1. Zasady rachunkowości.
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje w/w dokumentację. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasadę (politykę) rachunkowości, jednostka może stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez uprawniony w myśl ustawy Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego może stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
2. Sposoby inwentaryzacji
Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Termin i częstotliwość w/w inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: 1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, 2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat, 3) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.
3. Elementy ksiąg rachunkowych (chyba raczej jakie zbiory tworzą księgi rachunkowe)
Art. 13. 1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze, 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5)wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputero-wych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Dziennik jest jednym z podstawowych elementów kr brak dziennika jest niezależnie od formy prowadzenia kr, jest istotnym naruszeniem UR uniemożliwiającym uznanie ich za prawidłowe. Dziennik jest urządzeniem służącym do chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Nie oznacza to, iż jednostki mają obowiązek dokonywać zapisów dzień po dniu. Wystarcza rejestrowanie w dzienniku dowodów księgowych wg daty ich wpływu i przygotowania z zastrzeżeniem, iż muszą dotyczyć danego okresu sprawozdawczego. W dzienniku należy ujmować jedynie dowody księgowe sprawdzone i zatwierdzone. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Oznacza to przenoszenie sum narastająco do przeniesienia na stronę następną dziennika w sposób ciągły i podanie sumy łącznej na stronie ostatniej. Zgodnie z ustawą nie ma obowiązku comiesięcznego drukowania dziennika lub przenoszenia go na inny trwały nośnik. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia wg ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu kr przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Księga główna składa się z kont, na których dokonuje się ujęcia operacji gospodarczych wyłącznie wartościowo w ujęciu systematycznym, tj. wg kryterium podobnej treści. Zapisy dokonywane na kontach księgi głównej muszą uprzednio być ujęte w dzienniku z oznaczeniem pozycji, pod którą figurują w dzienniku. Przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu z zachowaniem kolejności chronologicznej. Księgi pomocnicze służą do uszczegółowienia zapisów na kontach syntetycznych w ujęciu systematycznym. Na kontach ksiąg pomocniczych można ujmować operacje gospodarcze w mierniku ilościowo-wartościowym lub ilościowym. Jednym z elementów ksiąg rachunkowych jest zestawienie obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Zestawienie to spełnia istotną funkcję kontrolną i informacyjną. Obroty tego zestawienia powinny dowodzić zgodności z obrotami dziennika za te same okresy. Jest ono również dowodem na przestrzeganie przez jednostkę zasady ciągłości. Jednostka ma obowiązek sporządzania zestawienia obrotów i sald przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Przez pojęcie inwentarz należy rozumieć wykaz aktywów i pasywów sporządzony na określony moment potwierdzony przeprowadzoną inwentaryzacją. Wykaz taki sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych. W jednostkach, które prowadzą księgi rachunkowe, rolę inwentarza spełniają zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego (nie miesiąca) należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątku obrotowego (art. 17 ustawy o rachunkowości)
Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu różnych metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Jedną z tych metod jest ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych. (Prowadzona w księgach pomocniczych)
5. Poprawianie błędów w księgach rachunkowych
Sprawdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca 2) przez wprowadzenie do kr dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia kr przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w pkt. 2. Dowody korygujące dla zachowania zasady sprawdzalności i przejrzystości powinny być właściwie opisane-wskazywać błędne zapisy podlegające korekcie oraz przyczynę korekty. Korygować powinno się zapisy w całości wprowadzając zapisy prawidłowe. Korekt dokonywać można po zamknięciu miesiąca, jak również w każdym następnym okresie sprawozdawczym. Przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera jedynym prawidłowym sposobem poprawiania błędów w zapisach księgowych jest wprowadzanie do ksiąg zapisów korygujących: storno czarne lub czerwone. W takich przypadkach zapisy na dokumencie stornowanym jak i stornującym powinny być tak udokumentowane, aby można było ustalić wzajemne powiązania pomiędzy nimi.
DODATKOWO
1. Kiedy się nie wystawia dowodów zastępczych?
Art. 20 ust. o rachunkowości pkt 4 W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów Ľródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych , których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
2. Korekta dowodów księgowych.
Art. 22 ust. o rachunkowości Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach Ľródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosowanym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdy m z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Art. 24. 1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. 4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, 2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. 5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: 1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie póĽniej niż do 85 dnia po dniu bilansowym, 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Zasady rachunkowości
a. Jasnego i rzetelnego obrazu b. Przewagi treści nad formą c. Istotności d. Ciągłości e. Kontynuacji działania f. memoriału g. współmierności (przychodów i związanych z nimi kosztów) h. ostrożnej wyceny (W szczególności w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić: 1. rezerwy na znane jednostce ryzyko (straty), 2. wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne, 3. wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne, 4. zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów. i. Indywidualnej wyceny (wartość poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie)
Wycena bilansowa (art. 28 ust. 1 uor) aktywów i pasywów
Aktywa lub pasywa Wycena Wartości niematerialne Cena nabycia lub koszt wytworzenia, lub wartość przeszacowa- i prawne na, z zachowaniem zasady ostrożności, czyli pomniejszone (A) o odpisy umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości Środki trwałe Cena nabycia, koszt wytworzenia lub wartość przeszacowana (A) (po aktualizacji wyceny środków trwałych), z zachowaniem zasady ostrożności, czyli pomniejszone o odpisy amortyzacyj- ne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości Środki trwałe Ogół kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich w budowie nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytu- (A) łu trwałej utraty wartości Udziały i akcje Cena nabycia (lub wartość rynkowa) pomniejszona o odpisy zaliczane do z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej aktywów trwałych Inwestycje krótkoter- Wartość niższa z dwóch: cena (wartość) rynkowa lub cena na- minowe bycia albo też w wartości godziwej (A) Dłużne papiery Aktualna cena sprzedaży wartościowe Udzielone pożyczki Kwota wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności Należności (w tym: Kwota wymaganej zapłaty, pomniejszona o ewentualne odpisy długoterminowe) korygujące wartość należności (A) Zapasy Cena nabycia, cena zakupu, koszty wytworzenia nie wyższe od (A) cen sprzedaży netto Inwestycje krótkoter – Cena nabycia lub wartość rynkowa, zależnie od tego, która minowe z nich jest niższa (A) Środki pieniężne Wartość nominalna; wyrażone w walutach obcych środki (A) pieniężne wycenia się po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ustalonym przez NBP Kapitały (fundusze) Wysokość zgodna z umową spółki oraz z wpisem do rejestru własne handlowego, według wartości nominalnej wynikającej z ksiąg (P) rachunkowych Zobowiązania. Kwota wymagająca zapłaty lub wartości godziwej kredyty bankowe (P) Aktywa wyrażone Kurs kupna stosowany przez bank, z którego usług korzysta w walutach obcych jednostka, nie niższy jednak od kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP Pasywa wyrażone Kurs sprzedaży stosowany przez bank z którego usług korzysta w walutach obcych jednostka, nie niższy jednak od kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP Rezerwy w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości Pozostałe aktywa wartość nominalna i pasywa
Inwentaryzacja –pojęcie, zakres terminy, tryb przeprowadzania rozliczanie różnic
Księgi rachunkowe muszą być rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne. Uznaje się je za rzetelne gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Taki cel ma inwentaryzacja. Poprzez inwentaryzację przeprowadza się porównanie danych zawartych w księgach ze stanami rzeczywistymi określonymi w trakcie „liczenia” składników majątku, przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym. Terminy: 1) na ostatni dzień każdego roku obrotowego dokonuje się inwentaryzacji: – aktywów pieniężnych z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych , środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie- w drodze spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rach. – aktywów finansowych- zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów –drogą otrzymania od banków i kontrahentów potwierdzeń – środków trwałych do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych- jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnień z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe- droga porównania danych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników Wymieniona wyżej inwentaryzacje przeprowadza się przy likwidacji, zakończenia działalności
Terminy i częstotliwość wyżej uważa się za dotrzymane jeżeli inwentaryzację
1) składników aktywów – z wyjątkiem w /w rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończono do 15 dnia następnego roku 2) zapasów materiałów towarów, produktów gotowych półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach, objętych ewidencją ilościowo – wartościową przeprowadzono raz w ciągu 2 lat 3) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenia strzeżonym- przeprowadzono raz a w ciągu 4 lat Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rach. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem faktycznym a wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego na który przypadał termin inwentaryzacji .
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, 3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje w/w dokumentację. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasadę (politykę) rachunkowości, jednostka może stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez uprawniony w myśl ustawy Komitet Standardów Rachunkowości. W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego może stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
2. Sposoby inwentaryzacji
Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację: 1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Termin i częstotliwość w/w inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: 1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, 2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat, 3) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.
3. Elementy ksiąg rachunkowych (chyba raczej jakie zbiory tworzą księgi rachunkowe)
Art. 13. 1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze, 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5)wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputero-wych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Dziennik jest jednym z podstawowych elementów kr brak dziennika jest niezależnie od formy prowadzenia kr, jest istotnym naruszeniem UR uniemożliwiającym uznanie ich za prawidłowe. Dziennik jest urządzeniem służącym do chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Nie oznacza to, iż jednostki mają obowiązek dokonywać zapisów dzień po dniu. Wystarcza rejestrowanie w dzienniku dowodów księgowych wg daty ich wpływu i przygotowania z zastrzeżeniem, iż muszą dotyczyć danego okresu sprawozdawczego. W dzienniku należy ujmować jedynie dowody księgowe sprawdzone i zatwierdzone. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Oznacza to przenoszenie sum narastająco do przeniesienia na stronę następną dziennika w sposób ciągły i podanie sumy łącznej na stronie ostatniej. Zgodnie z ustawą nie ma obowiązku comiesięcznego drukowania dziennika lub przenoszenia go na inny trwały nośnik. Jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia wg ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy. Przy prowadzeniu kr przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Księga główna składa się z kont, na których dokonuje się ujęcia operacji gospodarczych wyłącznie wartościowo w ujęciu systematycznym, tj. wg kryterium podobnej treści. Zapisy dokonywane na kontach księgi głównej muszą uprzednio być ujęte w dzienniku z oznaczeniem pozycji, pod którą figurują w dzienniku. Przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu z zachowaniem kolejności chronologicznej. Księgi pomocnicze służą do uszczegółowienia zapisów na kontach syntetycznych w ujęciu systematycznym. Na kontach ksiąg pomocniczych można ujmować operacje gospodarcze w mierniku ilościowo-wartościowym lub ilościowym. Jednym z elementów ksiąg rachunkowych jest zestawienie obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Zestawienie to spełnia istotną funkcję kontrolną i informacyjną. Obroty tego zestawienia powinny dowodzić zgodności z obrotami dziennika za te same okresy. Jest ono również dowodem na przestrzeganie przez jednostkę zasady ciągłości. Jednostka ma obowiązek sporządzania zestawienia obrotów i sald przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Przez pojęcie inwentarz należy rozumieć wykaz aktywów i pasywów sporządzony na określony moment potwierdzony przeprowadzoną inwentaryzacją. Wykaz taki sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych. W jednostkach, które prowadzą księgi rachunkowe, rolę inwentarza spełniają zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego (nie miesiąca) należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4. Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątku obrotowego (art. 17 ustawy o rachunkowości)
Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu różnych metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Jedną z tych metod jest ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych. (Prowadzona w księgach pomocniczych)
5. Poprawianie błędów w księgach rachunkowych
Sprawdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca 2) przez wprowadzenie do kr dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia kr przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w pkt. 2. Dowody korygujące dla zachowania zasady sprawdzalności i przejrzystości powinny być właściwie opisane-wskazywać błędne zapisy podlegające korekcie oraz przyczynę korekty. Korygować powinno się zapisy w całości wprowadzając zapisy prawidłowe. Korekt dokonywać można po zamknięciu miesiąca, jak również w każdym następnym okresie sprawozdawczym. Przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera jedynym prawidłowym sposobem poprawiania błędów w zapisach księgowych jest wprowadzanie do ksiąg zapisów korygujących: storno czarne lub czerwone. W takich przypadkach zapisy na dokumencie stornowanym jak i stornującym powinny być tak udokumentowane, aby można było ustalić wzajemne powiązania pomiędzy nimi.
DODATKOWO
1. Kiedy się nie wystawia dowodów zastępczych?
Art. 20 ust. o rachunkowości pkt 4 W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów Ľródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych , których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
2. Korekta dowodów księgowych.
Art. 22 ust. o rachunkowości Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach Ľródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosowanym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdy m z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Art. 24. 1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. 4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, 2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. 5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: 1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy – nie póĽniej niż do 85 dnia po dniu bilansowym, 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Zasady rachunkowości
a. Jasnego i rzetelnego obrazu b. Przewagi treści nad formą c. Istotności d. Ciągłości e. Kontynuacji działania f. memoriału g. współmierności (przychodów i związanych z nimi kosztów) h. ostrożnej wyceny (W szczególności w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić: 1. rezerwy na znane jednostce ryzyko (straty), 2. wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne, 3. wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne, 4. zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów. i. Indywidualnej wyceny (wartość poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie)
Wycena bilansowa (art. 28 ust. 1 uor) aktywów i pasywów
Aktywa lub pasywa Wycena Wartości niematerialne Cena nabycia lub koszt wytworzenia, lub wartość przeszacowa- i prawne na, z zachowaniem zasady ostrożności, czyli pomniejszone (A) o odpisy umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości Środki trwałe Cena nabycia, koszt wytworzenia lub wartość przeszacowana (A) (po aktualizacji wyceny środków trwałych), z zachowaniem zasady ostrożności, czyli pomniejszone o odpisy amortyzacyj- ne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości Środki trwałe Ogół kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich w budowie nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytu- (A) łu trwałej utraty wartości Udziały i akcje Cena nabycia (lub wartość rynkowa) pomniejszona o odpisy zaliczane do z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej aktywów trwałych Inwestycje krótkoter- Wartość niższa z dwóch: cena (wartość) rynkowa lub cena na- minowe bycia albo też w wartości godziwej (A) Dłużne papiery Aktualna cena sprzedaży wartościowe Udzielone pożyczki Kwota wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności Należności (w tym: Kwota wymaganej zapłaty, pomniejszona o ewentualne odpisy długoterminowe) korygujące wartość należności (A) Zapasy Cena nabycia, cena zakupu, koszty wytworzenia nie wyższe od (A) cen sprzedaży netto Inwestycje krótkoter – Cena nabycia lub wartość rynkowa, zależnie od tego, która minowe z nich jest niższa (A) Środki pieniężne Wartość nominalna; wyrażone w walutach obcych środki (A) pieniężne wycenia się po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ustalonym przez NBP Kapitały (fundusze) Wysokość zgodna z umową spółki oraz z wpisem do rejestru własne handlowego, według wartości nominalnej wynikającej z ksiąg (P) rachunkowych Zobowiązania. Kwota wymagająca zapłaty lub wartości godziwej kredyty bankowe (P) Aktywa wyrażone Kurs kupna stosowany przez bank, z którego usług korzysta w walutach obcych jednostka, nie niższy jednak od kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP Pasywa wyrażone Kurs sprzedaży stosowany przez bank z którego usług korzysta w walutach obcych jednostka, nie niższy jednak od kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez NBP Rezerwy w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości Pozostałe aktywa wartość nominalna i pasywa
Inwentaryzacja –pojęcie, zakres terminy, tryb przeprowadzania rozliczanie różnic
Księgi rachunkowe muszą być rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne. Uznaje się je za rzetelne gdy dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Taki cel ma inwentaryzacja. Poprzez inwentaryzację przeprowadza się porównanie danych zawartych w księgach ze stanami rzeczywistymi określonymi w trakcie „liczenia” składników majątku, przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym. Terminy: 1) na ostatni dzień każdego roku obrotowego dokonuje się inwentaryzacji: – aktywów pieniężnych z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych , środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie- w drodze spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rach. – aktywów finansowych- zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów –drogą otrzymania od banków i kontrahentów potwierdzeń – środków trwałych do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych- jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnień z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe- droga porównania danych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników Wymieniona wyżej inwentaryzacje przeprowadza się przy likwidacji, zakończenia działalności
Terminy i częstotliwość wyżej uważa się za dotrzymane jeżeli inwentaryzację
1) składników aktywów – z wyjątkiem w /w rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończono do 15 dnia następnego roku 2) zapasów materiałów towarów, produktów gotowych półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach, objętych ewidencją ilościowo – wartościową przeprowadzono raz w ciągu 2 lat 3) środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenia strzeżonym- przeprowadzono raz a w ciągu 4 lat Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rach. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice pomiędzy stanem faktycznym a wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego na który przypadał termin inwentaryzacji .
Dziękujemy za przesłane materiały!
Wszelkie materiały, które mogą być pomocne innym audytorom prosimy przesyłać na adres e-mail paw@audyt.net
Pozdrawiam
(-) PAW
—
PAW