Zadanie audytowe – zakupy

[mrox]

Zakupy, zamówienia publiczne, w tym: działalność komisji przetargowych, procedury zamówień, zgodność zakresu dostaw z udzielonym zamówieniem, zawieranie i realizacja umów.

Proszę o sugestie dotyczące powyższego tematu

[tomeks]

1. Planowanie – czy zdecydowano się w jednostce opracowywanie rocznych planów. Jeśli tak jak ma się plan do planu finansowego jednostki.
2. Czy stworzono odpowiednie struktury, które w odpowiednim czasie (tj. z odpowiednim wyprzedzeniem) informują o końcu umowy (czasowym, wartościowym).
3. Pkt 1 i 2 i jeszcze dodatkowych informacje powinny doprowadzić do wniosku, czy zamówienia są płynne. Czy są martwe okresy, gdzie na dany asortyment nie było aktualnej umowy.
4. Regulamin zamówień publicznych – czy jest aktualny, praktyczny itp. itd. 😀 Czy stworzone odpowiednie obowiązki dotyczące jego przeglądu i aktualizacji (np. raz w roku).
5. Struktura przetargów. Zobacz co było w przetargu ograniczonym, co w nieograniczonym, a co w pozostałych trybach. Te ostatnie mają zastosowanie po spełnieniu przesłanek wymienionych w ustawie. Kto decyduje o wyborze trybu.
6. Powoływanie komisji. Czy są każdorazowo powoływane. Czy skład komisji daje gwarancję bezstronnego wyboru najkorzystniejszej oferty.
7. SIWZ – tryb opracowywanie. Kto jest odpowiedzialny, czy opiniowane przez prawników.
8. Ogłoszenia (termin i miejsce) – czy zgodnie z ustawą.
9. Wnioski przetargowe z poszczególnych komórek organizacyjnych – najlepiej rozpisać sobie jako proces.
10. Kryteria jakościowe – kto decyduje, czy są opiniowane.
11. Ocena ofert – warto zrobić jakieś testy
ciekawe kwiatki wychodzą.
12. Potwierdzanie na fakturach – zgodność z umową (testy).
13. Oczywiste omyłki – sposób ich poprawiania, kto, kiedy, czy następuje odpowiednie powiadomienie wykonawcy;
14. Czy zdarzyły się przypadki rażąco niskich cen, jak postępuje się w takich przypadkach, kto odpowiada za postępowanie, kto ocenia wyjaśnienia;
15. Uzupełnianie dokumentów – w jaki sposób, kto nadzoruje powyższy proces;
16. Wykluczenie oferenta – czy jest wystarczająca podstawa, w jaki sposób dokonuje się wykluczenia i w jaki sposób zawiadamia się o tym;
17. Rejestrowanie ofert.
18. Umowy i aneksy do umów:
• Sprawdzić czy jest rejestr umów i czy do niego utworzono;
• Czy występuje zgodności treści umów z ogłoszeniami;
• Czy umowy są odpowiednio dekretowane i podpisywane:
To tak na szybko 👿

[terka]

To ja dorzucę jeszcze w zakresie zabezpieczenia interesów zamawiającego:
czy w umowach są zawarte postanowienia dotyczące nienależytego wykonania umowy (w tym kary umowne),
czy są postanowienia dotyczące odbioru przedmiotu umowy – sposób dokumentowania (protokolarnie)
czy w umowach są wskazane osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją umowy (po stronie zamawiającego).

Używam terminu Zamawiajacy, ale takie zapisy, w mojej ocenie – powinny się znaleźć w umowach niezaleźnie od wartości zamówienia (tj. także w umowach zawieranych na dostawy, usługi i roboty bodowlane o wartości nieprzekraczajacej równowartości 14.000)

[Autor]

Wpisy