Audyt w gminie (plus jednostki organizacyjne).

[agulek]

Szanowni audytorzy.

Od 1 stycznia tego roku Burmistrz „zdecydował się” na prowadzenie w gminie audytu. Dodam tylko, że w podjęciu decyzji pomocny był art. 18a w ustawie wprowadzającej 😉 . Gmina przekroczyła próg dwa lata temu, jednak do tej pory Burmistrz „migał się” jak mógł. Dopiero wizja dyscypliny f.p .trochę go zmiękczyła 😉
Żadna z jednostek organizacyjnych nie przekracza progu. Jak rozwiązać organizację audytu w jednostkach , chodzi mi m.in. o zapisy w Karcie audytu, ujęcie jednostek w planie. Wiadomo, że żadna z jednostek sama z siebie audytora nie zatrudni, skoro nie musi, więc obowiązek ten spadnie w całości na gminę. Czy w Karcie można zapisać że audyt prowadzony będzie w Urzędzie w powiązaniu z jednostkami org. ? (taki zapis gdzieś widziałam). Czy skoro jednym z obowiązków wynikających z ustawy o samorządzie gminnym jest np. edukacja to skupić się na organizacji oświaty (audyt w Zespole Obsługi Szkół) czy do analizy ryzyka (do planu audytu) ujmować wszystkie szkoły?
Dodam że plan audytu będzie opracowany po terminie, ponieważ komórka audytu rusza dopiero od stycznia.
Podpowiedzcie proszę nowicjuszce jak od strony praktycznej rozgryźć temat jednostek organizacyjnych. 😳
Pewnie dla większości z Was temat jest oczywisty, jednak dla mnie wszelkie wskazówki będą bardzo cenne 🙂

[s]

Jak najbardzej uważam, że trzeba objąć wszystkie jednostki organizacyjne audytem, co oznacza nic innego jak objęcie tych jednostek analizą na etapie sporządzania planu audytu, który będzie opracowywany zarównio dla Urzędu jak i jendostek org. Na formu znjadują się ciekawe materiały nawet z przed kilku lat dotyczące sposobu opracowywania planu z uwzględnieniem jednostek. To jakie obszary poddane będą audytowi wyjdzie z analizy ryzyka sporządzonej na etapie planu. Plan taki sporządzam od kilku lat i wymaga to co prawda pracy ale z roku na rok jest łatwiej. Wydaje mi się że wszystko zależy od tego jak się chce rzetelnie podejść do palnu audytu.
pozdrawiam i życzę powodzenia oraz służę ewentualną pomocą

[agulek]

Sław dziękuję za szybki odzew. 🙂

Sprawa jest pilna, czas mija a ja męczę się z tematem.

Niestety jako poczatkujący audytor nie mam dostępu do sekcji materiały.

Ponieważ nie mogę podać na forum swojego maila, poproszę admina o zgodę na kontakt z Tobą i jeśli pozwolisz trochę „pozawracam Ci głowę” w temacie. 🙂

[adela]

Jako komórka jednoosobowa, nie wyobrażam sobie, by prowadzić audyt we wszystkich podległych jednostkach. Od początku ustalenie z burmistrzem – audyt w Urzędzie (masę roboty). W jednostkach organizacyjnych – kontrola wieloosobowej komórki kontroli wewnętrznej, podległej skarbnikowi (w każdej jednostce są raz w roku)

[agulek]

Niestety nie przewiduje się zwiększenia obsady audytorów w Urzędzie. Mało tego Burmistrz twierdzi że nie stac go na zatrudnianie i audytora i kontrolera 👿
A że audyt musi być….

W związku z tym najlepiej byłoby aby audytor dalej „łapał złodzieja” cyt. „róbmy to co do tej pory tylko nazwijmy inaczej”.
Trudno mu się pogodzić z faktem braku kontroli nad jednostkami (skoro nie przewiduje etatu dla kontrolera), więc najlepiej byłoby zrobić wash & go 🙄

Stąd moje pytanie: jak rozwiazać problem, żeby wilk był syty i owca cała. Tzn. pogodzić duży zakres do ogarnięcia w urzędzie (zgadzam się z Adelą że pracy jest dużo) z potrzebą szefa do posiadania informacji co w trawie ( w jednostkach) piszczy.
Może zostawić sobie zakres czasu „poza planem” na ewentualne dodatkowe zadania doradcze w jednostkach?

[wojak]

Nie bądź, proszę, pazerna na rozszerzanie obszaru ❗ Nie bierz za wiele na siebie, skoro to dopiero początek. Jeszcze może się popłaczesz, kiedy zaczniesz „niewyrabiać”… Pamiętaj, że to co zapiszesz, ktoś może przeczytać i chcieć, byś to realizowała ❗

[agulek]

[QUOTE BY= Wojak] Nie bądź, proszę, pazerna na rozszerzanie obszaru ❗ Nie bierz za wiele na siebie, skoro to dopiero początek. Jeszcze może się popłaczesz, kiedy zaczniesz „niewyrabiać”… Pamiętaj, że to co zapiszesz, ktoś może przeczytać i chcieć, byś to realizowała ❗ [/QUOTE] ale ja mam zamiar realizować to co zapiszę. Czy uważasz ze skoro mój szef traktuje audyt „na odwal” to ja mam zamiar robić tak samo?
Mam problem czy audytem objąc też jednostki, dlatego też pytam jak Wy byscie wybrnęli z tej sytuacji, skoro w żadnej z jednostek nie będzie zatrudniony audytor wewnęrzny.
Jesli nie ma takiego obowiązku to po prostu nie ujmę jednostek w planie i tyle.
Nie bardzo rozumiem dlaczego mam się popłakać, czy z ktorejś z moich wypowiedzi wynika ze jestem aż tak załamana? Jeszcze trochę mi do tego brakuje 😆 A swoją drogą chodziło mi o trochę inny rodzaj wypowiedzi, ale i za tę dziękuję 😉

[ryszard]

Agulek…jesli moje skromne doswiadczenie się przyda ,służe pomocą w srodkach unijnych sczególnie ( nie tylko).Nie taki diableł straszny jak go malują..Dasz radę,ludzie aw sa życzliwi…
pozdrawiam
Ryszard

[kules]

Ja tam od kilku lat robię urząd i 20 kilka jednostek podległych i jakoś się kula. Żadne NIKi i RIa nie miały uwag. Robię tyle audytów ile się da zrobić pożądnie, a że w cyklu 5 letnim się nie zamknę to nie mój problem ani wina, w każdym planie rocznym pisze że ze względu na za małą obsadę kadrową komórki nie da się obrobić wszystkiego w rozsądnym czasie.
Osobiście uważam że audyt w samym urzędzie jest niedobrym rozwiązaniem. Nasz urząd mocno współpracuje z jednostkami organizacyjnymi w realizacji zadań powiatu (po to je utworzył) i nie widzę możliwości robienia zadań tylko w urzędzie, bo praktycznie każde zadanie i obszar audytu w efekcie obejmuje u mnie zarówno urząd jak i jakąś jednostkę. Np. edukacja prowadzona jest przez szkoły, ale i w urzędzie jest odpowiedni wydział do ich nadzorowania, który wpływa na pracę szkół. Jak więc zrobić konkretny audyt w tym obszarza nie odwiedzając szkoły i wydziały edukacji? Ograniczając się do samego urzędu wprowadziłbym sobie sam bariery w badaniu całości procesów i wyciągania wniosków co do adekwatności przyjętych w naszej jednostce rozwiązań organizacyjno-kontrolnych
To moje zdanie, każdy ma swoje założenia i zrobi jak mu osobiście bardziej odpowiada. 🙂 i tak jest dobrze

[s]

czytając dyskusję w temacie wydaje mi się, że musisz odpowiedzic sobie na pytanie czym dla Ciebie jest audyt. Nie dla Twojego szefa, który musi spełnić wymóg prawny. Jeżeli chcesz robić to rzetelnie to moim skromnym zdaniem obejmij analizą ryzyka (planowaniem) wszystkie jednostki i Urząd. I nie chodzi tutaj o bycie pazernym tylko o podejście do tematu. Ja prace nad planem audytu rozpoczynam już pod koniec czerwca. Przesyłąm kwestionariusze itp. Staram się jaknajrzetelniej przeprowadzić analizę ryzyka po to aby skupić się w danym roku na najbardziej wrażłiwych obszarach i w oparciu o nią dobieram zadania audytowe. I w tym momencie należy dobrać ilość zadań do możliwości kadrowych. Nie ma tu znaczenia czy jestem sam czy jest nas dwóch, trzech. Planuję tyle ile wiem, że będę w stanie zrealizować. Nie wyobrażam sobie podejścia takiego, że zajmuję się tylko Urzędem. Zgadzam się, że jest co robić tylko w Urzędzie ale jak zrobisz analizę ryzyka na poziomie jednostek możesz stwierdzić, że są zadania (obszary), które obarczone są ryzykiem bardzo wysokim i są to obszary wrażliwe i nie mniej istotne niż te w Urzędzie. Oczywistm jest fakt, że mam więcej obszarów do zbadania ale to nie mój problem. Ja mam badać obszary nie te, które są dla mnie wygodne ale te które tego badania wymagają. W moim przypadku jednostki organizacyjne tylko pod względem finansowym odpowiadają za około 60% wydatków samorządu. I co mam je pozostawić bez analizy bo nie jest to Urząd, Chyba nie. Stoję na stanowisku, że powinniśmy nawet jako audytorzy sugerować Kierownictwu aby szczególną uwagę zwrócić na jednostki. Jest tam czemu się przyglądać. Naprawdę nie ma znaczenia czy jestem sam. Przecież audyt oparty jest na analizie ryzyka. Nie marginelizujmy naszych obowiązków. Pokazujemy sami, że jesteśmy w samorządach nie po bo wymagają tego przepisy ale po to aby oceniać, doradzać.
mógłbym tak bez końca ale to nie o to chyba chodzi w tej dyskusji. Ja nadal stoję na stanowisku, że audytem należy objąć Urzą i jedn. org. Jako „ciekawostkę” podam również fakt, że taka jest interpretacja na stronie mf. służę wszelką pomocą w tym zakresie. Jak już wcześniej pisałem prowadzę audyt w ten sposó od kilku lat (najpier w Powiecie, tera z gminie miejskiej). Wypracowałem w tym okresie pewne zasady planowania audytu, które mi osobiście pomagają w obiektywnym dobraniu zadań audytowych. Dodam jeszcze na koniec, że zasady te oparte są przede wszystkim na uwagach, doświadczeniu i pomocy szanownych audytorów, którzy byli i są uprzejmi dzielić się swoimi uwagami na audyt.net.
Pozdrawiam

[s]

Zapomniał bym jeszce o jednym
Dotyczy to wypowiedzi wojaka. Korzystam z Twoich opinii na tym formum od kilku już chyba lat i zawsze je ceniłem ale Twoja ostania opinia w tym temacie zwaliła mnie z nóg. Naprawdę jesteś w stanie doradzać „młodemu, nowemu” audytorowi w ten sposób „…Pamiętaj, że to co zapiszesz, kto¶ może przeczytać i chcieć, by¶ to realizowała…”. Myślałem, zę Ty do sprawy audytu podchodzisz inaczej. Zgadzam się, że wszyscy kładą nam kłody pod nogi (m.inn. MF) ale prowadzone są takie dyskusje na temat funkcjonowania audytu itp a tutaj pada taka podpowiedź dla nowego audytora. Ja osobiście chciałbym aby to co napiszę, ktoś wnikliwie przeczytał i sprawdzał czy ja to realizuję, Myślę, że tylko wtedy ma to sens

[123456]

Popieram w pełnym przekonaniu SŁAW . Bardzo mądra i retoryczna wypowiedź i życzę dalszych sukcesów tak trzymać . Ja też mam takie zdanie i uważam podobnie w sprawie wagi ryzyka dot. jednostek org.
pozdrawiam

[agulek]

Dziękuję Wam za opinie. I proszę o jeszcze 😉
Pytanie do Sław: czy możesz napisać jakie obszary do analizy ryzyka wyodrębniłeś w szkołach? Trzy czwarte naszych jednostek to szkoły. O ile z urzędem sobie poradzę, o tyle problem mam właśnie z jednostkami. Chodzi mi o obszary niefinansowe, tu akurat mam doświadczenie, ale jakie pozostałe obszary można tu ująć? Przychodzą mi do głowy np. remonty w szkołach, pomoc finansowa dla uczniów, nie wiem co jeszcze i czy w dobrym kierunku myślę .

[terka]

Witaj,
u mnie były ciekawe wyniki w temacie dowożenia uczniów niepełnosprawnych do szkół.

[agulek]

Dziękuję Terka 🙂
Po Twojej wypowiedzi przyszła mi do głowy jeszcze organizacja nauczania indywidualnego, ogólnie dowożenie dzieci do szkół ( u nas zajmuje się tym zespół obsługi szkół), ew. zatrudnianie nauczycieli (pod kątem zatrudniania nauczycieli zaraz po przejsciu na emeryturę zamiast młodych – o ile coś takiego ma miejsce).
Mamy jeszcze takie cudo jak gminny ośrodek wypoczynkowy i halę sportową zarządzane również przez zespół obsługi, nie są to odrębne jednostki, są wkomponowane w zespól. Zakwalifikowałabym je do obszaru: sport i rekreacja. A jakie przykładowe tematy mozna tu ująć?

[Autor]

Wpisy