Kontrola merytoryczna faktur

[ikropka]

Witajcie,

Pracuję w Spółce w sektorze prywatnym i obecnie przeprowadzam audyt procesu zakupów w jednym z działów.

Mam pytanie odnośnie akceptacji faktur. Zgodnie z upoważnieniami, faktury akceptuje (dokonuje kontroli merytorycznej) nie tylko Kierownik Działu ale również kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych wchodzących w skład tego działu (Jest ich 4).

Ponieważ jest bardzo dużo pracowników (przedstawicieli) dokonujących wydatków jest to oczywiście potrzebne. Natomiast stwierdziłam, że wydatki dokonywane przez samych tych kierowników są akceptowane przez innych kierowników a nie ich właściwego przełożonego czyli Kierownika całego Działu.

W samej Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych jest tylko stwierdzenie, że kontroli merytorycznej dokonuje Kierownik albo osoba upoważniona.

Co o tym myślicie?

[irenaanna]

Ja myślę, że dobrze byłoby doprecyzować w instrukcji lub zakresie obowiązków i uprawnień pracownika (także kierownika) do czego jest on upoważniony. Domniemanie, że jeden kierownik sprawdza faktury innemu kierownikowi nie jest wystarczające w świetle standardów kontroli. Zakres upoważnienia powinien być dokładnie określony, tzn. kto, jakie dokumenty, kiedy – sprawdza merytorycznie. Przecież to się wiąże z odpowiedzialnością.

[groszek]

Najlepiej byłoby gdyby zostało wydane zarządzenie kierownika w sprawie kontroli merytorycznej, w którym zostały by wymienione osoby (lub stanowiska) upoważnione do kontroli merytorycznej oraz określające zakres takiego upoważnienia dla poszczególnych osób. 😀
Wtedy nie ma wątpliwości a ponadto każdy w firmie wie jaki ma zakres upoważnienia i do kogo może się zwrócić o podpisanie rachunku. Porządkuje to funkcjonowanie firmy.
😀

[ikropka]

Tak też zamierzam to rekomendować.

Jednocześnie wydaje mi się, że akceptowanie sobie nawzajem przez kierowników faktur nie jest właściwe, w tym przypadku powinna następować kontrola przełożonego a nie osób na równorzędnych stanowiskach.

Dobrze mi się wydaje?

[krzysztopiur]

A ja mam taki problem:

Jednostka jest mała: kierownik, ksiegowa na pół etatu i kilku pracowników. W ramach jednostki działa Zespół, w którego skład wchodzą pracownicy jednostki i za dokonywane czynności w ramach prac zespołu wystawiają rachunki dla jednostki. Rachunki wystawiane przez kierownika jednostki sprawdza merytorycznie i zatwierdza do wypłaty sam kierownik wraz z księgową.
Jest to zgodne z instrukcja obiegu dokumentów, ale czy prawidłowe? Podobnie rachunki wystawiane przez księgową sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym ta sama księgowa i wraz z kierownikiem zatwierdza do wypłaty.

Prosiłbym o wskazówki co z tym fantem zrobić.

[ajuri]

Jeżeli masz dostęp do czasopisma Rachunkowość (pismo stowarzyszenia ksiegowych w Polsce) to w nr 5 z 2005r. jest obszerny artykuł na temat kontroli dowodów księgowych (str. 2 – 11)

[Autor]

Wpisy