizacji zadań w kierowanej przez Pana komórce dane/informacje i w jakim dokumencie są (lub mogą być) one zawarte (oraz jeśli wpływają z zewnątrz, to kto je w pierwszej kolejności otrzymuje)
I niech do każdego realizowanego zadania to wskażą.

pytanie trzecie: czy informacje/dane, jakimi dysponuje komórka (kierowana przez pana), są także potrzebne innej komórce, jeśli tak, to jakiej? I ewentualnie – w jakim dokumencie to się znajduje.
Np. jakiś wydział wydaje decyzje na zajecie pasa drogowego. Decyzję taką powinien otrzymać wydział, który na jej podstawie będzie dokonywał przypis należności i – jeżeli jest to inna komórka – wydział, który zajmuje się egzekucją nalezności.

I oczywiście, dla kazdego zadania niech to wpiszą (tak jak sądzą, że powinno być). Oczywiście do późniejszej weryfikacji:wink:

To takie przemyślenia na szybko. Nie do końca przemyślane, ale wydaje mi się, że z czegoś takiego możesz coś wywnioskować.
Nie wiem, czy dość czytenie to opisałam. Nie wiem też, czy coś pomogłam, ale ja chyba wyszłabym od tego właśnie. Może się okazać, że potem, po analizie, trzeba będzie pomyśleć o czymś doprecyzowującym te pierwsze informacje. Ale już będziesz wiedziała, o czym rozmawiać.

W odpowiedzi na pytanie pierwsze mogliby też wskazać, w jakim terminie muszą daną informację (dokument) uzyskać (bo może być coś, co muszą zrealizować w terminie wynikającym z przepisów powszechnie obowiązujących).

Możesz też zadać czwarte pytanie: czy występują trudnosci w uzyskaniu danych/informacji?
I niech dla kazdego zadania a moze nawet informacji/danych to określą.

Pozdrawiam:smile:

[k-asiek]

dziękuje serdecznie za wskazówki. Nie obrażam się, pracuję w gminie 17 rok a na obecnym stanowisku 7, i zdaję tez sobię sprawę iż do końca nie znam specyfiki realizacji szczegółowych działań wszystkich wydziałów 😉
Twoje sugestie będą pomocne. Rzeczywiście temat jest trudny, ale chciałabym pomóc i widzę iż pracownicy mojej jednostki oczekują tego ode mnie. Spróbuję zrobić narazie kkw zapoznawcze, a potem się okaże. Dzięki jeszcze raz. I może kotoś jeszcze coś dorzuci? zawsze co dwie głowy to nie jedna 🙂 Pozdrawiam wszystkich

[Autor]

Wpisy