Ministerstwo Finansów przygotowało podsumowanie audytu wewnętrznego zleconego w zakresie funkcjonowania systemów finansowo-księgowych w wybranych jednostkach sektora finansów publicznych.
Podsumowanie składa się z :
1. Termin i zakres audytu wewnętrznego
2. Wyniki badania audytowego
2.1. Ogólne informacje o systemach F-K
2.2. Koszty utrzymania i rozwoju systemów F-K
2.3. Dodatkowe informacje
3. Wnioski wynikające z badania audytowego
Wnioski:
Z przeprowadzonego audytu wewnętrznego zleconego wynika, że w badanych jednostkach nie zostały zidentyfikowane ograniczenia uniemożliwiające dostosowanie funkcjonujących systemów F-K do zmian w zakresie potrzeb ewidencyjnych i sprawozdawczych proponowanych w ramach reformy systemu budżetowego.
Powyższy wniosek uzasadniają wyniki przeprowadzonej analizy, z których wynika, że:
- blisko 20% jednostek planuje wymianę lub zastąpienie dotychczasowych systemów, z czego w większości jednostek wdrożenie nowych rozwiązań zostało zaplanowane na rok 2017;
- jednostki deklarują możliwość technicznej rozbudowy dotychczasowych systemów F-K przez zewnętrznych wykonawców bądź zespoły wewnętrzne;
- w ponad połowie jednostek występują systemy klasy ERP;
- koszty ponoszone na utrzymanie i rozwój systemów F-K w większości jednostek nie przekraczają 100 tys. zł rocznie.
Treść rozdziału 2 (Wyniki badania audytowego)
Analizę przeprowadzono na podstawie wyników otrzymanych z 368 jednostek. W pierwszej kolejności badaniu poddano dane dotyczące kosztów eksploatacji i rozwoju systemów F-K oraz możliwości rozbudowy kont analitycznych. Ograniczenia w tym zakresie mogłyby mieć znaczenie dla przebiegu i kolejności prac w ramach reformy systemu budżetowego.
2.1. Ogólne informacje o systemach F-K:
2.1.1. Liczba systemów:
- w badanych jednostkach łącznie funkcjonuje blisko 700 systemów F-K;
- analiza nie potwierdziła występowania centralnych systemów obejmujących wszystkie jednostki podległe lub nadzorowane przez poszczególnych ministrów. Wyjątek stanowi część jednostek Ministerstwa Obrony Narodowej oraz izby celne3.
2.1.2. Rodzaje systemów:
- w 56% (205) jednostek użytkowane są systemy klasy ERP (zintegrowane systemy informatyczne), co wskazuje, że co najmniej jeden z obszarów działalności jednostki jest wspierany przez system tej klasy. Należy jednak zwrócić uwagę, że koszty utrzymania i rozwoju tych systemów generują 86% łącznych wydatków ponoszonych na ten cel;
- spośród jednostek deklarujących posiadanie systemu klasy ERP najliczniej reprezentowane są uczelnie (35%) oraz jednostki MON (16%).
2.1.3. Rodzaje procesów biznesowych wspieranych przez systemy F-K:
- 71% – 89% – ewidencja środków pieniężnych, ewidencja zakupów oraz ewidencja kosztów osobowych;
- 35% – 55% – monitoring planów budżetowych, obsługa budżetu zadaniowego, obsługa planowania rzeczowo-finansowego, sprawozdawczość budżetowa oraz finansowa, a także windykacja należności;
- 11% – 16% – sprawozdawczość zarządcza oraz sprawozdawczość statystyczna (dla GUS);
- w pozostałych przypadkach procesy te były obsługiwane przez inne systemy lub narzędzia informatyczne niż systemy F-K.
2.1.4. Możliwość zmiany/rozbudowy struktury konta:
- ponad 75% jednostek posiada możliwość zdefiniowania drzewiastego planu kont w systemach F-K;
- stały wzorzec konta w systemach F-K posiada blisko 55% jednostek;
- 21% jednostek nie identyfikuje żadnych ograniczeń w tworzeniu analityki konta księgowego w funkcjonujących systemach F-K;
- w 53% jednostek symbol konta księgowego w systemach F-K może składać się z cyfr i liter, a w 45% jednostek tylko z cyfr (pozostałe jednostki nie udzieliły odpowiedzi);
- prawie 90% jednostek nie ma możliwości automatycznego uzgadniania zapotrzebowań na środki budżetowe z faktycznymi wpłatami na rachunek jednostki, przesłanymi przez systemy F-K do systemu Trezor.
2.1.5. Rozwój i wymiana systemów F-K:
- ponad 85% jednostek posiada możliwość technicznej rozbudowy systemów F-K przez dotychczasowego wykonawcę, a 8% przez zespół wewnętrzny;
- 11% jednostek wskazało na brak możliwości technicznej rozbudowy posiadanych systemów F-K zarówno przez dotychczasowego wykonawcę jak i zespół wewnętrzny (większość stanowią jednostki resortu obrony narodowej, co prawdopodobnie wynika z tego, że rozbudowa systemu może być realizowana wyłącznie przez MON jako jednostkę centralnie administrującą systemami FK);
2.2. Koszty utrzymania i rozwoju systemów F-K:
Analiza danych dotyczących kosztów utrzymania i rozwoju systemów F-K dotyczy danych z lat 2013 – 2016 (do III kwartału włącznie). Analiza ta objęła 271 jednostek – wyłączono z niej część jednostek Ministerstwa Obrony Narodowej oraz izby celne.
− suma kosztów ponoszonych rocznie na utrzymanie i rozwój systemów F-K kształtowała się na poziomie od 55 do 80 mln zł;
Źródło: >> Ministerstwo Finansów <<
Tutaj możesz pobrać >> Podsumowanie audytu zleconego – systemy F-K <<
