Zmiana planu i programu

[Anonim]

Witam
Mam taki problem. W związku ze strasznym ślamazarstwem 👿 audytowanych w kwestii przygotowania dokumentów, odpowiedzi itp. (a zaznaczam, że wielokrotnie prosiłam, błagałam, mówiłam, że to dla ich dobra) niestety muszę przedłużyć termin zadania, bo się nie wyrobię. Nie mam innego wyjścia. Właściwie to teraz tylko czekam na dokumenty, a gdzie jeszcze ich analiza 😕 ?
Nie wiem tylko jak będzie lepiej
1. Wystąpić do kierownika jednostki (jest nim zarząd powiatu) z prośbą o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu zadania, bo wiąże się to ze zmianą ilości dni na nie przeznaczonych w planie
2. Zająć się czym innym (wklepać to jako czynności organizacyjne) i podzielić zadanie. W sumie po odliczeniu czynności organizacyjnych od terminu zadania, ilość dni pozostanie ta sama i nie trzeba będzie alarmować kierownika. Oczywiście w ramach tych czynności (to by było takie moje małe kłamstewko) zajmowałabym się analizą dokumentów, dostarczonych przez audytowanych.

Ogólnie rzecz biorąc, nie bardzo chcę angażować kierownika w tą sprawę, bo nie chcę, aby wyciągał jakichś negatywnych konsekwencji dla audytowanych (w końcu oni też mają robotę do zrobienia i trzeba być człowowiekiem)

Czy u Was zdarzyło się coś takiego i jak wtedy postępujecie?
Pozdrawiam

[adela]

Mówią, że jak ma się miękkie serce, to trzeba mieć co innego twarde. Wszystko zależy od przyczyn takiej sytuacji. Jeżeli są to przyczyny obiektywne, to nie widzę problemu, by zająć się czymś innym (na przykład przygotowaniem do następnego zadania). Jeżeli jest to celowe działanie, na przetrzymanie audytora, to dlaczego, Ty masz ponosić ewentualne konsekwencje takiej sytuacji? Każdy odpowiada za swoją działkę. Pozdrawiam

[ewamich20]

Należy również pamiętać, że plan tworzy się na kilka miesięcy przed audytem i trudno jest przewidzieć co się może wydarzyć w przyszłości jakie czynniki obiektywne i subiektywne wpłyną na zmianę terminu wykonania planu. Myślę że większość z nas miała podobne problemy.
Rozwiązałam ten problem że nie piszę w lanie rocznym konkretnych dat rozpoczęcia i zakończenia zadania a tylko w którym kwartale, a pisząc program zadania zapisuję przy dacie zakończenia informację o możliwości wydłużenia terminu. Wydaje misię że czas określony w planie i programie jest sprawą drugoplanową ważniejsze jest rzetelnie wykonane zadanie.

[jadtra]

Cześć lainy nie pomogę w tym kłopocie, ale dodam, że w projekcie nowej ustawy o fin.pub. nie masz już wskazanego Zarządu ale Starostę. Ja tez jestem powiatowecem i b. mnie to ucieszyło. – nie będę dawać na zarząd entą liczbę kserówek sprawozdania z audytu.

Tez miałam takie kłopoty z pozyskamiem materiałów na audyt – daje teraz na piśmie to czego nie chcą mi dać (lub gdy ….czuję pismo nosem zapobiegawczo) daje na piśmie , ze do tego a tego dnia mam dostać takie a takie dokumenty -DAJĄ i o to chodzi, nie lubie pisać ale nie mam wyjścia.
Nawet wysłałam korespondencję przez dziennik z podpisem na dole pisma do wiadomości Starosty (perfidnie ale skutecznie) gdy spotykamy się z tzw. oporem materii . Raz miałam tylko taką sytuacji – pewno pocztą pantoflową dalej przekazano, że audytor to nie człowiek i to o co prosi należy naszykować.

Pozdrawiam – miłego weekendu , wiesz chodzi o puszczanie wianków na wodzie , to lepsze niż audyt 😀

[Anonim]

Dzięki za wszystkie odpowiedzi. Przyznaję, bardzo pomocne na przyszłość. Z tym ,że w planie określona jest ilość dni na każde zadanie (ja też nie wskazuję dat realizacji zadania), zarząd zatwierdza plan w takiej postaci, więc jeżeli chcę dodać trochę dni na napisanie sprawozdania, to pomyślałam, że muszę się do nich zwrócić o zgodę. Jeżeli natomiast, kosztem ogranizcenia czasu na czynności organizacyjne, termin ulegnie przesunięciu, to nie muszę ich zawiadamiać, bo de facto ilość dni przeznaczone na zadanie się nie zmieni. Tylko nie wiem co mam napisać w notatce służbowej, uzasadniającej przesunięcie zadania i poświęcenie „oficjalnie” czasu na czynności organizacyjne (ale tak myślę, że chyba nie warto kłamać w tym przypadku, no bo niby z jakiego powodu 😕 )
Ewentualnie mogę nic nie robić tylko napisać w sprawozdaniu, iż przyczyną przdłużenia zadania był problem z uzyskiwaniem na czas odpowiednich dokumentów. I sprawa się wyda. No bo przecież z planowanych dni i tych zrealizowanych naprawdę, trzeba się w sprawozdaniu wytłumaczyć w punkcie „termin wykonania zadania” (dlaczego w programie jest taki, a naprawdę jest inny).
Pytanie podstawowe brzmi: Czy muszę pytać zarząd (albo chociażby przewodniczącego – starostę) o zgodę na zwiększenie ilości dni przeznaczonych na zadanie czy poprostu samowolnie je zwiększyć i potem się wytłumaczyć w sprawozdaniu z audytu?

Pozdarwiam

[jadtra]

Na Upoważnieniu do audytu ja zawsze mam klauzulę(ale mam wg wzorca z podręcznika MF) o wydłużeniu terminu przeprowadzenia audytu.
Idziesz do Starosty podajesz „dosłownie datę do kiedy ma być ten audyt . Starosta wpisuje tę datę (wczesniej w tym polu możesz wpisać date ołówkiem 😀 ) on tylko ja poprawia i podpisuje się. Za chwilę dajesz Notatke z krótkim uzasadnieniem b. krótkim. Podjesz ustnie, że w Sprawozdaniu bedzie wskazane szczegółowiej dlaczego wydłużyłeś czas przeprowadzania audyti. W Sprawozdaniu napiszesz prawdę tez krótko – chodzi o treść a nie formę. Odwagi.

[mareksp]

Ilość dni na zadanie jest szacunkowa i tak naprawdę to ustalic ją można najwcześniej przed rozpoczęciem zadania. Ja terminy w planie wskazuję kwartałami a upoważnienie jest ze sporym zapasem (ok. m-ca dłużej niż wynikałoby to z liczby zaplanowanych dni). W rocznym sprawozdaniu audytu wykazuję zrealizowane zadania w danym roku i nie jest ważne czy w planowanym terminie. W przypadku problemów z przeprowadzeniem audytu „wymusiłem” na audytowanych aby to oni wystąpili do kierownika jednostki z prośbą o przesunięcie terminu audytu i po jego akceptacji uzwględniłem wniosek.

[Autor]

Wpisy