Elektroniczny obieg dokumentów

[Anonim]

Witam,
Być może jestem już ostatnią osobą w dobie postępującej pełzająco 😀 informatyzaji, pracującą na dokumentach papierowych. U nas właśnie (powiat) chcą wprowadzić elektroniczny obieg akt, obejmujący też audytora. Chciałabym się zorientować czy pracujecie u siebie w jednostce na takim ustrojstwie i co o tym myślicie?
Pozdr

[agulek]

U nas też się do tego przymierzają, więc tez jestem ciekawa opinii.

[kules]

U nas jest to to.
Normalnie jest, tak jak przedtem, bo na papierach tak samo się pracuje, przecież muszą krążyć nadal wersje papierowe wpływające do urzędu i wychodzące. Tyle tylko, że teczki mam w szafie i to samo w sieci w wersji elektronicznej – skany, albo to co sam napisałem.
Trudno wam coś napisać bo wiele się nie zmieniło w biurowej pracy audytora z tego powodu.
Z punktu widzenia systemu to wiadomo, że audytor się cieszy jak są procedury, możliwość lepszego nadzoru, dla przeciętnego pracownika brak możliwości mieszania datami pism i terminami, mniejsze ryzyka itp. głupoty 🙂
Bo jeśli chodzi o urząd i jego pracę to jest wiele pozytywnych konsekwencji i to cieszy – nad wieloma sprawami w obiegu musiano się zastanowić, ujednolicić je w wydziałach itd. – wiadomo, że taki system jest mocno związany z przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i JRWA – a pewnie kazdy z was zdaje sobie sprawę że z tym przestrzeganiem dotąd było źle i każda komórka robiła po swojemu i zupełnie inaczej niż pozostali a teraz to wszystko musi ze sobą grać i być jednolite i tu jest ogrom pracy do zrobienia w narzuceniu siłą wszystkim komórkom jednolitych zasad, łącznie z narzuceniem siłą numerów teczek, które mają używać.

Dośc tego pisania – nie ma się czego obawiać, dla was wiele to nie zmieni, bo wiadomo że do audytora to zbyt wiele spraw nie przychodzi, no chyba że z jego inicjatywy więc i tak macie pełną kontrolę.

ps. zapomniałem, zmieniło się – trzeba pamiętac kojelny login i kolejne tajne hasło 😀

[dorotab]

Cześć. Mam pytanie kules. Czy rejestrujesz w obiegu również dokumenty, które nie wychodzą z Twojej komórki np. program zadania. U nas o skanie przychodzacego pisma można na razie pomarzyć. Jest się w stanie odnotować przyjęcie dokumentu, dopiero kiedy na biurko trafi wersja papierowa.
Jednak, zgadzam się z kules, że gdyby wykorzystać wszystkie możliwości programu moznaby pozbyc się z szaf niektórych segregatorów. Jak na razie jednak, w moim przypadku „świeci” mi się w syatemie nie odebrane zawiadomienie o audycie z 2006 roku 😛 Kwestia przestawienia sie pracowników.

[kules]

Zakładam sprawę, jaką jest konkretne zadanie audytowe i ona (ono) ma jeden numer. No i do tej sprawy mam możliwość załączać różne rzeczy: podsprawy, złączniki, korespondencje itd. No i np. taki program zadania jest dla mnie załącznikiem do sprawy, który oczywiście dodaję do teczki i w formie cyfrowej wrzucam do systemu, tak samo jak dokładam do segregatora w szafie). Jeśli jakaś sprawa z zewnątrz do urzędu wpłynie to w kancelarii jest robiony od razu skan i idzie do dekretacji papierowej i elektronicznej do starosty i potem trafi do mnie, a jak np. uznaję że ten kwit dotyczy jakiegoś mojego zadania audytowej i moge spobie to załączyć do istniejącej już teczki, albo załążyć nową oddzilną sprawę.

Przy obecnym audycie mam np. sprawę z 20 załącznikami: programem, protokołami, sprawozdaniem, upoważnieniem, listami kontrolnymi itd. Nie ważne czy przyszły do mnie z zewnątrz, wyszły odemnie na zewnątrz czy też powstały w umnie na mój tylko użytek, ale jeśli uważam że są istotne dla zadania audytowego to dołączam je do segregatora w szafie i do teczki w elektroniczym obiegu.

Dla innych wydziałów system jest pomocny, bo szef wie od razu ile jest spraw w trakcie załatwiania, kto to robi, ile załatwiono po terminie, ile zostało dni do końca terminu, są statystyki dla każdej komórki.

[podinspektor]

są też minusy takiego systemu:

– zatwierdzanie(podpisywanie) takich pism w wersji elektronicznej – (jeśli jest stosowana faksymila to można praktycznie z nią robić wszystko) chyba że urząd stać na podpis elektroniczny dla każdego pracownika
– niebezpieczeństwo awarii takiego systemu/serwera obsługującego taki system i utrata danych, które są w trakcie obsługi
– często takie systemy nie spełniają wymogów związanych z informatyzacją podmiotów publicznych(tj. rozp. mswia dot. wymagań dla systemu, archiwizacji, nośników danych itp)

itd…..

[kules]

No tak, ale tylko jeśli jednostka przeszłaby wyłącznie na kwity elektroniczne, ale tu jest problem mieszkańcw, którzy musieliby tez na elektroniczną korespondencję się całkowicie przerzucić.
U nas papierki krążą też w obiegu i jakby system elektornicznego obiegu padł to nic się nie stanie, bo na obieg kwitków papierowych to nie będzie miało wpływu i sprawy będą szły swoim torem bez przeszkód, jak dotąd.
W elektronicznym obiegu, o którym mówię pisma nie są podpisywane elektronicznie, no chyba że zdażyłoby się, że coś przyjdzie na elektroniczną skrzynkę podawczą i zdecydujemy odpowiedź wysłać tą samą drogą (jeszcze nic takiego nie przyszło)

Całkowite, albo prawie, odejście od papieru nastapi kiedyś, ale do tego jeszcze troszkę czasu mamy. I wtedy ryzyka zauważone przez podinspektora będą bardzo istotne dla systemu, na razie nie są, u nas.

[dudu]

U nas też jest elektroniczny obieg dokumentów, ale audytor został z tego wyłączony (no chyba, że korespondencja przychodzi z zewnątrz). Ale jaki jest sens prowadzenia zadań audytowych w elektronicznym systemie. Co zrobic z planem audytu na dany rok, gdzie go zamieścić??? i jak potem zamknąć sprawę. Większa część dokumentacji jest tworzona na nasze potrzeby i znaduje się wyłącznie u nas i nie wymaga żadnej akcpeptacji ze stronu przełożonego. Uważam więc, że elektroniczny obieg dokumentów zdaje egzamin przy obiegu dokumentów, a w przypadku audytora taki obieg nie istnieje (lub istnieje bardzo sporadycznie).

[Autor]

Wpisy