Rejestracja faktur

[Anonim]

Witam
Czy w Waszych jednostkach rejestruje się faktury w kancelarii głównej jednostki? A jak nie to jaki jest obieg tej faktury?
U mnie faktura jest rejestrowana w dzienniku głównym kancelarii, za poświadczeniem odbioru przekazywana jest do odpowiedniego wydziału, tam rejestrowana w wewnętrznym dzienniku korespondencyjnym, opisywana przez naczelnika i przekazywana do finansowego za pokwitowaniem. Takie postępowanie (moim zdaniem) ułatwia ustalenie odpowiedzialności za fakturę i ewentualnie poniesienie konsekwencji przez osobę przetrzymującą fakturę. Co prawda w przypadku zapłacenia po terminie i tak ociąża to jednostkę jako całość, ale można w ten sposób zidentyfikować „najsłabsze ogniwo”. Nie wiem za bardzo co mam zrobić, bo rejestracja faktur w dziennikach kancelaryjnych nie jest zgodna z instrukcją kancelaryjną dla powiatów, a w mojej jednostce tak właśnie robią.

Zaproponowałam, żeby prowadzili oddzielny rejestr na faktury (powiedzmy jako taki „pomocniczy”), żeby odzielić korespondencję, która musi być rejestrowana i nie wiem teraz czy dobrze zrobiłam? 😕

Pozdarwiam

[nickkita]

u nas kancelaria ogólna ma teczkę z kserokopiami faktur, na których podpisują się osoby odbierające poszczególne faktury, a przy podpisie widnieje data. faktury zgodnie z instrukcją kancelaryjną nie powinny być rejestrowane w dzienniku korespondencji. z odrębnym rejestrem jest dobry pomysł tylko rejestr taki musi być wprowadzony zarządzeniem kierownika jednostki.

[eta]

§ 19. 1. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

Dziękuję za zwrócenie mojej uwagi na ten problem 🙂 i pozdrawiam.

[nickkita]

eta a dlaczego uważasz, że to problem? wyżej napisaliśmy o tym, że faktury nie podlegają rejestracji… uważam, że rejestr jest dobrym rozwiązaniem.

[eta]

§ 3. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,

rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

§ 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

§ 17. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

Zaczęłam się zastanawiać – czy na pewno faktury nie podlegają rejestracji w rejestrze kancelaryjnym, czy raczej chodzi o to, aby nie wpisywać ich do spisu spraw. ❓

Rejestrowanie faktur w dzienniku korespondencji uwiarygodnia według mnie termin jej wpływu do jednostki. Zdarza się, że faktura wpływa do jednostki w dniu zapłaty lub po terminie zapłaty – jest wówczas dowód na to, że jednostka nie mogła terminowo uregulować zobowiązania.
❓

U mnie również faktury są rejestrowane w dzienniku korespondencji (łącznie z innymi pismami) – i przyznaję, że nie traktowałam tego jako nieprawidłowość. Jestem ciekawa, jak problem rejestrowania faktur został rozwiązany w innych jednostkach.

❓

Pozdrawiam 🙂

[nickkita]

eta skoro jest napisane że faktury nie podlegają rejestracji to nie podlegają i już a do spisu spraw jak sama nazwa wskazuje wpisujemy sprawy (czy raczej pierwsze pismo w danej sprawie) – faktura natomiast nie wszczyna sprawy, bo zazwyczaj poprzedza ją umowa. tak jak napisałam powyżej u nas faktury się kseruje i stawia się na nich pieczęć wpływu a następnie każdy pracownik potwierdza ich odbiór wpisując datę odbioru. jest to dobre rozwiązanie ale uważam że rejestr jest lepszym pomysłem. a ponieważ wszystkie zasady muszą jasno wynikać z odgórnych ustaleń rejestr taki należy wprowadzić zarządzeniem kierownika jednostki.

[eta]

dz za odpowiedź 🙂

[Anonim]

Oddzielny rejestr to faktycznie dobra sprawa z praktycznego punktu widzenia, bo nie trzeba robić kopii i marnować papieru, ale czy kierownik jednostki może wogóle wydać takie zarządzenie, jeżeli instrukcja kancelaryjna stanowi, że się ich nie rejestruje?. Czy wtedy takie zarządzenie nie będzie niezgodne z prawem? No i na jakiej podstawie ma być wydane?

[nickkita]

najpierw pomyślałam sobie o dodatkowym centralnym rejestrze kancelaryjnym i wtedy sprawa byłaby prosta ale skoro faktury nie podlegają rejestracji to należy rozumieć, iż instrukcja kancelaryjna ich po prostu nie dotyczy w tym zakresie. zatem należy założyć coś w rodzaju rejestru lecz nazwać to inaczej – może zorganizujemy konkurs na właściwą nazwę? a podstawa? po prostu decyzja kierownika jednostki jako zwierzchnika służbowego. można to wsadzić w instrukcję obiegu dokumentów księgowych…

[pietryka]

Faktura jest rejestrowana w „Dzienniku” – a co to jest ten dziennik radzę zajrzeć do ustawy o rachunkowości.
Pozdrawiam

[nickkita]

dziennik służy do zapisów księgowych. nie o taką rejestrację nam chodzi…

[eta]

W sprawie „konkursu na odpowiednią nazwę”:

ewidencja
«spis zawierający dane dotyczące stanu i ruchu ludności, rzeczy lub spraw»

Więc może „ewidencja rachunków, faktur i innych dokumentów księgowych” ❓

§ 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

czyli ewidencję nadal mogłaby prowadzić kancelaria.

[saint]

Moim zdaniem rejestracja w dzienniku kancelaryjnym jest niezbędna w celu potwierdzenia daty otrzymania faktury, czy też w ogóle jej otrzymania.
Potwierdzenie daty wpływu moze pozwolić na uniknięcie naliczania odsetek za nietermiinowe płatności.
jeżeli chodzi o rejestracje w spisie spraw, faktur ona nie dotyczy ponniewaz jest rejestrowana w ewidencji księgowej
dodatkowa ewidencja faktur moze jednak wspomóc kontrole terminowości obiegu faktur

[nickkita]

zgadzam się z eta – może być taki spis z tym że będę jednak wnioskowac za kserowaniem tych faktur gdyż bez sensu jest przepisywać wszystkie dane i treść faktury – szybciej jest ją skserować a w Instrukcji obiegu dokumentów można zawrzeć zapis, że kserowane faktury po roku czasu są przeznaczone do zniszczenia.

[Autor]

Wpisy