wtorek, 19 października, 2021

Kwestionariusz samooceny

 


A. Środowisko systemu kontroli finansowej















































Standardy kontroli finansowej


Charakterystyka standardu


Szczegółowe wymagania standardu


* Proszę o dostarczenie odpowiedzi jako załącznika


Tak(T)


Nie(N)


Uwagi:

Uczciwość i wartości etyczne

1. Pracowników charakteryzuje odpowiedni poziom osobistej i zawodowej uczciwości.


 


2. Kierownik jednostki wspiera i promuje wartości etyczne.


 


3. Kierownictwo i pracownicy są pozytywnie nastawieni do kf i wspierają ją.


1. Czy wprowadzono kodeks etyczny ?


 


 


1. Czy w jednostce panuje klimat akceptacji dla wartości etycznych ?


 


1. Czy najwyższe kierownictwo: – demonstruje poparcie dla systemu kf, organizuje na ten temat szkolenia, narady ?- egzekwuje przestrzeganie procedur kf przez kierowników komórek i innych pracowników ? stosuje godziwe i wyważone środki i sposoby motywowania pracowników ?

     
Kompetencje zawodowe pracowników

1. Pracownicy legitymują się wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem, pozwalającymi na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.


2. Kierownik jednostki zapewnia pracownikom niezbędne szkolenia.


 


 


 


3. W jednostce prowadzone są okresowe oceny pracowników dotyczące wykonywania przez nich zadań wynikających z zakresu ich obowiązków


4. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.


1. Czy pracownicy jednostki posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonywania zadań?


 


 


1. Czy został sporządzony odpowiedni plan szkoleń?
2. Czy każdemu pracownikowi udziela się niezbędnych porad i wskazówek przy wykonywaniu zadań?


 


 


 


1.Czy zostały wprowadzone procedury i zasady dokonywania ocen pracowników ?
2. Jakie rozwiązania w tym zakresie przyjęto ? *


 


1. Czy zostały wprowadzone procedury i zasady dotyczące zatrudniania pracowników ?
2. Czy proces rekrutacji jest jawny, stosuje się jednolite zasady selekcji kandydatów ?
3. Czy dokonuje się sprawdzenia i potwierdzenia podstawowych informacji o kandydatach ?

     
Struktura organizacyjna

1. Struktura organizacyjna jest adekwatna do wielkości i charakteru jej działalności


 


 


2. Zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy są określone w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny.


1. Czy struktura organizacyjna ułatwia przepływ informacji?
2. Czy zmiany nie następują zbyt często?
3. Czy o zmianach poinformowani są wszyscy pracownicy ?
4. Czy kierownik jednostki okresowo ocenia strukturę organizacyjną i podejmuje działania w celu dostosowania jej do zmieniających się warunków?


1. Czy został określony w formie pisemnej:
– podział kompetencji (uprawnień i odpowiedzialności) najwyższego kierownictwa ?
– zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych a także zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności ich kierowników (np. regulamin organizacyjny) ?
– zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności pozostałych pracowników ?
2. Czy w jednostce jest zatrudniona odpowiednia liczba pracowników, w tym na stanowiskach związanych z nadzorem ?.

     
Identyfikacja zadań wrażliwych Kierownik jednostki powinien zidentyfikować zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie podatni na szkodliwe wpływy dla gospodarki finansowej oraz powinien ustanowić odpowiednie środki zaradcze mające ograniczyć możliwość występowania szkodliwych wpływów. Czy zostały sporządzone w formie pisemnej:
a) zestawienie zadań wrażliwych, czyli takich, przy których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej ?
b) procedury służące realizacji środków zaradczychoraz zapoznano z nimi pracowników realizujących zadania wrażliwe i ich przełożonych ?
     
Powierzenie uprawnień Powierzone obowiązki i uprawnienia są adekwatne do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka. Przyjęcie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest potwierdzane przez pracownika podpisem.

1. Czy powierzenie uprawnień lub obowiązków dokonywane jest w drodze pisemnej ? (np. w formie upoważnienia czy pełnomocnictwa).


2. Czy w jednostce prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw ?.


3. Czy powierzenie obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu w zakresie gospodarki finansowej, rachunkowości i kf zostało precyzyjnie określone a przyjęcie ich zostało potwierdzone podpisem głównego księgowego ?


4. Czy każdy pracownik jest świadomy swoich uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wykonywanej pracy oraz obowiązków związanych z kf ?

     


 


B. Zarządzanie ryzykiem

































Standardy kontroli finansowej


Charakterystyka standardu


Szczegółowe wymagania standardu


* Proszę o dostarczenie odpowiedzi jako załącznika


Tak(T)


Nie(N)


Uwagi:

Monitorowanie realizacji zadań

1. Najwyższe kierownictwo ustaliło realistycznie ogólne cele jednostki oraz cele szczegółowe dla poszczególnych komórek organizacyjnych.


 


 


 


 


 


 


 


 


 


2. Przyjęcie rocznego planu pracy jednostki zawierającego poszczególne cele i zadania, komórki odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby.


3. Osoby odpowiedzialne za osiągnięcie celów monitorują stopień ich realizacji za pomocą mierzalnych wskaźników, mierników względnie sprecyzowanych kryteriów.


1. Czy najwyższe kierownictwo ustaliło i przedstawiło w formie pisemnej realistycznie ogólne cele jednostki co najmniej na bieżący rok i przejmuje odpowiedzialność za ich osiągnięcie ?,


w szczególności czy:


– cele są jasne i zgodne z zadaniami określonymi przez przepisy prawa i statut ?,
– liczba celów jest niewielka, a terminy ich realizacji zostały określone ?,
– wszyscy pracownicy je znają i rozumieją ? .


2. Czy ustalone zostały realistyczne cele szczegółowe dla poszczególnych komórek organizacyjnych ?,


w szczególności czy:
– cele są spójne, adekwatne do posiadanych zasobów ?,
– ustalono osoby odpowiedzialne za ich realizację ?,
– ustalono mierzalne wskaźniki, mierniki i kryteria oceny realizacji poszczególnych celów jednostki ?
– dokonuje się okresowego przeglądu celów i weryfikacji ich aktualności ?.


Czy zapewniono zasoby osobowe, finansowe i rzeczowe niezbędne jednostkom oraz komórkom organizacyjnym odpowiedzialnym za realizację celów i zadań cząstkowych wynikających z planu pracy jednostki ?.


1. Czy Kierownik, jednostki regularnie otrzymuje i analizuje raporty lub sprawozdania zawierające informacje o stopniu realizacji poszczególnych zadań cząstkowych ?.


2.Czy w zależności od poziomu ryzyka związanego z realizacją poszczególnych celów podejmuje działania w celu zaradzenia zidentyfikowanym zagrożeniom w realizacji zadań ?.

Identyfikacja ryzyka Systematyczne, nie rzadziej niż raz w roku, dokonywanie identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka dotyczącego funkcjonowania jak i poszczególnych programów, projektów i zadań. Ponawianie identyfikacji ryzyka przy każdej zmianie warunków.

1. Czy Kierownik jednostki zapewnia przeprowadzanie systematycznej identyfikacji ryzyka ?,


w szczególności czy:


a) metoda identyfikacji jest spójna w całej jednostce, a sposób w jaki dokonuje się identyfikacji ryzyka jest zakomunikowany właściwym pracownikom ?,
b) identyfikacja prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku ?,
c) w razie istotnej zmiany celów jednostki lub warunków, w jakich funkcjonuje, identyfikacja ryzyka jest ponawiana ?,
d) proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany ?,
e) w procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen, kontroli itp. ?


2. Czy identyfikuje się zarówno ryzyko dotyczące całej jednostki, jak i ryzyko odnoszące się do każdego istotnego obszaru jej działalności, programu czy projektu ? [Na identyfikowane ryzyka mają wpływ czynniki ryzyka o charakterze zewnętrznym, wewnętrznym, finansowym, wynikające z prowadzonej działalności (operacyjnym), związane z zarządzaniem itd.]

Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych Systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie ryzyka w celu określenia możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Określenie akceptowanego poziomu ryzyka, a także działań, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do poziomu akceptowanego.

1. Czy analiza ryzyka obejmuje:
– oszacowanie prawdopodobieństwa jego wystąpienia ?,
– oszacowanie wpływu (znaczenia) ryzyka ?,
– określenie istotności każdego ryzyka ?,
– ustalenia kryteriów oceny istotności (np. ustalenia skali ryzyka) ?.


2. Czy został wyznaczony akceptowalny poziom ryzyka.


3.Czy zostały zaplanowane i wdrożone odpowiednie działania w stosunku do każdego zidentyfikowanego ryzyka, które nie może być przez jednostkę zaakceptowane ?,


w szczególności czy:


a) zarządzający określił rodzaj reakcji w stosunku do danego ryzyka (np. przeniesienie, tolerowanie, działanie, wycofanie się) i odpowiednie działania w stosunku do każdego ryzyka zgodnie z ustalonym rodzajem reakcji ?,
b) kierownik jednostki monitoruje proces zarządzania ryzykiem w jednostce ?.


4.Dla każdego ryzyka został ustalony „właściciel”, czyli osoba odpowiedzialna za zarządzanie tym ryzykiem ?,


w szczególności czy:


– „własność” danego ryzyka , stosownie do jego istotności, została określona na odpowiednim szczeblu zarządzania ?,
– odpowiedzialność za zarządzanie kluczowym ryzykiem została przypisana najwyższemu kierownictwu ?.


5.Czy w jednostce funkcjonują mechanizmy przewidywania, identyfikacji i reagowania na rutynowe istotne zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka i z których wynikają ryzyka rozpatrywane na odpowiednio wysokim szczeblu zarządzania ?,


6. Jeśli tak, to jakie są to mechanizmy.? *


 


C. Informacja i kominikacja

































Standardy kontroli finansowej


Charakterystyka standardu


Szczegółowe wymagania standardu


* Proszę o dostarczenie odpowiedzi jako załącznika


Tak(T)


Nie(N)


Uwagi:

Bieżąca informacja Kierownictwo oraz pracownicy otrzymują, w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje potrzebne im do wypełniania obowiązków, w szczególności wynikających z przyjętego systemu kontroli finansowej.

1. Czy najwyższemu kierownictwu przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów jednostki ?,


w szczególności czy:


a) informacje wewnętrzne istotne dla osiągnięcia celów jednostki, zwłaszcza celów krytycznych, są identyfikowane i regularnie przekazywane kierownictwu ?,
b) informacje zewnętrzne istotne, związane z nowymi przepisami prawa, lub innymi regulacjami, zmianami politycznymi i ekonomicznymi, są zbierane i przekazywane kierownictwu ?.


2. Czy kierownicy na każdym szczeblu zarządzania oraz pracownicy otrzymują we właściwej formie i czasie odpowiednie i rzetelne informacje potrzebne im do wypełniania obowiązków w szczególności wynikających z przyjętego systemu kf ?,


w szczególności czy:


a) informacje otrzymywane przez kierownictwo i pracowników są odpowiednie, tzn. zakres otrzymywanych informacji jest adekwatny do zadań tych osób i podejmowanych przez nich decyzji ?,
b) informacje otrzymywane przez kierownictwo i pracowników są: aktualne, rzetelne, kompletne i w odpowiednim stopniu szczegółowości ?,
c) kierownictwo na bieżąco monitoruje jakość zebranych, przetwarzanych, przechowywanych i przekazywanych informacji za pomocą takich kryteriów jak: przydatność treści, terminowość, dokładność, dostępność ?.

Efektywny system komunikacji wewnętrznej Są zapewnione skuteczne mechanizmy (sposoby) przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej.

1. Czy Kierownik jednostki zapewnia mechanizmy łatwego przepływu informacji zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym ?


2. Czy w jednostce zapewniono kanały komunikacji dla przekazywania informacji o potencjalnych nieprawidłowościach ?, w szczególności czy:


a) pracownicy mają zapewnioną możliwość komunikacji z osobą na wyższym poziomie zarządzania nie tylko przez bezpośredniego przełożonego ?,
b) przełożeni przejawiają chęć wysłuchania pracowników ?
c) pracownicy są przeświadczeni, że w przypadku informacji o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur kf, nie spotka ich żadne negatywne traktowanie ?.


3. Czy Kierownik jednostki na bieżąco informuje kierowników komórek organizacyjnych o stanie realizacji zadań, ryzykach, większych inicjatywach i innych ważniejszych zdarzeniach ?.


4. Czy system komunikacji wewnętrznej gwarantuje, że każdy pracownik rozumie cele systemu kf, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie ?.

Komunikacja zewnętrzna. Zapewnienie efektywnego system komunikacji z zewnętrznymi podmiotami.

 Czy Kierownik jednostki zapewnia funkcjonowanie efektywnego systemu komunikacji z zewnętrznymi podmiotami, które mogą mieć znaczący wpływ na osiąganie celów przez jednostkę ?,


w szczególności czy:


a) funkcjonują otwarte i efektywne kanały komunikacji z klientami, dostawcami, ekspertami, organami kontroli ?,
b) w jednostce funkcjonują formalne zasady kontaktów pracowników jednostki z przedstawicielami podmiotów zewnętrznych; każdy pracownik zna i rozumie te zasady oraz wie, czy i w jakim zakresie może takie kontakty utrzymywać ?,
c) informacje przekazywane przez podmioty zewnętrzne są kierowane na odpowiedni szczebel zarządzania ?.
d) system informacyjny jest monitorowany ?.


D. Mechanizmy kontroli finansowej




































































Standardy kontroli finansowej


Charakterystyka standardu


Szczegółowe wymagania standardu


* Proszę o dostarczenie odpowiedzi jako załącznika


Tak(T)


Nie(N)


Uwagi:

Dokumentacja systemu kontroli finansowej System kontroli finansowej jest rzetelnie dokumentowany i na bieżąco aktualizowany.

Czy system kf jednostki, w tym procedury, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków jest rzetelnie dokumentowany i dokumentacja ta jest łatwo dostępna dla wszystkich pracowników, którym jest niezbędna ?,


w szczególności czy:


a) jest prowadzona w formie pisemnej ?,
b) zawiera także opis systemów informatycznych, systemów przetwarzania danych oraz ogólnych i specyficznych kontroli aplikacji związanych z tymi systemami ?,
c) wyznaczono komórkę organizacyjną, która gromadzi akty wewnętrzne regulujące funkcjonowanie jednostki?, jest łatwo dostępna w celu badania przez audytorów wewnętrznych, zewnętrznych czy kontrolerów ?.

Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finanso-wych i gospoda-rczych. Wszystkie operacje, są rzetelnie i bezzwłocznie dokumentowane, rejestrowane, oraz prawidłowo klasyfikowane

Czy wszystkie operacje, są rzetelnie i bezzwłocznie dokumentowane, rejestrowane, oraz prawidłowo klasyfikowane ?,


w szczególności czy:


a) dokumentacja operacji jest pełna ?,
b) w jednostce prowadzony jest rejestr umów, zleceń, zamówień itp.?,
c) dokumenty te są odpowiednio chronione i dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby ?,
d) w jednostce przechowuje się pełną dokumentację dotyczącą naboru pracowników i postępowań o udzielenie zamówień publicznych ?,
e) transakcje i zdarzenia są właściwie klasyfikowane i bezzwłocznie rejestrowane ?,
f) klasyfikacja operacji finansowych i gospodarczych spełnia wymogi przepisów o rachunkowości ?

Zatwierdzanie operacji finansowych Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze są zatwierdzane przed ich realizacją oraz wykonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.

1.Czy Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają (autoryzują) wszelkie operacje gospodarcze i finansowe przed ich realizacją ?,


w szczególności czy:


a) zatwierdzaniu podlegają wszelkie wydatki przed ich dokonaniem oraz wszelkie zobowiązania przed ich zaciągnięciem ?,
b) zatwierdzaniu podlega także rozpoczęcie operacji mogącej skutkować zaciągnięciem zobowiązania lub dokonaniem wydatku ?,
c) upoważnienie do zatwierdzania operacji udzielone pracownikowi przez kierownika jednostki zawiera szczegółowy zakres i warunki zatwierdzania operacji przez tego pracownika ?,
d) zakres i warunki udzielonych pracownikom upoważnień do zatwierdzania operacji są zgodne z wytycznymi zarządzających ?,
e) udzielenie pracownikom upoważnienia do zatwierdzania operacji zostało w jednostce wyraźnie zakomunikowane ?.


2. Czy czynności związane z realizacją operacji finansowej lub gospodarczej są wykonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione ?.

Podział obowiązków

● Kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych są rozdzielane pomiędzy różne osoby.


● Prowadzenie i aktualizacja wykazu obowiązków które powinny podlegać rozdzieleniu.


Czy kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielane pomiędzy różne osoby ?,


w szczególności czy:


a) każdą operację finansową lub gospodarczą prowadzą w miarę możliwości co najmniej dwie osoby ?,
b) jeśli nie jest możliwe pełne wprowadzenie podziału obowiązków , zapewnione są inne mechanizmy kontroli, np. rotacja pracowników ścisły nadzór, kontrola ex post, zapewnienie corocznego korzystania z urlopu przez pracowników, ograniczone delegowanie uprawnień do zatwierdzania operacji ?,
c) wprowadzono podział funkcji i obowiązków w zarządzaniu i dostępie do systemów informatycznych, baz danych i aplikacji ?.


Czy sporządzono zestawienie obowiązków, które muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników , z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego określonych w przepisach prawa ?.

Nadzór Wykonywanie nadzoru w ramach hierarchii służbowej w celu zapewnienia, realizacji zadań zgodnie z przyjętymi procedurami.

Czy prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, w zakresie zadań związanych z kontrolą finansową ?,


w szczególności czy:


a) przełożeni w jasny sposób komunikują podległym pracownikom zakres ich obowiązków i odpowiedzialności (na piśmie) ?,
b) przełożeni udzielają pracownikom praktycznych porad i wskazówek dotyczących wykonywanej przez nich pracy ?,
c) przełożeni systematycznie dokonują przeglądu wyników i postępów pracy w koniecznym zakresie,
d) przełożeni akceptują (w kluczowych punktach) i zatwierdzają wyniki pracy (projekty, dokumenty), w koniecznym zakresie ?,
e) przełożeni przez nadzór, zapewniają że pracownicy stosują się do procedur i zasad obowiązujących w jednostce ?,
f) w drodze nadzoru wykrywa się i eliminuje błędy, nieporozumienia i nieprawidłową praktykę oraz zapobiega ich powtarzaniu ?.

Rejestrowanie odstępstw Uzasadnianie, dokumentowanie i zatwierdzanie wszystkich przypadków w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności odstąpiono od obowiązujących procedur, instrukcji i czy wytycznych.

1. Czy wszystkie przypadki, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności odstąpiono od procedur, instrukcji lub wytycznych dotyczących kontroli finansowej , są uzasadniane, dokumentowane, i zatwierdzane przez kierownika jednostki lub upoważnionego pracownika ?.


2. Czy w systemie kf istnieją odpowiednie postanowienia dotyczące sposobu postępowania w sytuacjach wyjątkowych; zapewnia się odpowiednie mechanizmy mające na celu zachowanie ciągłości operacji w każdym czasie i okolicznościach ?.

Ciągłość działania Zapewnienie mechanizmów mających na celu utrzymanie ciągłości działania, a w szczególności wykonywanie operacji finansowych i gospodarczych w każdym czasie i w każdych okolicznościach.

1.Czy zapewnia się odpowiednie mechanizmy mające na celu zachowanie ciągłości operacji finansowych i gospodarczych w każdym czasie i okolicznościach ?,


w szczególności czy:


a) zidentyfikowano pracowników , którzy z uwagi na swoją szczególną wiedzę, doświadczenie lub umiejętności posiadają kluczowe znaczenie w działalności jednostki, określono i wdrożono odpowiednie środki zaradcze ?,
b) urlopy są odpowiednio planowane i corocznie wykorzystywane; nie dopuszcza się do zaległości ?,
c) ustalone zostały zastępstwa pracowników w czasie ich nieobecności ?,
d) opracowano plan działalności jednostki w przypadku nadzwyczajnych okoliczności; plan został zakomunikowany wszystkim pracownikom ?.


2.Czy zapewnione są odpowiednie mechanizmy w celu utrzymania ciągłości działania systemów informatycznych, baz danych i aplikacji,


w szczególności czy:


a) opracowano plan bezpieczeństwa informatycznego; plan jest okresowo aktualizowany ?,
b) opracowano plan awaryjny na wypadek poważnych zaburzeń i przerw w poprawnym działaniu sprzętu, sieci, baz danych i aplikacji, plan jest okresowo testowany i jeśli to konieczne poprawiany ?,
c) zaplanowano i wdrożono odpowiednie środki zaradcze na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych, np. sporządzanie kopii awaryjnych, przechowywanie kopii poza siedzibą jednostki, szkolenie pracowników ?.

Ograniczenie dostępu do zasobów Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych mają wyłącznie osoby upoważnione i odpowiedzialne za właściwe wykonywanie i ochronę zasobów, okresowe porównywanie stanu rzeczywistego zasobów z ich stanem ewidencyjnym.

1.Czy w jednostce wprowadzono odpowiednie środki ograniczenia i kontroli dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz środki ich ochrony ?,


w szczególności czy:


a) dostęp osób spoza jednostki do siedziby i innych obiektów jest ograniczony i kontrolowany ?,
b) dostęp pracowników do siedziby, obiektów i pomieszczeń poza godzinami pracy jest ograniczony i kontrolowany ?,
c) pomieszczenia o istotnym znaczeniu (np. kasa, magazyn, serwerownia, kancelaria tajna, archiwum) są odpowiednio chronione za pomocą zabezpieczeń technicznych, a dostęp do nich kontrolowany i ograniczony tylko do uprawnionych pracowników ?,
d) system ograniczenia dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz ich ochrony jest okresowo oceniany i ulepszany ?,
e) w budynkach, obiektach i pomieszczeniach wprowadzono zabezpieczenia przeciwpożarowe, systemy alarmowe ?.


2.Czy w jednostce funkcjonują odpowiednie mechanizmy w celu zapewnienia ochrony zasobów materialnych i ich właściwego wykorzystania ?,


w szczególności czy:


a) zostały wprowadzone i zakomunikowane wszystkim pracownikom zasady i procedury dotyczące gospodarki zasobami jednostki, ich właściwego wykorzystania i ochrony ?,
b) została wprowadzona instrukcja określająca zasady przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce ?,
c) pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności:
   – za mienie ogólnodostępne ?,
   – za mienie im powierzone ?,
   – za inne zasoby powierzone ochronie, np. dokumenty, druki, pieczęcie ?,
d) zostały zapewnione odpowiednie środki organizacyjne i techniczne umożliwiające pracownikom zabezpieczenie powierzonego mienia ?,
e) interesy jednostki w związku z powierzeniem pracownikom mienia do osobistego używania, np. telefonów komórkowych, przenośnych komputerów, samochodów służbowych i innych urządzeń , zostały w odpowiedni sposób zabezpieczone ?,
f) powierzenie pracownikom mienia do zwrotu lub wyliczenia się nastąpiło w drodze pisemnej i było prawidłowe ?,
g) składniki majątku trwałego są odpowiednio oznakowane ?,
h) prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w księgach i innych rejestrach a różnice są wyjaśniane ?;


1. Zasoby jednostki o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej, są odpowiednio chronione a dostęp do nich jest ograniczony do uprawnionych osób i kontrolowany ?,


w szczególności czy:


a. wprowadzono zasady i procedury ochrony zasobów o szczególnym znaczeniu dla gospodarki finansowej jednostki ?,
b. zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za środki gotówkowe, czeki, weksle, gwarancje bankowe, karty wzorów podpisów, pieczęcie, faksymilki, druki ścisłego zarachowania itp. ?,
c. zostały zapewnione odpowiednie środki ochrony, w tym zabezpieczenia techniczne ?,
d. odpowiedzialność materialna za ww. zasoby została przekazana odpowiednim pracownikom; przekazanie odpowiedzialności nastąpiło formie pisemnej i w prawidłowy sposób ?.
e. dostęp do dokumentów rachunkowych mają tylko osoby upoważnione; zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ich ochronę oraz wprowadzono odpowiednie środki ochrony ?,
f. dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem ?, g. dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem ?, h. pozostałe posiadane dokumenty (np. umowy) są odpowiednio przechowywane i chronione, wyznaczone są osoby odpowiedzialne za ich ochronę ?.


2. Czy dostęp do zasobów informatycznych jednostki mają wyłącznie uprawnione osoby ?,


w szczególności czy:


a. wprowadzono zasady i procedury ochrony zasobów informatycznych jednostki ?,
b. wprowadzono odpowiednie środki ograni-czenia do zasobów informatycznych (do sieci, komputerów, serwerów, baz danych, oprogramowania systemowego, aplikacji itp.) ?,
c. środki ograniczenia dostępu obejmują zabezpieczenia fizyczne odpowiednich pomieszczeń (np. serwerownie) jak również zabezpieczenia sprzętowe, systemowe, programowe ?,
d. wprowadzono fizyczne i informatyczne środki kontroli, zapobiegania i wykrywania nieuprawnionego dostępu do zasobów informatycznych, w szczególności do sieci, systemów informatycznych, urządzeń, aplikacji, baz danych ?,
e. dostęp do zasobów informatycznych mają tylko pracownicy posiadający odpowiednie umiejętności oraz po odpowiednim przeszkoleniu w zakresie tych zasobów ?,
f. wejścia do systemów informatycznych są monitorowane, widoczne naruszenia są badane i podejmowane są odpowiednie działania zapobiegawcze oraz dyscyplinarne ?.


E. Ocena i audyt wewnętrzny


























Standardy kontroli finansowej


Charakterystyka standardu


Szczegółowe wymagania standardu


* Proszę o dostarczenie odpowiedzi jako załącznika


Tak(T)


Nie(N)


Uwagi:

Ocena systemu kontroli finansowej Monitorowanie skuteczności systemu kontroli wewnętrznej oraz bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

1. Czy wprowadzono zasadę ciągłej bieżącej oceny przyjętego systemu kontroli i jego poszczególnych elementów, w ramach swoich obowiązków, przez kierownictwo jednostki, jak i pracowników ?.


2.Czy Kierownik jednostki stale ocenia funkcjonowanie systemu kontroli finansowej i jego elementów, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane ?,


w szczególności czy:


a) zidentyfikowano procesy krytyczne w działalności jednostki, niedoskonałości w systemie kf, które w pierwszej kolejności powinny być poddane przeglądowi i ocenie ?; opracowano plan oceny systemu kontroli dla tych procesów ?,
b) analizuje się wszelkie uwagi kierowane przez organy nadzorujące lub kontrolne mogące wskazywać na niedoskonałości systemu kf ?.


3. Czy spotkania z pracownikami są źródłem informacji zwrotnej dla zarządzających, czy kf jest skuteczna ?.


w szczególności czy:


a) informacje te wykorzystywane są przez kierownictwo w celu identyfikacji wad lub niedoskonałości systemu kf ?,
b) w uzasadnionych przypadkach podejmowane są odpowiednie działania ?
c) kierownictwo zachęca pracowników do identyfikowania słabości w systemie kf i zgłaszania ich do przełożonych ?.

Audyt wewnętrzny Badanie i niezależna, obiektywna ocena systemu kontroli, jego elementów składowych, oraz wykonywanie czynności o charakterze zapewniającym i doradczym przez audytora wewnętrznego w celu zapewnienia kierownictwu racjonalnej informacji, iż mechanizmy kontroli wewnętrznej funkcjonują prawidłowo i zabezpieczają realizację założonych celów.

1.Czy prowadzona jest obiektywna i niezależna ocena systemu kontroli finansowej i jego elementów przez audytora wewnętrznego, w szczególności czy audyt wewnętrzny prowadzi się na podstawie rocznego planu audytu na podstawie analizy ryzyka ?,


2. Czy w jednostce funkcjonują odpowiednie mechanizmy w celu zapewnienia szybkiej reakcji na wnioski wynikające z przeprowadzonego audytu wewnętrznego ?,


w szczególności czy:


a) Kierownik jednostki i kierownicy audytowanych komórek w krótkim czasie zapoznają się i analizują wyniki audytu wewnętrznego ?,
b) Kierownik jednostki i kierownicy audytowanych komórek określają właściwe działania w odpowiedzi na wyniki i zalecenia audytu ?,
c) najwyższe kierownictwo jest regularnie informowane o stanie wdrożenia działań wynikających z rekomendacji audytu wewnętrznego ?.


 


Objaśnienie użytych znaków, skrótów i pojęć


























X

Dla pytań zamkniętych oznacza odpowiedź tak lub nie

X

Dla pytań otwartych oznacza, że nie udziela się odpowiedzi tak/nie
Standardy kontroli finansowej Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiące załącznik do Komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r.
Jednostka
Kierownik Jednostki
kf Kontrola finansowa
Sygn. Odwołanie się do innego dokumentu roboczego o wskazanej sygnaturze

PAWhttp://www.audyt.net
Portal zawierający praktyczne informacje dla audytorów wewnętrznych, a także narzędzia i wzorce dokumentów audytowych oraz informacje o szkoleniach, artykułach prasowych i książkach o tematyce audytorskiej.

1 KOMENTARZ

Comments are closed.

Najpopularniejsze

Specjalista ds. marketingu (usługi audytorskie) w Kancelarii Audytorskiej

Kancelaria Audytorska EXPERIO poszukuje kandydatów na stanowisko: Specjalista ds. marketingu (usługi audytorskie) w Kancelarii Audytorskiej

NIK o dotowaniu zadań zleconych samorządom

Ocena systemu dotowania zadań zleconych samorządom jest zróżnicowana i zależy od charakteru udzielonych dotacji. W całym systemie dotacyjnym najwięcej udzielano dotacji o charakterze transferowym - i ich przekazywanie...

III Kongres GRC 2017

III Kongres GRC 2017 Governance Risk Compliance Audyt wewnętrzny, Cyberbezpieczeństwo,  18-19 października, Warszawa   Najważniejsze wydarzenie w zakresie Governance Risk Compliance w Polsce, najlepsze doświadczenie, wybitni eksperci. PBSG, SDPK i...

Fraud Specialist –EMEA

Citi Service Center Poland poszukuje kandydatów na stanowisko: Fraud Specialist –EMEA Location: Warszawa 17022067 The role reports to Head of International Wholesale Cards Fraud Risk Management and is...

Najnowsze komentarze