Odpowiedz na: audyt funduszy unijnych

[olivkova]

Witaj King, jestem właśnie „po” takim audycie. Tematem było dokładnie przygotowanie mojej organizacji do pełnienia roli instytucji wdrażającej w ramach EFS-u. Obszary jakie badałam („wyszły” wprost z analizy ryzyka) to:
1.struktura organizacyjna czyli zapisy w statucie i regulaminie organizacyjnym a także podręczniku zarządzania i kontroli (zatwierdzanym przez instytucję zarządzającą), zwracałam uwagę na spójność zapisów i jasny podział kompetencji, w tym właśnie rozdział funkcji o którym mówi rozporządzenie przez Ciebie zacytowane. Podręcznik to zazwyczaj „cegła”, czyli samo prześledzenie tych zapisów do „tydzień z głowy” ; )
2.realizacja obowiązku informacji i promocji (kwestie takie jak używanie loga, czy informacje na stronie internetowej, organizacja punktu informacyjnego)
3.przygotowanie merytoryczne pracowników (tu mnie mało co nie „zjedli”, bo temat jak się pewnie domyślasz newralgiczny ; ) badałam również kwestię naboru nowych pracowników.
4.kwestia organizacji wyodrębnionej ewidencji finansowo księgowej; rzecz w tym, że ma ona być na tyle wyodrębniona od reszty ewidencji aby można było określić operacje gospodarcze w ramach funduszu. Ja jestem zdania, że najwygodniejsza jest odrębna polityka rachunkowości i odrębny system f-k. Ale równie dobrze można jednolicie znaczyć dowody księgowe a przy opisie operacji dodawać ten sam znacznik. Rozwiązań organizacyjnych może być tu wiele.
5.SIMIK, niestety gdy przeprowadzałam audyt (parę miesięcy temu) to nie było jeszcze czego badać w tym zakresie, powstawały któreś z rzędu wersje opracowywane w MF i nikt do końca nie wiedział jak to ma działać. Teraz uważam, że warto jest się nad tą kwestią pochylić i w miarę znajomości zagadnień IT przeanalizować przynajmniej kwestię sprzętu, zabezpieczeń, wejścia do systemu, kopii zapasowych etc.

I najważniejsza rzecz, instytucja wdrażająca jest „związana” umową z instytucją zarządzającą. Umowa dotyczy finansowania np. danych działań i warunków tego finansowania. Jako audytor instytucji wdrażającej powinnaś – wg. mnie – budować chcecklisty w oparciu przede wszystkim o ten dokument, ponieważ on dotyczy poziomu instytucji wdrażającej i jej obowiązków. Umowa powinna zawierać wytyczne odnośnie organizacji instytucji wdrażającej i jej obowiązków w zakresie poszczególnych obszarów np. monitoring i kontrola, informacja i promocja, audyt wewnętrzny itd. Dodatkowo przy budowie chcecklist można korzystać z ustawy o NPR, Sektorowego Programu Operacyjnego, Uzupełnienia do tego programu i poradników dla instytucji zaangażowanych w EFS; wszystkie te dokumenty znajdziesz na stronach internetowych Ministerstwa Gospodarki i Pracy. A! I lepiej samemu budować chcecklisty, korzystanie z gotowców typu książka P. Kisiela, może być mylące bo człowiek opisuje tam różne szczeble zarządzania funduszami i należy dokładnie weryfikować, czy dany przepis dotyczy instytucji zarządzającej, wdrażającej, pośredniczącej, płatniczej czy może samego beneficjenta.

To tak ogólnie, w sprawie szczegółów możesz pisać do mnie na e-mail przez PAW. Chętnie podzielę się spostrzeżeniami i przedyskutuję pewne kwestie.

Pzdr