Audyt w wydziale budownictwa

[Anonim]

Witam,
Mam do przeprowadzenia audyt j.w. Chciałabym się w nim skupić, oprócz spraw merytorycznych, także na systemie organizacji pracy w wydziale (generalnie chodzi o to, że wydział skarży się, że ma tyle zadań, a za mało ludzi – ja chcę sprawdzić jak jest naprawdę). Zaplanowałam sobie w związku z tym przejrzenie zakresów obowiązków, ilości upoważnień do wydawania decyzji, analizę porównawczą składu osobowego w stosunku do ilości wydawanych decyzji obecnie i w latach poprzednich, no i może odniesienie tego do sytuacji w innych powiatach (nie wiem tylko czy uda mi się zdobyć odpowiednie materiały… 😕 ). Myślę, żeby uwzględnić też analizę dotyczącą potencjalnego wpływu ewentualnych zmian zaplanowanych w prawie budowlanym na organizację pracy i obłożenie obowiązkami.
Co myślicie o tym podejściu?
Czy ktoś ma jakieś spostrzeżenia dotyczące tematu?

Pozdrawiam

[dorotab]

Cześć. Przeprowadzałam audyt w zakresie wydawania pozwoleń na budowę. U nas analiza zakresu obowiązków nic nie dała. Wszyscy bowiem posiadają prawie identyczne. Każdy w swoim zakresie ma przygotowywanie projektów decyzji. Jest to związane z faktem, iż w praca tym wydziale jest raczej pracą jednorodną /pomijam osobę zajmującą się sprawami kancelaryjnymi i rejestracją dzienników budowy/.
Co do upoważnień do podpisywania decyzji. Wbrew pozorom nie jest tak prosto udzielić upoważnienia do wydawania decyzji. U nas nie było „chętnych” poza naczelnikiem. Pomogło dopiero przyznanie dodatku funkcyjnego w „motywacyjnej” wysokości. Wynika to oczywiście z faktu konieczności składania oświadczeń majątkowych. Co tu dużo mówić. W wydziałach tych pracują najczęściej osoby posiadające uprawnienia budowlane i nie chcą ujawniać swoich dodatkowych dochodów. Uprzedzając pytanie odnośnie zakazu prowadzenia działalności mającej związek z wykonywaną pracą – nie wykonują jej na terenie naszego powiatu 🙄
W przypadku naszego Urzędu wyszło, iż każdy z pracowników przygotowuje średnio 6-7 decyzji miesiecznie.
Nie liczę analizy zgłoszeń. U nas dodatkowo, chociaż przepis nie nakłada takiego obowiązku wysyłane jest pismo odnośnie braku przeciwskazań dla rozpoczęcia inwestycji, dla której nie jest wymagane pozwolenie na budowę.
Co do wpływu planowanych zmian w prawie budowlanym a konkretnie likwidacji pozwoleń na budowę. Tak naprawdę osoby planujące budowę będą musiały złożyc te same dokumenty co do tej pory, podlegające weryfikacji. Nie będzie jedynie końcowego produktu tej weryfikacji jakim do chwili obecnej jest decyzja.
Tyle co na szybko mi się nasunęło.
Poza tym nie spotkałąm jeszcze kierownika komórki lub jednostki, który miałby wystarczającą liczbę pracowników. 😛

[Anonim]

Dzięki za cenne uwagi w temacie.
U mnie też prawie wszyscy pracownicy mają takie same zakresy obowiązków, chociaż np. każdy z nich zajmuje się pozwoleniami w innej gminie, ale nie ma co być specjalnie za dokładnym – przecież wszystko to się mieści w haśle „wydawanie pozwoleń na budowę”, a gdzie – to już tylko nieistotny szczegół 😉
Generalnie chodzi mi o takie „globalne” porównanie tzn. jak się kształtował proces wydawania decyzji w poprezdnich latach i jeżeli zwiększała się ilość decyzji – czy następował przyrost liczby pracowników. A jeżeli poziom decyzji pozostał bez zmian z czego wynikała konieczność przyjęcia nowego pracownika – może z dodatkowych zadań itp.?
W sumie nie chodzi o obłożenie konkretnego stanowiska. Byłoby to niemożliwe z uawgi na fakt, iż tylko 3 pracowników posiada uprawnienia do wydawania decyzji, a de facto w wydziale zatrudnionych jest chyba 10 osób. Wiadomo, że te 3 osoby „firmują” swoim nazwiskiem decyzje przygotowywane przez pracowników bez uprawnień 🙂 .
Zobaczę jak wyjdzie mi w praktyce to porównywanie….
Pozdrawiam

[slaw]

cieszę się, że Masz taki audyt bo ja włąsnie w przyszłym tygodniu mam naradę otwierającą identyczne zadanie. Problem mam taki sam. Też muszę się zająć dostosowaniem zatrudnienia do zadań jakie wydział organizuje. Zamierzam zrobić to podobnie jak Ty. Naczelnik wydziału przygotowuje mi pewne materiały. Zastanawiam się tylko czy to coś mi da i czy będę mógł w oparciu o te wyniki wydać jakieś racjonalne wnioski. Zobaczymy. Myślę że temat będziemy poruszać na forum. U mnie Budownictwo to jeden z najbardziej wrażłiwych ostatnio tematów

[Anonim]

No to widzę, że razem będziemy w tym siedzieć 😉 . U mnie narada też w następnym tygodniu. Będę się dzieliła wszystkimi spostrzeżeniami – gdyby jakieś oczywiście były 😉 .
Narazie wszystko w fazie planów, chociaż myślę, że takie porównanie (ilości decyzji i kadry oraz może odniesienie tego do innych powiatów) pozwoli wyciągnąć jakieś wnioski. Mam tylko nadzieję, że nie wyjdzie mi jakaś kaszana z tego np. że jest za dużo o połowę pracowników w wydziale w stosunku do innych jednostek 😳 , bo będę musiała przechodzić na drugą stronę jak spotkam naczelnika tegoż wydziału… 😳

Generalnie temat zadania określiłam jako bardzo pojemny, więc tak naprawdę to nie tylko ten obszar zaplanowałam do sprawdzenia, ale także m.in. wydawanie decyzji, naliczanie opłaty skarbowej, przekazywanie informacji do gmin i nadzoru, prowadzenie rejestrów….nie wiem tylko czy czasu starczy. Do końca roku napewno nie, ale przyzwyczaiłam się, że ostatnie zadanie w roku mam z poślizgiem – w końcu nie da się wszytskiego tak dokładnie zaplanować…
Pozdrawiam

[slaw]

mój zakres jest bardzo podobny do Twojego a mam czas tylko do 22 grudnia. Nie wiem czy sobie poradzę ale będę musiał
pozdrowienia. Będziemy w kontakcie

[123456]

Słuchajcie robiłam coś podonbego 2 lata temu , też bardzo skarżonosię na braki kadrowe , Decyzje wydawane były z bardzo dużym poślizgiwem …. zeby to udowodnić , czy można sie wyrobić w czasie czy też faktycznie nie , zbadałam terminy oczekiwań na decyzje Od złożenia wniosku do końcowego dnia wydania decyzji . Co się okazało , że są wybrańcy i czarne owce , jedni czekaja na decyzje 2 tygodnie , a inni nawet ok 10 miesięcy. Procedury te same .
I tu należy się przyjżeć ???? Warto ruszyć ten obszar. To jest specyficzny Wydział i ludzie zatrudnieni , właśnie z dodatkowymi komercyjnymi kwalifikacjami ???Warto przyjżeć się czasu pracy ? wyjazdom służbowym niby to na kontrole, a w efekcie na budowę do klienta prywatnego ?? Pozdrawiam i życzę powodzenia

[Anonim]

Dzięki – to bardzo ciekawy obszar i napewno wart uwzględnienia.
Pozdrawiam

[slaw]

również dziękuję i liczę na więcej sugestii w jakie obszry wejść i na czym się skupić
Pozdrawiam

[slaw]

Jestem po naradzie otwierającej i po opracowaniu ścieżki najważniejszych procesów. Pracownicy gremialnie mówią że jest ichza mało. Tylko jedna osoba posiada upoważnienie do wydawania decycji, postanowień i zaświadczeń. Czy waszym zdaniem nie usprawniłoby procesu wydawania pozowlenia na budowę gdyby kilku pracowników posiadało upoważnienie do wydawanai postanowień, co mogłoby skrócić czas obiegu dokumentów. Aktualnie w wydziale jest tak, że pracownik sprawdza dokumenty, przygotowuje postanowienie, następnie daje naczelnikowi, który znowu sprawdza dokumemnty i podpisuje (o ile ma czas). jeżeli nie ma czassu to takie postanowienie leży kilka dni u naczelnika a mogłoby zostać wcześniej wysłane.

[slaw]

Opracowałem kwestionariusze samooceny i czekam na odpowiedzi; mogą być ciekwae wnioski. w trakcie przebywania w Wydziale zauważyłem jedną ciekawą sytuacje. Przychodzi np inwestor, który siada przy biurku pracownika i zaczynają rozmawaić o brakach w projekcie złożonym do pozowlenia na budowę. Dyskusja jest długa i zażarta. Po wyjściu inwestora pytam się o co chodziło i pracownik mówi mi, że zadzwonił do inwestora i poinformował Go o uchybieniach. Ten przyszedł i dyskutowano nad tymi uchybieniami. Jest to o tyle ciekawe, że cały czas mówią mi wszyscy pracownicy, że mają zbyt mało czasu na pracę merytoryczną. Wiecznie mają inwestorów, którzy zajmują im czas. Są przecież pewne procedury takie jak zawiadomienie czy postanowienie, które mogłoby zminimalizować kontakt z inwestorem. Zastanawiam się w ogóle czy ten kontakt jest aż tak bardzo potrzebny

[Anonim]

Witam,
U mnie też audyt idzie pełną parą.
Co do upoważnień, to u mnie jest trochę inaczej – a w zasadzie zgodnie z Twoją wizją. Kilku pracowników ma upoważnienia do wydawania decyzji. Ogólnie wydział jest podzielony w następujący sposób: Naczelnik, pod nim są zastępcy i każdy z nich zajmuje się mniej więcej jakimś jednorodnym obszarem np. budynki jednorodzinne, wielorodzinne, inwestycje liniowe itp. Oczywiście ten podział jest umowny, ponieważ w zakresach obowiązków zastępców nie ma wzmainki o konkretnych obszarach. Każdy zakres jest taki sam. Upoważnienia ma w sumie 4 pracowników – na 15 osób zatrudnionych. Zakres upoważnień jest ograniczony do budynków o powierzchni użytkowej do 300 m2 (powyżej tego decyzje podpisuje starosta).
Co do spotkań z inwestorami, to u mnie jest podobnie – powszechnie stosowana jest rozmowa telefoniczna w celu wezwania inwestora. Genaralnie ja położyłam nacisk na fakt, iż powiadomienie o uchybieniach nie powinno odbywać się w formie telefonicznej, a za pomocą środków dopuszczonych przez KPA. W sytuacji wystawienia takiego pisma, bieg terminu do wydania decyzji ulega zawieszeniu, natomiast, jeżeli zawiadamia się telefonicznie – termin cały czas leci…
Ogólnie rozumiem to podejście – wiadomo, jest to ukłon w stronę inwestora, bo generalnie skraca termin oczekiwania. W sytuacji gdyby pisali postanowienie, wysyłali pocztą itd. czas by się wydłużał. Oczywiście, gdy zaproponowałam, żeby jednak wystawiali postanowienia, był opór „bo przecież nie ma czasu” itp. No cóż – nie ja wymyśliłam te przepisy. Może zaproponuję im, żeby dzwonili jak chcą, ale żeby jednoicześnie wydawali pisemne postanowienia – nie wiem tylko jeszcze jak to mogłoby w praktyce wyglądać.
Jeżeli chodzi o zminimalizowanie kontaktu z inwestorem – to jest raczej niemożliwe. Nie każdy zawsze zgadza się z opinią urzędnika, więc trzeba mu to wytłumaczyć i koło się zamyka.
U mnie w jednostce są praktykowane tzw. dni wewnętrzne – polega to na tym, że w godzinach 8-12 we wtorek i czwartek wydział nie przyjmuje interesantów i ma czas na merytoryczną pracę. Uważam, że to dobre rozwiązanie. Trudno było przyzwyczaić ludzi, zresztą do dzisiaj zdarzają się przypadki, że w te godziny wewnętrzne niektórzy są przyjmowani.
Ale się rozpisałam 🙂
Jestem teraz na etapie analizy struktury wydziału tj. przeliczania ilości decyzji na pracowników w poszczególnych latach, wybadanie kto się czym zajmuje. Wystąpiłam też z prośbą do powiatów województwa mazowieckiego ( 37 sztuk 😕 ), żeby przysłali mi informacje na temat ilości decyzji i stanu zatrudnienia w poszczególnych latach. Nie wiem czy się uda, ale nawet gdy odpowiedzą 2, to i tak dobrze, bo potrzebne mi to do analizy porównawczej – będę mogła zobiektywizować argument, czy ludzi jest za dużo czy za mało.
W tej chwili siedzę nad zmianami do prawa budowalnego, bo to też wpływa na stan zatrudnienia – wszakże odchodzą pozwolenia na budowę. Próbuję też zrozumieć kwestię stosowanych rejestrów, bo tyle ich namnożyli, że czasami sami nie wiedzą, gdzie co wpisać 😉
Pozdrawiam

[slaw]

Opracowałem wspólnie z audytowanymi ścieżki audytu najważniejszych procesów. bardzo ciekawa lektura. Intersujący jest obieg dokumentów (u nas stosuje się eleketroniczny system obiegu dokumentów). Ciekawym jest również to, że Wydział wysyłając inwestorowi postanowienie o brakach nie wstrzymuje biegu terminów w sprawie. Znalazłem wyrok sądu z sierpnia tego roku, w którym to wyraźnie wskazuje się że postanowienia wydawane w trybie ustawy prawo budowlane wstrzymują bieg sprawy (mogę się podzielić tą informacją). Otrzymuję również informacje z powiatów naszego województwa w sprawie ilości załatwianych spraw w zakresie wydziału budownictwa oraz zatrudnienie. Wnioski są również dosyć ciekawe. Przeprowadzałem testy w zakresie rzetelności i legalności prowadzenia rejestrów wniosków i decyzji. Musiałem więc zaglądać do dokumentacji (aby móc porównać czy informacje zawarte w rejestrze są zgodne z informacjami znajdującymi się na wnioskach czy decyzjach). Przy okazji spisywałem również datę wpływu wniosku i wydania decyzji i policzyłem ile trwa średniorocznie wydanie decyzji (oczywiście po odjęciu czasu gdy termin był wstrzymany w związku z wysłaniem inwestorowi zawiadomienia o brakach lub postanowieniem o wstrzymaniu postępowania). Jest to czasochłonne ale przy dobraniu właściwej proby można wyciągnąć ciekawe wnioski. U mnie jest to niezbędne ze względu na fakt, że od dawna mówi się, że wydawanie decyzji przez wydział budownictwa trwa ponoć bardzo długo.

[Anonim]

Witam
Właśnie jestem po zbadaniu organizacji pracy i struktury wydziału. U mnie to trochę skomplikowane, bo wydział ma jakby filię w innym mieście, o której nie ma mowy w regulaminie organizacyjnym 😕 . W głównej siedzibie jest elektroniczny obieg, a w filii już nie. Pokrzaczone to strasznie….
Informacje z powiatów przyszły dość licznie (w sumie 7 szt.) – nie spodziewałam się aż takiego odzewu. A swoją drogą to z jakiego jesteś województwa – śmiesznie byłoby, gdyby się okazało, że jesteśmy z tego samego 😉 . Ja jestem z mazowieckiego.
Przyznaję, że ja bardziej skupiam się na pozowleniach na budowę niż na innych, ponieważ są one najbardziej obwarowane przepisami i wydaje się ich najwięcej. Dlatego stworzyłam ścieżkę audytu dla tych decyzji, wylosowałam próbę 30 pozwoleń i na ich podstawie sprawdzam dalsze obszary. Muszę jednak przyznać, że już ta próba daje wiele do myślenia 🙂
A co do wstrzymywania biegu spraw w przypadku wydania postanowienia lub wezwania o uzupełnieniu braków to wynika to wprost z przepisów KPA i PB (coś w stylu, że do terminów wydania decyzji nie wlicza się opóżnień spowodowanych z winy strony lub innych przyczyn niezależnych od organu – chyba coś takiego… 🙂 . U mnie pojawił się w związku z tym problem dotyczący obliczenia faktycznego czasu trwania postępowania tzn. wydział wydaje postanowienie, w któym wzywa stronę do usunięcia braków w termnie 14 dni. Do tej pory było tak, że te 14 dni odliczało się od czasu trwania postępowania niezależnie od tego kiedy strona faktycznie uzupełniła dokumenty. Uważam, że nie powinno odliczać się całych 14 dni, a tylko tyle ile ich faktycznie było. Zasugerowałam więc wydziałowi, żeby robił adnotację o tym, kiedy strona uzupełniła braki. Dopiero to da nam podstawę do obliczenia faktycznego czasu trwania postępowania.
Nie wiem czy będziesz to sprawdzał, ale u mnie wystąpiły problemy w naliczaniu opłaty skarbowej tzn. do każdego pozwolenia na budowę doliczano 47 zł za zatwierdzenie projektu. Z tego co się orientuję, dużo starostw tak robi, a to postępowanie niewłaściwe.
Czeka mnie jeszcze sprawdzenie czy wydział przesyła do pinbu decyzje, ale już wiem, że z tym będzie kicha – decyzje przekazuje się nieregularnie, a w zasadzie tylko wtedy, gdy jest jakiś problem w sprawie. Z tego co się orientuję, to nawet część dokumentów pinb jest trzymana u nas w archiwum, bo tam nie mają miejsca 😯 . Masakra….
Naprawdę, jeżeli po tym audycie zdołam ich przekonać choćby w 40 % do zmiany postępowania – to będę szczęśliwa 🙂
Pozdrawiam

[slaw]

ja jestem z zachodniopomorskiego. Również otrzymuję materiały z innych powiatów i porównania wychodzą bardzo ciekawe. Podajesz że wylosowałaś do badania 30 decyzji. Możesz podać jak wysoka była populacja. Ja badania przeprowadzam w oparciu o lata 2007 do VIII 2008 i populacja wynosi około 2000 decyzji o pozwoleniu na budowę. Zastanawiam się nad doborem wielkości próby tak aby była ona jak najbardziej adekwatna do wyciągania prawidłowych wniosków.

[Autor]

Wpisy