Termin przekazania dokumentów do archiwum

[agulek]

Witam.
Czy waszym zdaniem jednostka może ustalić wewnętrznym zarządzeniem (w procedurze dotyczacej realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych) termin przekazania do archiwum zakładowego ostatecznie załatwionych spraw np. 3 lub 2 lata (spotkałam się z takimi zarządzeniami), podczas gdy Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej… określa termin przekazania dokumentów – 1 rok?
Pracownicy tłumaczą takie rozwiązanie okresem gwarancji na roboty budowlane.

[k-asiek]

Myślę że tak, lepiej dłużej trzymać dokumenty niż krócej.

[terka]

Też uważam że można. W mojej jednostce mamy kilka takich „odstępstw”, np. umowy trzymamy pod ręką długo, ze względu na długie okresy rękojmi. To nie jest sprzeczne z przepisami powszechnie obowiązującymi.

[ela]

myślę, że warto zwrócić uwagę na zapisy art 74 ust. 2 pkt. 4) i pkt 6) ustawy o rachunkowości
pozdrawiam

[jadtra]

Archiwizowanie dokumentacji projektów unijnych rządzi się rónież przepisami – prawami nie objętymi Instrukcją kancelaryjną. Dana umowa może być realizowana np. tylko przez kilka miesięcy i już jest zakończona ostatecznie, ale są takze umowy, których okres realizacji trwa klika lat. Dotyczy to zarówno projektów twardych jak i mienkich.
Należy bardzo dokładnie przeczytać umowę o dofinansowanie gdyż w jej treści są wskazane przepisy , które bedą wskazywać jak należy archiwizować dokumentację projektu.
Musimy to uwzglednić w instrukcji archiwizacyjnej. Nie może się zdarzyć tak aby dowody księgowe będące podstawą wydatków kwalifikowanych miały przypisany okres archiwizacji np. B5 (przechowywać 5 lat od daty zakończenia sprawy), gdyż wymogi unijne wskazuja na kilkunastoletni okres przechowywania takiego dowodu – dla celów kontrolnych itd….

Jezeli nie potrafisz do tego sama dojść to napisz na Forum na pewno ktoś już taki projekt robił i pomoże wskazać przepisy dot. archiwizacji.

[Autor]

Wpisy