Wytyczne instytucji zarządzającej Regionalnym Programem Województwa Mazowieckiego (RPO WM) w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach RPO WM.
Dokument obowiązuje od: 13.10.2015
Dokument ma na celu przedstawienie głównych założeń systemu kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.
W dokumencie określone zostały podstawy prawne procesów kontroli, zadania poszczególnych instytucji odpowiedzialnych za kontrolę, ogólne zasady systemu kontroli, zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli systemowej oraz tryb kontroli na dokumentach i na miejscu realizacji projektów.
W dokumencie określono m.in. dobór dodatkowych procesów do kontroli systemowej, a mianowicie:
Kontrola na poziomie Programu jest wykonywana przez IZ RPO WM (KO F II), zgodnie z Rocznym Planem Kontroli na dany rok obrachunkowy zatwierdzanym przez IK UP.
Ponadto IZ RPO WM, w przypadku stosowania metodyki doboru procesów do kontroli systemowej może rozszerzyć zakres każdej kontroli o kontrolę dodatkowych procesów.
Dodatkowe procesy mogą zostać wybrane na 5 sposobów:
1) wybór procesów w kolejności od najbardziej ryzykownego, spośród nie objętych kontrolą na zasadach ogólnych;
2) wybór losowy procesów, spośród nie objętych kontrolą na zasadach ogólnych – w przypadku, gdy kontrolujący posiada możliwość wygenerowania liczb losowych oraz gdy istnieje kompletna i dokładna lista elementów populacji, a elementy są kolejno ponumerowane lub istnieje możliwość ich ponumerowania. Wybór z zastosowaniem liczb losowych polega na:
a) nadaniu kolejnych numerów elementom populacji – procesom (od 1 do n, gdzie n – numer ostatniego z elementów), chyba, że wszystkie elementy są już kolejno ponumerowane,
b) wygenerowaniu losowych liczb naturalnych z przedziału odpowiadającego numeracji elementów populacji (od 1 do n), np. z wykorzystaniem programu Excel,
c) wyborze kolejnych elementów populacji odpowiadających wygenerowanym liczbom losowym, aż do momentu, kiedy suma wartości wybranych elementów osiągnie próg całkowitej wartości populacji (próg określany doraźnie w zależności od założeń kontroli);
3) wybór na podstawie osądu profesjonalnego – polega na doborze procesów z uwzględnieniem dotychczasowych doświadczeń zespołu kontrolującego pozwalających przypuszczać, że dany proces obarczony jest szczególnym ryzykiem wystąpienia nieprawidłowości lub poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli – wymaga uzasadnienia w informacji pokontrolnej;
4) proces wskazany przez Dyrektora KO (decyzja może być poprzedzona prośbą o opinię skierowaną do Dyrektora RF i uwzględniać ew. oczekiwania Sejmiku, Zarządu Województwa Mazowieckiego, Marszałka, Skarbnika, Dyrektora Urzędu, organów ścigania, organów kontroli lub innych upoważnionych podmiotów). Dyrektor KO powinien kierować się w szczególności wiedzą dotyczącą ilości i rodzajów uchybień i nieprawidłowości stwierdzonych podczas wcześniejszych kontroli systemowych przeprowadzanych przez IZ RPO WM, innych kontroli zewnętrznych, audytów wewnętrznych i zewnętrznych oraz kontroli projektów przeprowadzanych przez IP;
5) wybór przypadkowy – wybór z zastosowaniem liczb losowych jest metodą preferowaną. Wybór przypadkowy powinien być przeprowadzony wyłącznie w przypadku braku możliwości przeprowadzenia wyboru z zastosowaniem liczb losowych. Wybór przypadkowy polega na losowaniu kolejnych elementów populacji nie kierując się żadną charakterystyką elementów, aż do osiągnięcia w próbce założonego progu.
O wyborze sposobu typowania dodatkowych procesów (przed rozpoczęciem kontroli lub w jej trakcie) spośród możliwości wskazanych w punktach 1-3 i 5 decyduje kierownik zespołu kontrolującego, który pisemnie uzasadnia konieczność rozszerzenia zakresu kontroli (w szczególności, w przypadku wykrycia nieprawidłowości systemowej/ defektu, który może dotyczyć innych procesów).
Tutaj możesz pobrać >>Wytyczne instytucji zarządzającej w zakresie zasad przeprowadzania kontroli w ramach RPO WM <<