Rzeczowy wykaz akt dot. UE

[jadtra]

Czy ktoś ma wprowadzona aktualizację rzeczowego wykazu akt w związku z realizacją projektów UE . Przy dokumentacji jest wymagany inny okres archiwizacji dla wielu dokumentów. Chodzi mi o projekty ZPOR stypendia dla uczniów oraz dla PUP SPO RZL . Proszę o pomoc.

[ewamich20]

należy rozszeryć symbole klasyfikacyjne trzeba pamiętać że ma to być wprowadzone Zarządzeniem kierownika po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe jeśli rozszerzenie nastąpi w klasach I i II rzędu.
Napisz konkretnie o co Ci chodzi.

[jadtra]

dziękuję, że się odezwałać.
Z umów o dofinansowanie projektów unijnycy wynika , ze takie rozszerzenie musi byc. Audytowanej jednoztkie Starostwo i PUP jeszcze tego nie wprowadziły. PUP realizuje już 7-y projekt a Urząd chyba 4 ty. a wcześniej były środki przedakcesyjne. Od nikogo (audytorów )nie udało mi sie uzyskać potwirdzenia , że już taki wykaz rozszerzyli – jak to przebiegało, przykłady rozszerzenia., omówienie jak ksiegowi z tym sobie poradzili w PUP itd.

[ewamich20]

U mnie też tego nie zrobiono. I właśnie wydałam rekomendację że należy to niezwłocznie uczynić. po rozmowie z kierownikiem organizacyjnego doszliśmy do wniosku że wprowadzimy dla każdego wydziału który gromadzi dokumentację UE rozszerzenie w klasie IV (ja to sobie tak wyobrażam) kierownik organizacyjny wystąpi o opinię do archiwum państwowego. Obecnie tak jest znakowana dokumentaqcja że nadaje się jej kategorię archiwalną A. Z taką kategorią przyjęto do archiwum zakładowego. Nikt nie pomyślał wcześniej jakie to rodzi konsekwencje.

[jadtra]

Ja w Urzędzie audyt przeprowadzałam kilka miesięcy temu , a teraz też mam audyt środków UE – pozyskiwanie środków unijnaych . Wg listy wykażę jakie wnioski złożono, co uzyskano, dlaczego kwoty przyznane były niższe , jaka była punktacja i które miejsce przyznano , dlaczego wniosek odpadł itd. . Przeglądając dokumentacje zwrócę uwagę na zapisy na teczkach akt dot. archiwizacji i co dalej ❓ ❓ Nie poczyniono żadnych działąń w tym zakresie tj. nie mam (bo się przed audytem pytałam) żadnego dokumentu, który by potwierdził rozpoczęcie działań w kierunku archiwizacji. zakończonych projektów. Czy prawidłowym będzie napisać pismo do naczelnika z zapytaniem dlaczego dokumentacja nie ma oznakowań dot. archiwizacji. U nas obowiązuje instrukcja kancelaryjna dla organów powiatu. W związku z tym czy powinnam poza audytem powiadomić kierownika – Zarząd Powiatu czy tylko Starostę , że nie zastosowano się do zalecen poprzwedniego audyti ❓ Mam nowe władze i martwię się , a z drugiej strony mam przecież wskazywać te miejsca w systemie, które niestety nie działają . Jak z tego delikatnie wybrnąć ❓ Audyt kończę za 2 tygodnie.

[ewamich20]

Proponuję abyś uwagi dotyczące niedostosowania się od jrwa zawarła w notatce inforamcyjnej jako audyt sprawdzający. Jeżeli już wczesniej przeprowadziłaś audyt ze stosowania instrukcji kancelaryjnej to nie możesz ponownie w tak krótkim czasie audytować. Ja bym potraktowała to jako audyt sprawdzający.

[jadtra]

Poprzedni audyt nie dot. instrukcji kancelaryjnej ale między innymi obejmował procedury, instrukcje oraz przepisy prawa – tj. ich stosowanie itd. przy realizacji zadań ze środków UE. Wtedy zapisałam, ze jeszcze nie wprowadzono rozszerzenia rzeczoewgo wykazu akt dla projektów realizowanych. Wskazałam w zaleceniach, iż dla projektów zakończonych przez beneficjenta takie rozszerzenie winno nastąpić. W zaleceniach przekazanych przez Zarząd stanowisko było takie samo, odpisano, że przyjmują wszyskie zalecenia i się do nich zastosują. Nie zastosowano się bo brak dokumentacji w tym zakresie -„zero” działania. 😈
Jeszcze nie robiłam audytu sprawdzającego bo nie miałam tyle wolengo czasu. W nowym regulaminie zapisałam (sobie 😆 ) że będą musieli mi napisać , jak wdrożyli zalecenia . Tłumaczyłam się zbieraniem materiałów do corocznej oceny ryzyka pod kątem planu.
Ale trzymając się tematu myślę , że będę pisała pismo do Starosty (nowego – ale z praktyką) o braku rozszerzenia rzeczowego wykazu akt. Czy widzisz jeszcze możliwość wybrnięcia z tego ❓

[irenaanna]

Mam podobny problem w starostwie. Audytowani zgadzają się, że należy ustalić zasady archiwizacji i rozszerzyć jrwa dla dokumentacji z projektów UE. Staram się w tym pomóc w ramach czynności doradczych, nie znalazłam jednak dotychczas przykładów praktycznych rozwiązań. Może macie sposób na rozwiązanie problemu?

[jadtra]

U mnie nadal brak aktualizacji w zakresie archiwizacji zakończonych projektów UE. Przekazałam uwagi nowemu Zarządowi i będą działania w tym kierunku tzn. na dziś nie mogę pomóc.
Ale po audycie w PUP dyr. urzędu przekazał na piśmie, że rozpoczął procedurę przygotowawcza dot. poszerzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt o dokumentację związaną z tytułu udziału w Projektach UE dot. EFS SPO RZL (pomoc otrzymał z WUP).

[miszaw]

Ja niedawno zakończyłem audyt przygotowania jednostki do wdrażania funduszy UE. Po audytcie dyrektor wydziału ma zamiar wystąpić o ozszerzenie rzeczowego wykazu akt w następujący sposób:
3 – Budżet, podatki…
30- Planowanie i wykonanie budżetu
309 – Fundusze pomocowe EWG, dofinansowanie zagraniczne i inne docody
3093 – fundusze Phare B-10, Bc
3094 – Projekty realizowane w ramach ZPORR B-10, Bc
Nie jestem do końca przekonany czy ten sposób jest prawidłowy. Prosiłbym o jakieś sugestie.

[jadtra]

Mam pytanie. kazdy ma instrukcję kancelaryjna na podstawie której jest określona procedura rozszerzania jednolitego rzeczowego wykazu akt – dla jakiego organu masz inatrukcję, to wskaże jakie cyfry wprowadzasz w rozszerzeniu (trzeciego, czwartego rzędu ??)

Dodam z doświadczenia jak wprowadzałam audyt – rozszerzenie dzwoniłam do oddziału woj. archiwum państwowego z zapytaniem czy może ktoś robił już takie rozszerzenie i pomogli.
Może w twoim przypadku już ktoś do twojego archiwum wnioskował o takie rozszerzenie, poproś o namiary i będziesz mogła sie skonsultować.
Mam pytanie czy konsultowałaś się z instytucją wdrażającą – w zakresie archiwizacji (czy mają takie rozszerzenia dla siebie zrobione) ??

Resztę odpiszę po konsultacji z PUP .

[irenaanna]

Znalazłam coś w BIPie. Jutro opiszę a teraz idę na zasłużony odpoczynek. Pa.

[irenaanna]

W BIPie znalazłam zarządzenie Starosty Międzychodzkiego Nr OR-0135/5/2006 z dnia 4.10.2006 roku w sprawie rozbudowania jrwa dla organów powiatu, dotyczące Funduszy Pomocowych UE. Moim zdaniem warto skorzystać z tego dokumentu. Pamiętać należy tylko, że Starosta może wprowadzać zmiany jrwa w 3 i 4 rzędzie samodzielnie a Burmistrz musi te zmiany (klasa 3 i 4 rzędu) uzgadniać z Archiwum Państwowym. Starosta uzgadnia z archiwum zmiany w klasach 1 i 2 rzędu.
Irena

[jadtra]

😀 : irenaanna 😀 Dotarłam do wskazanego Zarządzenia , zobaczyłam także 0135/4/2006 to też jest przydatne.

Jesteś niezły detektyw ❗ Pozdrawiam

[irenaanna]

Dziękuję za informacje i również pozdrawiam. Miłego dnia, Irena.

[Autor]

Wpisy