wykaz akt raz jeszcze

[kules]

Nareszcie formalnie zaczynam pracę w audycie i od razu mam proste pytanie.
W papierach poprzednika zauważyłem, że były rejestry akt stałych, bieżących oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Wszystkie pisma wychodzące miały numer 0915 (inne kontrole).

Czytając forum zauważyłem, że MSWiA swego czasu zaproponowało numerację 0940,0941 i 0942. Chyba będę musiał w związku z tym zmienić sposób numerowania akt.

Proste pytanie: czy macie wogóle rejestry oddzielne korespondencji przychodzacej i wychodzacej, czy tylko akta stałe i bieżące, a jeśli tak to jakie mają numery?

Pytanie: jaki numer nadalibyście np. waszemu pismu, wysyłanemu do kierowników jednostek z informacją o audycie wewnętrznym (czym jest) i np. z kwestionariuszem dot. funkcjonowania ich jednostek?

wybaczcie takie dziwne pytania, ale jak człowiek wskoczy w ten wir to jest nieźle zakręcony na początku 😀

[kules]

myślałem, że moje pytania są trudne tylko dla mnie 😀 . A tu się okazuje, że nie tylko dla mnie. Napiszcie o korespondencji, jak ona u was wygląda. 🙂

Jestem w trakcie nowelizacji wszystkich aktów: karty (karto-regulaminu), regulaminu starostwa, no a później to i księgi procedur. Nie wiem czy zdążę w tym roku zrobić jakiś audyt (chciałbym), bo muszę jeszcze dwa plany przygotować: na 2006 i 2007.

[dorotab]

cześć. rzeczywiście była już na forum dyskusja co do numeracji rzeczowego wykazu akt dotyczącej audytu. Są to podane przez Ciebie numery, które jednakże nie mogą być wprowadzone ot tak, ale winny, przynajmnie w przypadku jst mieć akceptację Archiwum Państwowego.
Prowadzę poza aktami stałymi i bieżacymi korespondencję powiązaną z numeracją 0716, 0178.
Pismo z informacją o audytcie wysłałabym z numerem właśnie 0716. Natomiast jeżeli chodzi o kwestionariusz dot. funkcjonowania jednostek możnaby zastanowić się nad przyjęciem tezy, iż uzyskane informacje stanowią „inne informacje mogace mieć wpływ na przeprowadzenie audytu i analizę ryzyka” i wysłać z numerem 0940przyjęta dla akt stałych.

[kules]

fajnie Dorota, że piszesz, liczyłem m.in. na twoją odpowiedź, dzięki i mam nadzieję że szybko będę mógł się zrewanżować z dziedzin, które znam od podszewki 😀

[adela]

Wszystko zależy odrodzaju jednostki. Dla gmin i związków międzygminnych, Prezes RM wprowadził rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej (Dz.U. z 1999 r, Nr 112, poz. 1319, ze zmianami). Audyt wewnętrzny ma symbol 094 i dalej według następnego stopnia podziału. Pozdrawiam

[dorotab]

niestety w przypadku powiatów należy wystąpić do Archiwum Państwowego. Z niezdrowej ciekawości przejrzałam instrukcję dla ogranów gmin … i nie znalazłam tam wprost symbolu o którym mówi adela. Może źle szukałam.

[kules]

0716 – to współdziałanie z komórkami własnej jednostki, więc do kierowników jednostek organizacyjnych (np. dyrektorów szkół, albo dps”ów) może bardziej pasuje nr. 0717 – współdziałanie z powiatowymi jednostkami samorządowymi.

0178 – niestety nie znalazłem co to. Moja „kobieca” intuicja mówi mi że mogło chodzić o 0718 ❓ 🙂

Coś za dużo zrobiło by się tych rejestrów. Może lepiej nie drążyć tego nudnego tematu? 😀

[dorotab]

i całkiem słusznie mówi Ci Twoja „kobieca” intuicja.

[kules]

a tak dla zamknięcia tematu to może przydatna będzie dla kogoś informacja, że zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów powiatu:

art.13 ust.7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

i dalej

art.15 Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

tak więc chyba można bez konsultacji z archiwum państwowym nadać numer 094, bo zmieniamy dopiero trzeci rząd.

pa pa

[irenaanna]

Witam! Poruszyłeś temat niby prosty lecz niejeden audytor stracił wiele czasu na jego rozpracowanie. Uważam Twoje ostatnie uwagi za bardzo celne, też doszłam do wniosku iż nie ma wymogu uzgadniania (w powiatach) zmian 3 i 4 rzędu z Arch.Pań. Oprócz symboli tzw. audytowych używam w Starostwie różnych innych symboli do oznaczania spraw, np. do korespondencji z Min.Fin. – 0715 Współdziałanie z innymi urzędami, 0716 Współdziałanie z komórkami własnej jednostki – w sprawach nie dotyczących audytu (m.in. zebranie pracowników, aktualizacja BIP, realizacja akcji „Przejrzysta Polska” itd.). Zdarzają się też sytuacje kiedy należy użyć np. 0312 Zabezpieczenie eksploatacji systemów itd. – w zależności od rodzaju sprawy. Myślę też, że zasady dotyczące prowadzenia akt audytu ustalone szczegółowo w procedurach AW zatwierdzonych przez kierownika jednostki (chyba w tym wypadku to jest Starosta) w formie zarządzenia wewnętrznego wystarczy aby uznać iż został spełniony warunek określony w par.16 i par. 20 Instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu. W ten sposób można pogodzić wymogi rozporządzenia metodologiczego AW z rozporządzeniem w spr. instrukcji kancelaryjnej.
W każdym razie chodzi głównie o to aby sobie pracę ułatwiać a nie komplikować z powodu braku spójności przepisów. Pozdrawiam wszystkich którzy sobie jeszcze łamią głowę nad sprawą.

[Autor]

Wpisy