Brak instrukcji inwentaryzacyjnej

[ikropka]

Czy brak instrukcji inwentaryzacyjnej w szpitalu (czy w każdej innej jednostce sektora publicznego) jest dopuszczalny? W jednym ze szpitali uważają, że wystarczą procedury kontroli finansowej, w których zawarte są uregulowania odnośnie nie łączenia funkcji przy przeprowadzaniu inwentaryzacji, ustawa o rachunkowości oraz doraźne zarządzenia Dyrektora.

Co o tym myslicie?

[terka]

Jest niedopuszczakne (ale jakże często spotykane…)
Jezeli bowiem w myśl przepisów art. 4 ustawy o rachunkowości rachunkowość jednostki obejmuje m.in.
„okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,” i stawia to na równi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, to oznacza, ze inwentaryzacja jest b. ważnym „składnikiem” rachunkowości jednostki, powinna być przeprowadzona prawidłowo. A jak to zrobić, jeśli nie ma instrukcji, a pracownicy nie wiedzą, jak to robić?
Brak instrukcji skutkuje tym, że jednostka sporzadza dokumentację z przeprowadzonej inwentaryzacji na podstawie … danych z ewidencji środków trwałych i inwentarza.
Oczywiście upraszczam, bo w instrukcji inwentaryzacyjnej powinno się określić nie tylko zasady przeprowadzania spisu z natury, ale także inne: aktywów pieniężnych, aktywów na rachunkach bankowych itd.
Pozdrawiam

[ziuk]

Instrukcja taka napewno powinna być opracowana a nadto do niej określone szczegółowe procedury postępowania.Inwentaryzacja jest bardzo ważnym czynnikiem potwierdzającym realność posiadanego majątku wykazanego w bilansie jednostki za którego rzetelność odpowiada kierownik jednostki.Odpowiada on również osobiście za inwentaryzację co również warunkuje jej opracowanie

[terka]

znalazłam na stronach RIO w iałymstoku wystąpienie pokontrolne (Gmina Piątnica).
Przytaczam, bo zawiera kawałek z zakresu, o jakim piszemy (i o oznakowaniu środków trwałych, co poruszane było ostatnio na forum):
sorry, będzie dlugie)

Ustalenia:
W obszarze zagadnień dotyczących ewidencji i inwentaryzacji rzeczowych składników majątku stwierdzono nieprawidłowości polegające na:
– niewłaściwym prowadzeniu, w ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe”, zapisów dotyczących wartości gruntów gminy – w postaci sum obejmujących łączne wartości poszczególnych grup, jak drogi, tereny zabudowane, tereny zieleni, nieużytki itlp., bez wskazania odrębnych obiektów inwentarzowych (poszczególnych działek, ewentualnie budowli na nich usytuowanych) i określeń dotyczących podmiotów użytkujących. Według komentarza w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić m.in. ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych oraz ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe – str. 63 protokołu kontroli;
– nieprawidłowym ustaleniu, w wysokości 45.224,32 zł, wartości początkowej boiska sportowego ujętej na koncie 011, gdyż suma ta obejmuje wyłącznie wartość nakładów na zakup materiałów do wykonania tego środka trwałego (powstałego w wyniku inwestycji zrealizowanej systemem gospodarczym), a nie uwzględnia innych kosztów, w tym wynagrodzeń pracowników wraz pochodnymi, które powinny być brane pod uwagę zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowiącym, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności – str.128 protokołu kontroli;
– niebieżącym sporządzaniu dowodów dokumentujących operacje powodujące wyksięgowywanie z ewidencji składników majątkowych, w tym polegające na likwidacji tych składników. Przypadki niebieżącego dokumentowania i księgowania niektórych operacji związanych z gospodarowaniem składnikami majątkowymi były powodem różnic (nadwyżek i niedoborów, aczkolwiek o niewielkiej wartości) ustalonych w wyniku rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej w 2006 roku. Zaniechanie stosownego księgowania tych operacji świadczy o naruszeniu zasady określonej w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym – str. 128 protokołu kontroli;
– nieokreśleniu w regulacjach wewnętrznych zasad gospodarowania odzieżą ochronną, umundurowaniem i niektórymi elementami sprzętu przeciwpożarowego, którego wartość uwidoczniano na koncie 310 „Materiały”. Asortymenty te spisywano bezpośrednio w koszty w momencie wydania do użytku i nie prowadzono żadnej kontroli (sprawowanej w sposób udokumentowany) odnośnie czasokresów i ilości odzieży, umundurowania i sprzętu wydanego poszczególnym członkom OSP. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej, stosownie do art. 47 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, powinny odnosić się m.in. do procesów związanych z gospodarowaniem mieniem – str.130 protokołu kontroli;
– braku oznakowania poszczególnych składników majątku rzeczowego inicjałami jednostki i numerami inwentarzowymi oraz nie uwidacznianiu w ewidencji wszystkich cech składników majątkowych służących bliższej ich identyfikacji, tj. braku elementów ułatwiających właściwe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury – str. 131 protokołu kontroli;
– nieprawidłowym, niezgodnym z treścią wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej, sporządzaniu przez komisję inwentaryzacyjną arkuszy spisowych, w postaci wydruków komputerowych, zamiast stosowania formularzy, które powinny być rozliczane przy pomocy ewidencji druków ścisłego zarachowania – str.132-133 protokołu kontroli;
– nieegzekwowaniu od komisji inwentaryzacyjnej, po zakończeniu inwentaryzacji, dokumentowania przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, przedstawienia oceny stanu składników majątku, sposobu ich zagospodarowania i zabezpieczenia, tj. spełnienia wymogów nałożonych postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej – str.132-133 protokołu kontroli.

Zalecenia:
16. Spowodowanie wyeliminowania nieprawidłowości dotyczących ewidencji, gospodarowania i inwentaryzacji rzeczowych składników majątku, w tym celu:
a) wprowadzenie w ewidencji analitycznej do konta 011 zapisów wskazujących poszczególne obiekty inwentarzowe gruntów, budowli na nich usytuowanych i określeń dotyczących podmiotów, którym powierzono środki trwałe;
b) skorygowanie wartości początkowej boiska sportowego, ujętego na koncie 011, poprzez uwzględnienie wszystkich kosztów poniesionych na jego wytworzenie, mając na uwadze przepisy o rachunkowości dotyczące ustalania wartości początkowej środków trwałych;
c) bieżące sporządzanie dowodów dokumentujących zaistniałe zmiany w stanie środków trwałych, w tym wynikające z likwidacji składników majątkowych;
d) unormowanie w przepisach wewnętrznych procedur kontroli nad gospodarowaniem odzieżą ochronną, umundurowaniem i elementami sprzętu przeciwpożarowego, spisywanymi bezpośrednio w koszty w momencie wydania do użytku członkom OSP;
e) oznakowanie wszystkich składników majątku rzeczowego inicjałami jednostki i numerami inwentarzowymi oraz zapisanie w ewidencji cech indywidualnych tych składników ułatwiających ich identyfikację;
f) egzekwowanie od komisji inwentaryzacyjnej prawidłowego, tj. zgodnego z treścią instrukcji inwentaryzacyjnej, sporządzania arkuszy spisowych i rozliczania ich przy pomocy ewidencji druków ścisłego zarachowania;
g) egzekwowanie od komisji inwentaryzacyjnej, po zakończeniu inwentaryzacji, dokumentowania przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, przedstawienia oceny stanu składników majątku, sposobu ich zagospodarowania i zabezpieczenia, tj. spełnienia wymogów nałożonych postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej.

Pozdrawiam

[ikropka]

Bardzo Wam dziękuję. Również uważam, że jest to nieprawidłowe. Muszę to jeszcze odpowiednio uzasadnić. Dyrektor jest przekonany, że uregulowania są wystarczające. Ech…

PS. Właśnie zauważyłam jaki fatalny błąd ortograficzny zrobiłam w pierwszym poście 😳

[jadtra]

To co podała terka -czyli rozporządzenie MF dot zasad rachunkowości – Nie dotyczy szpitala .
Rozporządzenie z 28.07.2006r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansu publicznych w § 1 wskazuje kogo dotyczy. Poprzedni akt wykonawczy dot. zasad rzchunkowości ( przy starej ustawa o fin pub z 1998r.) także nie obejmował słuzby zdrowia.

Ale w art. 10 ust. 1-3 ustawy o rachunkowści a w szczególności ust.1 – podano, ze kierownik jednostki zobowiązany jest mieć w (podaję już w skrócie) aktualne ust. 2 zasady (polityki) rachunkowości – za ich aktualizację tylko on odpowiada na zewnątrz.

W ustawie o technikach prawodawstwa – zapisano jak się postępuje przy tworzeniu przepisów na równych szczeblach, jak zarządzenie -to zmiana zarządzeniem, decyzja zmiana decyzja.
W szpitalu dyrektor sprawuje swoją funkcję wskazaną w statucie, jednostka działa także zgodnie z regulaminem porządkowym -tam powinny być zapisy dot. zarządzania tj. – w formie zarządzeń czy decyzji. Myślę , że tego należy się trzymać.

Uzasadnienie terki b. jest przydatne – jestem z powiatu.
Badałam w 2004 r. szpital (kontrola zlecona) i też miałam nieaktualne przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę finansową.
Dobrym przykładem jest plan kont -dla szpitala inny niż wg tego rozporządzeniu
Pozdrawiam

[terka]

jadtra napisała:
>To co podała terka -czyli rozporządzenie MF >dot zasad rachunkowości – Nie dotyczy szpitala .
Dzięki, Jadtra za zwrócenie uwagi Forumowiczów na ten fakt, nie pomyślalam, zeby to w moim komentarzu dopisać, lub że ktoś moze zechcieć się powoływać na ten akt w służbie zdrowia.
Przekopiowałam cały fragment wystąpienia pokontrolnego RIO, bo zawierał sprawy nas nurtujące (dla mnie akurat całość wystąpiniea jest przydatna, w większym stopniu, niż służbę zdrowia – jestem samorząd gminny).
Pozdrawiam

[Autor]

Wpisy