Zatwierdzanie dokumentów księgowych
Home › Forum › Sektory › Służba zdrowia › Zatwierdzanie dokumentów księgowych
- This topic has 18 odpowiedzi, 6 odpowiedzi, and was last updated 15 years, 8 months temu by szarob.
-
AutorWpisy
-
17 lipca, 2008 o 10:24 am #11660helpyrUczestnik
Sprawdzam dokumenty księgowe – podpisy zatwierdzające do księgowania – na niektórych dokumentach jest tylko podpis bez pieczątki.Zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów wymagany jest tylko podpis. (Pomimo tego prawie na wszystkich jest podpis i pieczęć dyrektora i głównego księgowego).Problem jest w tym, że wzory podpisów ww osób są inne niż na dokumentach ( na dokumencie jest parafka a we wzorze imię i nazwisko).
Myślę, że tam gdzie jest pieczęć i parafka to nie ma błędu, natomiast sama parafka nie jest wystarczająca. Nie wiem czy akceptować parafki, czy wystąpić o zmianę wzoru podpisów. Bardzo proszę o pomoc.17 lipca, 2008 o 9:57 pm #11672szarobUczestnikMyślę, że najlepiej i najszybciej sprawę załatwią odpowiednie karty wzorów podpisów. Tak jak mówisz. Ja po kilku kontrolach i traceniu czasu na wyjaśnienia, uważam, że najprościej ująć to właśnie we wzorach. Zabezpieczasz się wtedy też sytuacją, którą masz – brak pieczątki. Sprawę załatwia się w parę minut, a nie parę godzin 🙂
18 lipca, 2008 o 8:27 am #11675helpyrUczestnikDziękuję bardzo.
18 lipca, 2008 o 2:13 pm #11677heronomUczestnikKażdy dokument księgowy powinien przejść tekze ocenę merytoryczną i formalno -rachunkową. Warto jest sprawdzić czy faktycznie tak jest, czy są pieczątki potwierdzające ocenę, daty, podpisy upoważnionych osób. U mnie w jednostce są również wzory podpisów umieszczone w odpowiedniej instrukcji, ale bardzo często oceny dokonywały, osoby które nie były do niej upoważnione, wzory podpisów były nieakutalne. A tak wogóle to należało by przepytać prcowników ze znajomości wewnętrznych przepisów dotyczacych sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów. Ogólnie nikt do tych przepisów nie zagląda, a czasami wogóle paracownicy nie wiedzą, że coś takiego istnieje..:smile:
18 lipca, 2008 o 2:34 pm #11678helpyrUczestnikSprawdzałam te kontrole też. Na części dokumentów ich brakuje. Te które są, są prawidłowe i zgodne z upoważnieniami.Zastanawiam się czy poza ustawą o finansach ( art 45 p.3 )pisze jeszcze o konieczności tych kontroli ( formalno – rachunkowej, merytorycznej, księgowego i dyrektora oraz tryb w jakim dokonano zakupu).
Czy wystarczy jak oprę się o instrukcję obiegu i kontroli dokumentów w tej kwestii? Dzięki za informacje.19 lipca, 2008 o 2:34 pm #11683szarobUczestnikW ust. o rachunk. jest mowa o sprawdzeniu i sposobie ujęcia w księgach, czyli dekretacji. Myślę, że regulacje wewn. (jeśli są :smile:) oraz ustawa o fin. publ. to wystarczający argument. A co do nieaktualnych kart wzorów, to przeważnie są one załącznikami do Zarządzeń Dyrektora, prawda? I nikt nie chce się bawić w częste zmienianie tego. Dotyczy to szczeg. osób do kontroli merytorycznej. Można pomyśleć o innym ujęciu takich „zmiennych” rzeczy. Np. Lista osób upoważnionych wraz ze wzorami podpisów znajduje się w księgowości. Aktualizacji dokonuje Główny Księgowy i zatwierdza Dyrektor. Nie robimy tego jako integralna część Zarządzenia i aktualizujemy w razie potrzeby (w praktyce czytaj: w momencie kontroli :smile:). Zaznaczam, że nie musi się to każdemu podobać, ale życie …
19 lipca, 2008 o 2:56 pm #11684helpyrUczestnikDzięki, dobra rada.
24 lipca, 2008 o 8:58 am #11693mirUczestnikW mojej jednostce jest Księga wzorów podpisów- wersja czytelna i skrócona. Każda komórka organizacyjna ma swoją stronę. Księgę stworzona w porozumieniu z Kierownikami komórek, podlega aktualizacji w Sekcji Kadr – co kwartał, w komórkach co namniej raz w roku. Aktualizacja następuje w formie aneksów.
Zgodnie z Księgą uaktualniony spis osób upoważnionych do podpisu dokumentów otrzymuje oprócz Sekcji Finansowej, także Sekcja Zaopatrzenia i Zamówień Publicznych, Sekcja Majątkowa , Inwentaryzacji. Apteka ( w zakresie receptariuszy leków)
W sytuacji niezgodności Panie Księgowe od razu wyjaśniają i często wycofują źle opisane dokumenty.
O dobrych przykładach warto, także pisać. Miłego dnia.24 lipca, 2008 o 1:35 pm #11697helpyrUczestnikDziekuję, pozdrawiam.
24 lipca, 2008 o 9:32 pm #11709szarobUczestnikCześć Mir 🙂 W jaki sposób została wprowadzona ta księga? Jestem pod wrażeniem! Naprawdę ludzie pamiętają o tym, żeby zaktualizować taką księgę? Ile komórek organizacyjnych jest w niej uwzględnionych? Acha. O co chodzi z aktualizacją: tą kwartalną i roczną?
Przepraszam Cię za tyle pytań, ale to naprawdę ciekawe. I masz rację oczywiście, że trzeba właśnie o takich rzeczach pisać. Pozdrawiam Was serdecznie 🙂25 lipca, 2008 o 2:42 pm #11736mirUczestnikWitam Księgę wprowadzono zarządzeniem. Każda komórka ma swoją kartę gdzie wpisana jest struktura Pion- nazwa komórki; nastepnie jest tabela – nr pracownika, nazwisko imię, stanowisko, forma zatrudnienia, podpis czytelny i skrócony.
Oprócz tabel sporządzony jest spis ogólny zawierający nazwisko imię pracownika, stanowisko, komórkę. Wykaz jest aktualizowany okresowo przez Kadry i naprawdę nie mamy z tym problemów. Pozdrowienia.25 lipca, 2008 o 10:46 pm #11742szarobUczestnikTo niezłe w sumie. Oni widzą o ruchach kadrowych. A jeżeli tego pilnują, to macie sprawę załatwioną.
Ale jedna rzecz. Księga wprowdzona jest Zarządzeniem. Księga jest jako załącznik? Chodzi mi o to, jak to jest ujęte w Zarządzeniu. Mówiłaś, że aneksuje się księgę. Nie wiem czy dobrze zrozumiałem? A Zarządzeń się nie aneksuje, tylko zmienia kolejnym Zarządzeniem.27 lipca, 2008 o 3:39 pm #11786mirUczestnikNie zmieniamy treści zarządzenia tylko jego poszczególne elementy zawarte w tabelach załączników, z zaznaczeniem daty i przyczynę zmiany.
31 lipca, 2008 o 7:48 am #11797szarobUczestnikTak. Tylko u nas kontrole zakwestionowały taki sposób dokonywania zmian w Zarządzeniach (w tym jego elementów). Żadne aneksy i tym podobne. I w sumie mają rację. Każdy akt zmieniasz aktem równorzędnym. Stąd mój pomysł na to, żeby takie rzeczy nie były integralną częścią Zarządzeń, przy jednoczesnym dookreśleniu sposobu dokonywania zmian i zatwierdzania i ich kontroli. I do tego sposobu ujęcia nikt się jeszcze nie przyczepił. Funkcjonuje zatem elastyczny mechanizm kontroli, w którym zarówno przedmiot, jak i podmiot odpowiedzialny za to jest dokładnie określony.
Osobiście uważam, że sposób rozwiązania takich problemów zależy głównie od kultury organizacji, w tym odpowiedzialności niektórych osób i łatwości konunikacji pomiędzy kilkoma komórkami organizacyjnymi.31 lipca, 2008 o 10:55 am #11821zwkatUczestnikWitam! Przepraszam, ze się podepne pod temat, ale pilnie potrzebuję pomocy. Otóż zastepujaca dyrektora osoba wreczyła mi dzis standardy kontroli finansowej w jsfp (zal. do komunikatu 13 MF) z poleceniem „opracowania standardów dla naszej jednostki” 😯 Według mnie te standardy to wytyczne do procedur kontroli (art. 47 ust 3 uofp), a samych standardow sie na nowo nie opracowuje. Po drugie audytor chyba nie jest najwłasciwsza osobą do tego, natomiast do kontroli owszem (standard 29). Co o tym sądzicie? Kto w waszych jednostkach to robił? Bardzo prosze o odpowiedzi. Pozdrawiam.
-
AutorWpisy
- Musisz się zalogować by odpowiedzieć w tym temacie.