No to spora i delikatna będzie to robota. Jeśli znasz dobrze specyfikę urzędu, będzie łatwiej. Ja wyszłabym przede wszystkim od ilości zadań każdego z referatów (pomocny będzie tu regulamin organizacyjny, choć niestety nie zawsze – niektóre referaty w regulaminie mają rozpisaną każdą bzdetkę, a u innych określono zadania „hasłowo”), ilości (jednak!) załatwianych spraw, ich złożoności a także terminowości ich realizacji (bo jeśli nie są załatwiane w terminie, to może świadczyć o tym, że nie nadążają, bo jest zbyt mała obsada kadrowa dla załatwiania takiej ilości przydzielonych refertowi zadań).
Zadanie jest delikatne, wszyscy pracownicy uważają, że mają za dużo pracy 😀
Nie robiłam takiego zadania, bo nie ma takiej woli kierownictwa w mojej jednostce, ale podam przykład, zaobserwowany na jej przykładzie – referat planowania i architektury. Jego stan etatowy od wieków jest stały (i liczny w porównaniu z innymi komórkami), pomimo tego że przez owe wieki ubyło mu wiele zadań: nie wydają decyzji wzt (bo cała gmina posiada plany miejscowe), nie opracowują planów miejscowych (bo już są zrobiobne). Nie wydają także pozwoleń na budowę, bo to zadanie powiatu. Nie zajmują sie podziałami i scalaniem nieruchomości. Wydają jedynie wypisy z planu miejscowego (sztampa, jak wiecie) i zaświadczenia o terenie. A w referacie geodezji, któremu w związku z uchwaleniem w ostatnim czasie wielu planów miejscowych przybyło pracy związanej ze scalaniem i podziałami nieruchomości – nie zwiększono etatów.
Więc w swoim zadaniu powinieneś zwrócić uwagę na to, czy zadań ubyło lub przybyło (bo i takie sytuacje mogą być).
Trudne zadanie Cię czeka, powiem szczerze. Na współpracę wszystkich kieroników referatów nie masz chyba co liczyć (żaden nie powie przecież, że ma nadmiar ludzi).
Myślę, że Twoje kierownictwo jest rozsądne i nie oczekuje, że wychwycisz wszystkie, dosłownie wszystkie przerosty i braki etatowe. To raczej nie jest możliwe.
Pozdrawiam
.
