INSTRUKCJA KANCELARYJNA

[lczarny]

Witam w ten nowy roczek!!!

I od razu schody…
Moi drodzy jaką od dzisiaj stosujecie instrukcję kancelaryjną?

Pozdrawiam

[mama0454]

Ale o co chodzi ? W czym problem ? Czy są jakieś zmiany, o których ja nie wiem ? ❓ ❓ ❓

[emus]

Ustawa z dnia 12.02.2010 roku o zmianie Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych ustaw (Dz.U.2010, nr 40, poz.230) uchyliła z dniem 01.01.2011 roku instrukcję kancelaryjną jak również jednolity rzeczowy wykaz akt wydany na podstawie Ustawy z dnia 05.06.1998 roku o samorządzie powiatowy. (Dz.U.2001, nr 142, poz.1592 z późn.zm). Ergo – w sposób jednoznaczny uchylono dotychczasowe przepisy i bez względu na to kiedy nowe rozporządzenie będzie podpisane, dotychczasowa instrukcja i rzeczowy wykaz akt dla organów powiatu nie obowiązują. Wskazana powyżej ustawa z dnia 12.02.2010 roku upoważniła Prezesa Rady Ministrów do wydania rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnych oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych – przepis wszedł w życie z dnia 1 stycznia 2011 roku (paragraf 9 projektu)
Zgodnie ze stanowiskiem MSWiA od dnia 1 stycznia 2011 roku do powstającej i napływającej do Urzędu dokumentacji należy stosować jednolity rzeczowy wykaz akt organów powiatu i starostw powiatowych stanowiący załącznik nr 3 do projektu zarządzenia. Aktualny projekt pod adresem: http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/200/19260.

[izmi]

Emus,
jak sama zauważyłaś to jest tylko projekt i jako taki nie stanowi przepisu prawa…
Ale nic to – jak mawiał imć Wołodyjowski – nie takie niespodzianki nas jeszcze czekają zatem nie pozostaje nic innego jak tylko robić dobrą minę do złej gry i uprawiać kipsmajligi 😉
Ze swej strony życzę lepszego 2011 🙂

[jadtra]

Wg informacji pracownika wydz. organizacyjnego mojej jst nasza instrukcja kancelaryjna i jednnotlity rzeczowy wykaaz akt – jest delikatnie pisząc nieobowiązujący 😀 mamy tzw. „okres bezprawia” bo instrukcja kancelaryjna w naszym urzędzie odwoływała się do rozporządzenia już nieobowiązujacego od 01.10.2011. 😀 😀

Wg projektu wszystkie dokumenty wytworzone i otrzymane, a dot. audytu beda miały kategorią A !!!!! co strasznie zapcha szafy archiwum. Jestem BARDZO ciekawa z kim się konsultowano w zakresie dot. archiwizacji aw. (Uzasadnienie czytałam, ale mnie nie przekonuje.) . A propozycja nowej klasyfikcji dla gmin Załącznik 2 do projektu rozporządzenia : klasyfikacja:
172 Audyt
1720 Bieżące akta audytu
1721 Stałe akta audytu
mamy też coś takiego jak:
173 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

Czy ktoś z sznownych koleżanek i kolegów to przegladał

[pietryka]

Czytałem i… robi mi to wielką rewolucję. Nie będę wchodził w szczegóły, ale o ile plany na wydziały mogłem oddać ze starym numerem, to z treści komunikatu wynika, że sprawozdanie z wykonania planu audytu musi być z nowym numerem /mimo nie podpisania nowej instrukcji/. ❓
Natomiast podział na akta stałe i bieżące oraz osobno szacowanie ryzyka troszkę miesza i jest niewystarczający /jak na razie/. 😉

[lczarny]

Ja ciągle zastanawiam się nad terminem szacowania ryzyka i zastanawiam się czy to nie będzie miało coś wspólnego z samym zarzadzaniem ryzykiem w kontroli zarządczej?
Trudno tak wyciągać jeden dokument analizy ryzyka do zadania pod inny symbol. Troszku mi to nie pasuje.
Nie mniej przechowywanie wszystkich akt szczególnie tych bieżących w kat A jest bezsensowne. Poza tym poprzednia wersja, że w A trzymamy tylko plany i sprawozdawczość była jak najbardziej ok.

Pozdrawiam

[mariusz31]

Moim zdaniem nr 173 dotyczy szacowania ryzyka prowadzonego przez kierownictwo dla realizacji zadań operacyjnych . Ponadto audytu dotyczy tylko nr 172, a 173 jest poza audytem.
Pzdr. Mariusz

[wika]

no i jest zatwierdzona instrukcja Dz.U. Nr 14 poz. 67, Publikacja oznacza równocześnie wejście w życie dokumentu, jednak przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej od dnia 1 stycznia 2011 r.

[alicjajw]

W Waszych urzędach wykorzystujecie juz nowe „numerki”??

Jeśli chodzi o 173 to tez niebardzo wiem co mieli na mysli.. Kontrola zarządcza pociągnie za sobą dokumentowanie analizy i zarządzenia ryzykiem oraz samooceny KZ (ankiety np. i jakies do nich analizy). I to nie ma byc (teoretycznie) domena AW ale zarządzania jednostką wiec trochę dziwnie to umieścili….

Pozdrawiam

[jadtra]

W mojej jednostce „rzadają” niezwłocznego 😯 podania propozycji rozszerzeń o hasła klasyfikacyjne, które będą nam potrzebne (chodzi o zbiorcze wysłanie pismo do archiwum państwowego) i w związku z tym mam problem co z rozszerzeniem IV-ego rzedu do hasła „173” ?

Może koleżanki i koledzy audytorzy mają jakieś przemyślenia w tym zakresie, a może nawet ze szkoleń już coś wiecej mogą przekazać?

[alicjajw]

Odświeżę temat JRWA bo upłynęło już trochę czasu i może się coś „urodziło”..

Nie mam wątpliwości co do numerów typowo audytowych: 1720 i 1721 bo ich „zawartość” wynika z naszego rozporządzenia.

Mniej przekonana jestem do 173 ale uznaliśmy, że będzie dla kontroli zarządczej z podziałem na:
– dokumentację analizy ryzyka dot. KZ
– dokumentację samooceny dot. KZ
– oświadczenia o stanie KZ

no i niestety (albo stety) dokumenty te będą w komórce audytu..

Mam jeszcze kłopot z kontrolami wewnętrznymi i tu mam pytanie do osób pracujących w „tworach” typu biura audytu i kontroli albo do osób z kontroli.
Gdzie ujmujecie plany i sprawozdania z kontroli wewnętrznych?? Wcześniej był nr 0910 a teraz nie ma odpowiednika i spotkałam się z 2 rozwiązaniami:

– wykorzystanie 0632 (planowanie w komórkach organizacyjnych) BE5, 0643 (sprawozdawczość z działalności komórek organizacyjnych) BE5,

– ujęcie w którymś z numerów „kontrolnych” 1711 lub 1712 kat A, przy czym nie wiem w którym bo plan jest jeden i obejmuje i urząd i jednostki…

Jak u Was to wygląda..?

Aaa i nie wiem za bardzo co kryć się może w praktyce pod numerem 1713 – udział podmiotów w kontrolach przeprowadzanych przez inne organy lub jednostki organizacyjne????

[podhale]

Sprawozdanie z kontroli za 2010 r.: 0641, czyli sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu, natomiast, np. sprawozdanie z planu pracy za 2010 wówczas 0643.
Ja tak własnie robię.

[kules]

[QUOTE BY= alicjajw]
Aaa i nie wiem za bardzo co kryć się może w praktyce pod numerem 1713 – udział podmiotów w kontrolach przeprowadzanych przez inne organy lub jednostki organizacyjne???? [/QUOTE]

Jeśli w JRWA jest numer 1713 z opisem takim jak przytoczono powyżej (nie sprawdzałem) to jak np. Nikuś poprosi ciebie o pisemną odpowiedź na jakiś interesujący go temat, na pytanie, to ta twoja odpowiedź będzie właśnie ucieleśnieniem twojego udziału w kontrolach itd …. czyli będzie miała numer 1713.

[k-asiek]

kochani, a ja jeszcze dorzucę jeden punkcik przydatny w audytcie 170, gdzie planuję umieszcać dotychczasowe regulacje dotyczące zasad i metodyki audytu. pozdrawiam

[Autor]

Wpisy