W mojej jednostce opracowałem i wprowadziłem następujące dokumenty:
1. Statut audytu wewnętrznego.
2. Regulamin audytu wewnętrznego.
3. Procedury audytu wewnętrznego.
Statut (dokument odpowiadający treścią Karcie Audytu Wewnętrznego, ale nazwany inaczej w celu odróżnienia go od Karty) – określa zakres, szczegółowe cele i zasady organizacji audytu wewnętrznego oraz prawa, obowiązki i odpowiedzialność audytora.
Regulamin – określa sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego. W regulaminie opisany jest krok po kroku przebieg zadania audytowego od zawiadomienia kierownika audytowanej komórki o audycie do sporządzenia notatki z czynności sprawdzających. W Regulaminie opisane są także prawa i obowiązki audytowanej komórki.
Procedury – szczegółowo opisują poszczególne czynności wykonywane przez audytora (np. plan, program, analiza ryzyka, wywiad, sprawozdanie itd.), podają sposoby i techniki ich wykonania i dokumentowania, zawierają także wzory stosowanych formularzy.
Pierwsze dwa dokumenty (Statut i Regulamin) zostały wprowadzone zarządzeniem i upowszechnione w jednostce. Treść tych dokumentów wynika z ustawy i z rozporządzenia, a więc nie ma konieczności dokonywania w nich częstych zmian.
Trzeci dokument (Procedury) opisują metodykę audytu i podlegają okresowej aktualizacji. Stanowią dokument wewnętrzny KAW, a więc nie ma potrzeby ich upowszechniania w jednostce. Nie są też wprowadzane zarządzeniem, a tylko podlegają zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.
Zaproponowane powyżej rozwiązanie umożliwia właściwe poinformowanie pracowników jednostki o prawach, obowiązkach i odpowiedzialności audytora (Statut) oraz o sposobie przeprowadzania zadania audytowego (Regulamin). Ułatwia także szybką aktualizację procedur.
Pozdrawiam
Piotr