piątek, 25 września, 2020

Zatwierdzanie dokumentów księgowych

Home Forum Sektory Służba zdrowia Zatwierdzanie dokumentów księgowych

Oglądasz 15 wpisów - 1 z 15 (wszystkich: 19)
  • Autor
    Wpisy
  • #11660
    helpyr
    Uczestnik

    Sprawdzam dokumenty księgowe – podpisy zatwierdzające do księgowania – na niektórych dokumentach jest tylko podpis bez pieczątki.Zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów wymagany jest tylko podpis. (Pomimo tego prawie na wszystkich jest podpis i pieczęć dyrektora i głównego księgowego).Problem jest w tym, że wzory podpisów ww osób są inne niż na dokumentach ( na dokumencie jest parafka a we wzorze imię i nazwisko).
    Myślę, że tam gdzie jest pieczęć i parafka to nie ma błędu, natomiast sama parafka nie jest wystarczająca. Nie wiem czy akceptować parafki, czy wystąpić o zmianę wzoru podpisów. Bardzo proszę o pomoc.

    #11672
    szarob
    Uczestnik

    Myślę, że najlepiej i najszybciej sprawę załatwią odpowiednie karty wzorów podpisów. Tak jak mówisz. Ja po kilku kontrolach i traceniu czasu na wyjaśnienia, uważam, że najprościej ująć to właśnie we wzorach. Zabezpieczasz się wtedy też sytuacją, którą masz – brak pieczątki. Sprawę załatwia się w parę minut, a nie parę godzin 🙂

    #11675
    helpyr
    Uczestnik

    Dziękuję bardzo.

    #11677
    heronom
    Uczestnik

    Każdy dokument księgowy powinien przejść tekze ocenę merytoryczną i formalno -rachunkową. Warto jest sprawdzić czy faktycznie tak jest, czy są pieczątki potwierdzające ocenę, daty, podpisy upoważnionych osób. U mnie w jednostce są również wzory podpisów umieszczone w odpowiedniej instrukcji, ale bardzo często oceny dokonywały, osoby które nie były do niej upoważnione, wzory podpisów były nieakutalne. A tak wogóle to należało by przepytać prcowników ze znajomości wewnętrznych przepisów dotyczacych sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów. Ogólnie nikt do tych przepisów nie zagląda, a czasami wogóle paracownicy nie wiedzą, że coś takiego istnieje..:smile:

    #11678
    helpyr
    Uczestnik

    Sprawdzałam te kontrole też. Na części dokumentów ich brakuje. Te które są, są prawidłowe i zgodne z upoważnieniami.Zastanawiam się czy poza ustawą o finansach ( art 45 p.3 )pisze jeszcze o konieczności tych kontroli ( formalno – rachunkowej, merytorycznej, księgowego i dyrektora oraz tryb w jakim dokonano zakupu).
    Czy wystarczy jak oprę się o instrukcję obiegu i kontroli dokumentów w tej kwestii? Dzięki za informacje.

    #11683
    szarob
    Uczestnik

    W ust. o rachunk. jest mowa o sprawdzeniu i sposobie ujęcia w księgach, czyli dekretacji. Myślę, że regulacje wewn. (jeśli są :smile:) oraz ustawa o fin. publ. to wystarczający argument. A co do nieaktualnych kart wzorów, to przeważnie są one załącznikami do Zarządzeń Dyrektora, prawda? I nikt nie chce się bawić w częste zmienianie tego. Dotyczy to szczeg. osób do kontroli merytorycznej. Można pomyśleć o innym ujęciu takich „zmiennych” rzeczy. Np. Lista osób upoważnionych wraz ze wzorami podpisów znajduje się w księgowości. Aktualizacji dokonuje Główny Księgowy i zatwierdza Dyrektor. Nie robimy tego jako integralna część Zarządzenia i aktualizujemy w razie potrzeby (w praktyce czytaj: w momencie kontroli :smile:). Zaznaczam, że nie musi się to każdemu podobać, ale życie …

    #11684
    helpyr
    Uczestnik

    Dzięki, dobra rada.

    #11693
    mir
    Uczestnik

    W mojej jednostce jest Księga wzorów podpisów- wersja czytelna i skrócona. Każda komórka organizacyjna ma swoją stronę. Księgę stworzona w porozumieniu z Kierownikami komórek, podlega aktualizacji w Sekcji Kadr – co kwartał, w komórkach co namniej raz w roku. Aktualizacja następuje w formie aneksów.
    Zgodnie z Księgą uaktualniony spis osób upoważnionych do podpisu dokumentów otrzymuje oprócz Sekcji Finansowej, także Sekcja Zaopatrzenia i Zamówień Publicznych, Sekcja Majątkowa , Inwentaryzacji. Apteka ( w zakresie receptariuszy leków)
    W sytuacji niezgodności Panie Księgowe od razu wyjaśniają i często wycofują źle opisane dokumenty.
    O dobrych przykładach warto, także pisać. Miłego dnia.

    #11697
    helpyr
    Uczestnik

    Dziekuję, pozdrawiam.

    #11709
    szarob
    Uczestnik

    Cześć Mir 🙂 W jaki sposób została wprowadzona ta księga? Jestem pod wrażeniem! Naprawdę ludzie pamiętają o tym, żeby zaktualizować taką księgę? Ile komórek organizacyjnych jest w niej uwzględnionych? Acha. O co chodzi z aktualizacją: tą kwartalną i roczną?
    Przepraszam Cię za tyle pytań, ale to naprawdę ciekawe. I masz rację oczywiście, że trzeba właśnie o takich rzeczach pisać. Pozdrawiam Was serdecznie 🙂

    #11736
    mir
    Uczestnik

    Witam Księgę wprowadzono zarządzeniem. Każda komórka ma swoją kartę gdzie wpisana jest struktura Pion- nazwa komórki; nastepnie jest tabela – nr pracownika, nazwisko imię, stanowisko, forma zatrudnienia, podpis czytelny i skrócony.
    Oprócz tabel sporządzony jest spis ogólny zawierający nazwisko imię pracownika, stanowisko, komórkę. Wykaz jest aktualizowany okresowo przez Kadry i naprawdę nie mamy z tym problemów. Pozdrowienia.

    #11742
    szarob
    Uczestnik

    To niezłe w sumie. Oni widzą o ruchach kadrowych. A jeżeli tego pilnują, to macie sprawę załatwioną.
    Ale jedna rzecz. Księga wprowdzona jest Zarządzeniem. Księga jest jako załącznik? Chodzi mi o to, jak to jest ujęte w Zarządzeniu. Mówiłaś, że aneksuje się księgę. Nie wiem czy dobrze zrozumiałem? A Zarządzeń się nie aneksuje, tylko zmienia kolejnym Zarządzeniem.

    #11786
    mir
    Uczestnik

    Nie zmieniamy treści zarządzenia tylko jego poszczególne elementy zawarte w tabelach załączników, z zaznaczeniem daty i przyczynę zmiany.

    #11797
    szarob
    Uczestnik

    Tak. Tylko u nas kontrole zakwestionowały taki sposób dokonywania zmian w Zarządzeniach (w tym jego elementów). Żadne aneksy i tym podobne. I w sumie mają rację. Każdy akt zmieniasz aktem równorzędnym. Stąd mój pomysł na to, żeby takie rzeczy nie były integralną częścią Zarządzeń, przy jednoczesnym dookreśleniu sposobu dokonywania zmian i zatwierdzania i ich kontroli. I do tego sposobu ujęcia nikt się jeszcze nie przyczepił. Funkcjonuje zatem elastyczny mechanizm kontroli, w którym zarówno przedmiot, jak i podmiot odpowiedzialny za to jest dokładnie określony.
    Osobiście uważam, że sposób rozwiązania takich problemów zależy głównie od kultury organizacji, w tym odpowiedzialności niektórych osób i łatwości konunikacji pomiędzy kilkoma komórkami organizacyjnymi.

    #11821
    zwkat
    Uczestnik

    Witam! Przepraszam, ze się podepne pod temat, ale pilnie potrzebuję pomocy. Otóż zastepujaca dyrektora osoba wreczyła mi dzis standardy kontroli finansowej w jsfp (zal. do komunikatu 13 MF) z poleceniem „opracowania standardów dla naszej jednostki” 😯 Według mnie te standardy to wytyczne do procedur kontroli (art. 47 ust 3 uofp), a samych standardow sie na nowo nie opracowuje. Po drugie audytor chyba nie jest najwłasciwsza osobą do tego, natomiast do kontroli owszem (standard 29). Co o tym sądzicie? Kto w waszych jednostkach to robił? Bardzo prosze o odpowiedzi. Pozdrawiam.

Oglądasz 15 wpisów - 1 z 15 (wszystkich: 19)
  • Musisz się zalogować by odpowiedzieć w tym temacie.