Uwagi i zastrzeżenia do sprawozdania audytowego.

[zosia]

Pojawił mi się problem
Zgodnie z pkt 3.2.3.1. Podręcznika AW – jest sporzadzane sprawozdanie wstępne ( projekt sprawozdania ) po otrzymaniu projektu sprawozdania kierownika JA ma prawo do przedstawienia wyjasnień dotyczących wyników.Zas sprawozdanie ostateczne powinno byc takim dokumentem jak sama nazwa wskazuje ” ostatecznym ” gdzie już żadne środki prawne nie przysługują. Bowiem wnoszenie uwag i zastrzeżeń do sprawozdania ostatecznego powodowac będzie przedłużenie czasu na wykonanie zadania o ileś dni ( conajmniej trzy tygodnie ). Jaka zasada panuje u członków PAW proszę o podzielenie sie uwagami.
Kwestia 2. Jak rozumiecie zapis paragrafu 21 ust. 3 rozporzadzenia Min Fin ” umotywowane zastrzeżenia ” – czy nie należałoby tu mieć na uwadze ” udokumentowanych ” zastrzeżeń ” – przepraszam za sugestie.
Kwestia 3. Jak postępujecie – kiedy pomimo 60 dniowego terminu na wykonanie rekomendacji nie poinformowano AW o tym fakcie, a także nie poinformowano o tym fakcie GIAW ? Powiem wprost – rekomendacje zostały niezrealizowane wogóle. Ani rozporzadzenie, ani podręcznik AW nie reguluje tej kwestii – jak jest u WAS?

Proszę o podzielenie się uwagami, lub propozycjami.

zosia

[lodzik]

Mam podobny problem, ale uważam , że tak naprawdę to problem Kierownika jednostki .Bo to on przecież ma obowiązek powiadomić w określonym przypadku(niewykonanie zaleceń )GIAW i nas – audytorów . W przypadku przeprowadzenia czynności pokontrolnych sporządzam informację i kieruję ją do kierownika jednostki . To on decyduje co z tym dalej robić . Wiedzę o tym , gdzie i komu powinien o takim fakcie zawiadomić przecież posiada . Tak więc jego wola i decyzja .

[zosia]

Wszystko lodzik jest OK. ale to sam kierownik JSFP nie wykonał rekomdendacji ( bowiem na mocy ustawy samorzadowej tylko jemu przysługuje prawo wnio0skowania projektów uchwał rady i zmiany przepisów prawa lokalnego ).

[audytor2]

Witam,
Zacznę od pkt 3 – wg mnie art. 35i nie zobowiązuje kierownika do wykonania rekomendacji w c. 2 miesięcy, tylko do podjęcia działań mających na celu usunięcie uchybień. Podjęcie działań nie jest tożsame z wykonaniem rekomendacji, ale ma na celu ich realizację.
Podjęte działania w c. 2 mies. mogą doprowadzić do realizacji rekomendacji w następnych miesiącach (lub nie). Jężeli chodzi o pkt 1 to projekt sprawozdania przekazuję kierownikowi JA i omawiam go na naradzie zamykającej, na tym etapie uwzględniam lub nie uwagi kierownika JA. Po tej naradzie przekazuję sprawozdanie kierownikowi JA i od tej daty ma 14 dni złożenie dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń. Jeżeli nie zgłosi to sprawozdanie ostateczne przekazywane jest wyżej (kierownik JA może do takiego sprawozdania przekazać swoje stanowisko kierownikowi jednostki) – co jest zgodne z rozporządzeniem. Zgłaszanie uwag audytorowi do sprawozdania przez kierownika JA po tym terminie jest niezasadne (mógł to zrobić wcześniej)
Pozdrawiam!

[caliente]

co do pytania nr 1 – w mojej jednostce przekazujemy sprawozdanie wstępne kierownikom audytowanych komórek (dyrektorom wydziałów albo kierownikom gospodarstw pomocniczych) oni się zapoznają. robimy następnie naradę zamykającą podczas której omawiamy spr. wstępne i słuchamy ich uwag. po naradzie sporządza się sprawozdanie ostateczne (uwzględniając przeważnie cześć uwag z narady). od otrzymania sprawozdania ost. kierownicy mają 14 dni na ustalenie tzw. harmongramu (wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację i terminu realizacji) albo na zgłoszenie uwag i zastrzeżeń. jeżeli zgłoszą uwagi lub zastrzeżenia badamy je i ewentulanie zmieniamy sprawozdanie ost. po tych 14 dniach przekazujemy sprawozdanie (a harmonogramem albo z zastrzeżeniami lub uwagami) kierownikowi jednostki. Uff… trochę przydługie. mam nadzieję, że Ci się przyda. Wiem że wiele jednostek ma całkiem inną procedurę… ale nasza dość dobrze funkcjonuje.
co do tego czy można składać zastrzeżenia od sprawozdania ostatecznego – to moim zdaniem tak. porównaj sobie procedury kontrolne niektórych kontroli resortowych – zastrzeżenia czy uwagi składa się zawsze w stosunku do ostatecznej wersji dokumentu – w końcu wcześniej jest jeszcze miejsce na jakieś „negocjacje” i można zmienić treść bez formalnych zastrzeżeń.

co do pytania 2 – moim zdaniem „umotywowane zastrzeżenia” to takie zastrzeżenia (zarzuty) wobec ustaleń albo zaleceń, które są przez składającego uzasadnione – ale chyba nie zawsze trzeba mieć dokumenty potwierdzające słuszność zastrzeżenia. Przykład – kierownik komórki audytowanej zgadza się, że zaisteniał pewnien fakt ale nie zgadza się z samą jego oceną albo z zaleceniem. Wtedy często jest to kwestia dobrego wyjasnienia swego stanowiska. I dla mnie tyle wystarczy. Podsumowując – zastrzeżenia muszą być zlożone na pismie i w tym piśmie musi być powiedziane dlaczego kierownik kom. audytowanej nie zgadza się z audytorem. jak powoła się (dołączy) jakieś dokuemnty tym lepiej dla niego ale nie odrzuciałbym zastrzeżeń (przynajmniej nie w takiej sytuacji jak opisana wyżej) z braku dofdatkowych dokumentów.

co do pytania 3:
straszenie trudny problem – ale zauważ, że zawiadamia się GIAW tylko o „niepodjęciu działań mających na celu usunięcie uchybień w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej”. więc po pierwsze zalecenie może być niezrealizowane w 2 mce – wystarczy że podjęli jakieś kroki żeby je zrealizować. po drugie chodzi tylko o te zalecenia które dotyczą usunięcia uchybień – jeżeli masz zalecenie w stylu „jest dobrze ale będzie lepiej jeżeli …” nie ma obowiązku nie trzeba nic zgłaszać GIAW.
problemy zaczynają się jak chodzi o usunięcie uchybienia i rzeczywiście nie zaczeli nie robić – ja takiego przypadku nie miałam ale myślę, że poszłabym do kierownika jednostki i pogadała otwarcie. A tak w ogóle to zauważyłam, że ten zapis o pwoiadamiamiu GIAW jest batem na nas a nie na kierownika jednostki – zanim napisze się zalecenie trzeba się dobrze zastanowic czy w jednostce będzie wola jego zrealizowania bo jak nie … to możesz mieć sytuację że robią coś tylko na pokaz albo że nie robią … i co? niewielu audytorów będzie chciało wpędzać własnego przełozonego w trudną sytuację … i kółko sie zamyka.

[adela]

1.Ja na naradzie końcowej z kierownikami JA przedstawiam co wynika z moich ustaleń. Następnie dostają sprawozdanie wstępne i mają 2 tygodnie na wniesienie swoich uwag, dostarczenie pominiętych w badaniu dokumentów, ltóre uzasadniały by ich odmienne stanowisko. Po tym czasie sporządzam sprawozdanie ostateczne, w którym ustosunkowuję się do uwag i wniosków kierowników JA i wydaję ostateczne rekomendacje. Sprawozdanie przekazuję kierownikom JA i kierownikowi jednostki.
2. Czysta gra słów. Do omówienia w sprawozdaniu ostatecznym przyjmuję również ustne wyjaśnienia i uwagi, potwierdzając to protokółem z rozmowy.
3.Jestem zwolniony od przekazywania sprawozdań i informacji do GIAW, ale to nie ma znaczenia. Wszystko zależy zawsze od szefa. Kontrole NIK i RIO badają, czy i jak realizowane są w jednostce zalecenia różnych kontroli i audytów, zwłaszcza w obszarach, gdzie wykryją jakieś nieprawidłowości. Szew ponosi odpowiedzialność i musi być tego świadomy, a zadaniem audytora jest wyczulić przełożonego na takie zjawiska, jak skutki nieprawidłowych działań
Pozdrawiam

[Autor]

Wpisy