Przestrzeganie procedur kontroli finansowej ( autoryzacja, rozdział obowiązków).

[andrzejm]

Witam. Mam wykonać zadanie audytowe w tym temacie. Na co przede wszystkim zwrócić uwagę i jakie metody zastosować ? Czy ktoś robił już podobne zadanie?

[tamara]

Witam,
nie wiem czy dobrze zrozumiałam Twoje zamierzenia co do audytu (jestem na urlopie), ale myślę, że badanie przestrzegania procedur KF to bardzo rozległy i trudny temat.
” W jednostkach sektora finansów publicznych wprowadza się szereg aktów wewnętrznych składających się na procedury kontroli finansowej instytucjonalnej oraz kontroli w ujęciu zarządczym. Są wśród nich regulaminy (procedury, instrukcje) kontroli wewnętrznej określające zasady prowadzenia kontroli, a także procedury pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. Składają się na nie także zakładowe plany kont, instrukcje kasowe, instrukcje obiegu dokumentów, instrukcje inwentaryzacji itd.” – fragment ze strony http://www.finansepubliczne.pl/numery/kwiecien-2009/procedury-kontroli-finansowej.html
Może należałoby wziąć próbkę np. dowodów księgowych i zgodnie z obowiązującymi zapisami w konkretnym regulaminie sprawdzić „poprawność autoryzacji” ?

[lucy]

rozumiem, że chodzi o ocenę systemu kontroli wewnętrznej w danym obszarze jednostki?

[andrzejm]

Dzięki za zainteresowanie. Tak chodzi o ocenę kontroli wewnętrznej w danym obszarze działania jednostki. Nie chciałbym czegoś pominąć z istotnych spraw i dlatego to pytanie. Mam zamiar sprawdzić upoważnienia czy występują, czy nie ma łączonych tzw „wrażliwych” stanowisk ( tylko jakie to są konkretnie tak abym nie pominął jakiegoś), czy są wory podpsów, o ile podpisy składane na dokumentach są nieczytelne, do stałej dyspozycji osób zainteresowanych, jak sprawa wygląda w przypadku zastępstw ( urlop, choroba) i to wszystko co mi przychodzi do głowy. Wziąłem do sprawdzenia dokumenty księgowe z tego roku.

[andrzejm]

witam. tak chodzi o KW w tym obszarze

[kikcloud]

Jędruś,
pamiętaj o Standardach kontroli finansowej ❗ To powinien być Twój punkt wyjścia do takiej kontroli 😉

[kikcloud]

😀 audytu oczywiście

[andrzejm]

A może coś bliżej tematu?

[kikcloud]

W związku ze zmianą ustawy o finansach publicznych wydano komunikat nr 13 Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz.Urz.MF Nr 7, poz. 58) w oparciu o art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319 i Nr 104, poz. 708).
Zgodnie z art. 47 ust. 3 wyżej wymienionej ustawy kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, biorąc pod uwagę standardy, ogłoszone na podstawie art. 63 oraz zapewnia ich przestrzeganie.
Zgodnie z art. 47 ust. 2 ustawy, kontrola finansowa obejmuje:
1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt 2.
Takie ujęcie kontroli finansowej nawiązuje do współczesnych koncepcji kontroli wewnętrznej, prezentowanych w wymienionych wyżej powszechnie uznawanych standardach. W celu prawidłowego ukazania relacji pomiędzy kontrolą finansową zdefiniowaną w przepisach ustawy, a kontrolą wewnętrzną określoną w tych dokumentach, poniżej przytoczono definicję kontroli wewnętrznej według „Wytycznych
w sprawie standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym” INTOSAI :
Kontrola wewnętrzna jest integralnym procesem, na który ma wpływ zarząd jednostki oraz jej personel. Jest ona zaprojektowana tak, aby odnosić się do ryzyk i dawać rozsądne zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnianie jej misji pomagają jej również w osiągnięciu następujących ogólnych celów:
– prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności,
– wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością,
– zgodność z prawem i przepisami,
– ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.
Kontrola wewnętrzna jest procesem dynamicznym i integralnym, który musi być ciągle dostosowywany do zmian w organizacji. Kierownictwo i personel wszystkich szczebli muszą mieć współudział w tym procesie odnoszenia się do ryzyk i dawania rozsądnego zapewnienia o osiąganiu misji jednostki i jej ogólnych celów Kontrolę finansową należy zatem określić jako część systemu kontroli wewnętrznej w danej jednostce dotyczącą procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Należy też zaznaczyć, że w praktyce wszystkie obszary funkcjonowania jednostki, są zawsze w pewnym stopniu powiązane co najmniej
z jednym z powyższych procesów. Pojęcie kontroli finansowej należy zatem utożsamić
z pojęciem kontroli wewnętrznej w ujęciu międzynarodowych standardów.
System kontroli finansowej powinien być wbudowany w strukturę jednostki. Skuteczność kontroli finansowej wymaga, aby zadania z nią związane dotyczyły bieżącej działalności jednostki, tj. stanowiły część codziennych zadań wykonywanych przez pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych.
System kontroli finansowej nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy zarządzeniach kierownictwa. Skuteczność kontroli finansowej zależy od sposobu, w jaki kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane.
System kontroli finansowej, jako narzędzie wspomagające kierowanie jednostką, z uwagi na ograniczenia swojej skuteczności, nie może dać całkowitej pewności, że cele jednostki zostaną osiągnięte. Jednak pomimo tych ograniczeń, za pomocą skutecznego systemu kontroli finansowej można uzyskać rozsądny stopień pewności, że jednostka osiągnie swoje cele.
Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zwane dalej „Standardami”, określają podstawowe wymagania odnoszące się do systemów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Standardy stanowią zbiór wskazówek, które kierownicy jednostek powinni wykorzystać do tworzenia, oceny
i doskonalenia systemów kontroli finansowej w kierowanych przez siebie jednostkach. Celem Standardów jest promowanie wdrażania w jednostkach spójnego i jednolitego modelu kontroli finansowej zgodnego ze współczesnymi standardami i modelami kontroli wewnętrznej, z uwzględnieniem specyficznych zadań, które realizuje dana jednostka
i warunków w jakich funkcjonuje. Standardy przedstawiono w pięciu obszarach odpowiadających pięciu podstawowym elementom systemu kontroli wewnętrznej, tj.:
– środowisko wewnętrzne,
– zarządzanie ryzykiem,
– mechanizmy kontroli,
– informacja i komunikacja,
– monitorowanie i ocena.
Chciałeś więcej, to masz 😀

[andrzejm]

Dzięki za wykład herr profesor a teraz może trochę z praktyki i tylko w tym konkretnym zakresie, bo od ogólników mamy twórców przepisów. Pozdrawiam 😀

[kikcloud]

Praktykę mam, a jakże, ale niestety odpłatnie 😀

[kikcloud]

Przecież masz to wszystko w Standardach (Dz.Urz.MF Nr 7, poz. 58). Tylko czytać
i konstruować listy sprawdzające. Zajrzyj też na stronę MinFinków http://www.mf.gov.pl/index.php?const=7&dzial=290&wysw=4&sub=sub3
tam są Wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych. Ot i cały audyt w tym temacie.
😉

[krecik]

Twój audyt to typowy audyt zgodności. Powtarzając za Tamara muszę stwierdzić ,że to bardzo obszerny temat. Punktem wyjścia bedą istniejące w jednostce w formie pisemnej procedury zaliczane do procedur kontroli finansowej. Robiąc analizę ryzyka do zadania wybierasz obiekty do badania czyli poszczególne zagadnienia omawiane w procedurach. Np.
– prawidłowośc dokonywania zakupów do kwoty 14 tyś euro jeśli jednostka posiada taką procerdurę
– prawidłowość udzielania zamówień publicznych w trybach ustawowych
– obieg i kontrola dokumentów ksiegowych-zgodnie z istniejąca iunstrukcją emisji, obniegu i kontroli…(faktury, listy płac, delegacje, umowy, )
-windykacja należności zgodnie z instrukcja windykacvjną itp.
Większośc potrzebnych dokumentów do audytu to będą dokumenty księgowe, pozostałe uzyskasz z komórek zajmujących się dokonywaniem zakupów, zamówieniami publicznymi, itd. W związku z tym audytem musisz objąć kilka komórek organizacyjnych.
Badasz wybrany proces krok po kroku i stwierdzasz czy jego przebieg zgodny jest z zapisami odpowiedniej instrukcji, czy dokumenty zawieraja wymagane dowody kontroli.
Tak ja to widzę , chociaż audytu o takim zakresie nie robiłam. Elementy takiego audytu miałam przy okazji realizacji poszczególnych zadań ( zakupy, zamówienia publiczne, windykacja, regulacja zobowiązań)
Pozdrawiam!

[andrzejm]

Dziękuję wszystkim za wskazówki i pozdrawiam 😀

[Autor]

Wpisy