częstotliwość inwentaryzacji

[terka]

Witam wszystkich i pragnę podzielić się z Wami moimi spostrzeżeniami w temacie interpretacji przez jednostki sektora finansów publicznych zapisów art. 26 ustawy o rachunkowości. Coraz częściej spotykam się z praktyką, że jednostki przeprowadzają inwentaryzację środków trwałych raz na cztery lata przyjmując, że znajdują się na terenie strzeżonym (uważająć, że teren jest strzeżony, ponieważ podpisali umowę z firmą ochroniarską). Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji raz na cztery lata zapisują nawet w polityce (zasadach) rachunkowości. Stoję na stanowisku, że jest to rozmowanie błędne, choć nie ukrywam, że czytałam protokół kontroli RIO, w którym uznan, że przeprowadzanie inwetaryzacji w urzędzie gminy raz na czery lata nie jest nieprawidłowością. Co sądzicie na ten temat?

Pozdrawiam 😀

[adela]

Cześć
Nie wiem w czym problem, ale z przepisów wynika, że inwentaryzację środków trwałych należy przeprowadzić w drodze spisu z natury, nie żadziej, niż co 4 lata
pozdrawiam

[terka]

Problem tkwi w tym, że art. 26 ustawy o rachunkowości tanowi, że inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, a alej pojawiają się wyjątki. Jednym z wyjątków jest to, że środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym inwentaryzuje się co cztery lata. Podkreślam, jest to wyjątek od reguły. Nie może wyjątek zmieniać się w regułę. Jednostki interpretują to w ten sposób, że jeżeli mają „ochronę fizyczną” to jest to już teren strzeżony, a więc mogą przeprowadzić inwentaryzację raz na cztery lata. Problem tkwi w określeniu definicji „terenu strzezonego”.
Czy starszy pan (ochroniarz) stojący gdzieś z boku wejścia wypełnia definicję „terenu strzeżonego”? Ochroniarz w moim urzędzie jeszcze nigdy nie sprawdził, co wynoszę – a często wynoszę laptopa (służbowego zresztą). Napiszcie, proszę, przede wszystkim, czy spotkaliście się z tym problemem i czy dla Was to jest problem, czy moze uważacie, że go nie ma (że przeprowadzanie inwentaryzacji raz na cztery lata w jednostce, która jest na „terenie strzezonym” przez jedynie ochronę firmy zewnętrznej) jest OK. Muszę dziś kończyć, pozdrawiam

[mareksp]

Problemu z inwentaryzacją środków trwałych raz na 4 lata nie widzę. Zatrudnianie firmy ochroniarskiej czy też jej brak w przypadku budynku nie ma większego znaczenia o ile jest on zabezpieczony w inny sposób tj. przez odpowiednie zamki, alarm, itp. Kazdy pracownik ma obowiązek zgłoszenia kierownikowi jednostki śladów włamania czy innego nieuprawnionego dostępu do pomieszczeń albo zaginięcia wyposażenia (trudno nie zauważyć, ze zaginął komuś komputer, biurko, lub co gorsza stołek). Ryzyko utraty majątku z powodu wynoszenia go przez pracowników, w tym audytora, wydaje się być niewielkie. Zwłaszcza w systuacji gdy stosowane są obowiązujące metody prowadzenia ewidencji tych środków tj. wg miejsc znajdowania się lub wg osób odpowiedzialnych. Coroczne dokonywanie inwentaryzacji środków trwałych byłoby w tej sytuacji przesadą i dodatkowym kataklizmem dla jednostki, zwłaszcza, że są przyjemniejsze sposoby spędzania Sylwestra i Nowego Roku niż wypełnianie arkuszy spisowych. 😀 W zależności od „wrażliwości” majątku jakim dysponuje jednostka można oczywiście przeprowadzić inwentaryzację częściej niż w okresach czteroletnich ale tylko dla wybranych składników majątku, szczególnie narażonych na utratę. Polityka w tym zakresie należy do kierownika jednostki. Nadinterpretacja przepisów nie jest najlepszą rzeczą na stanowisku audytora i może zniechęcić do niego zarówno kierownictwo jak i pracowników. Nie jesteśmy przecież jednynie strażnikami legalności.
Pozdrawiam

[adela]

Cześć
Dla mnie interpretacja jest prosta. Przez wszystkie znane mi samorządy sosowana. Przez kontrole NIK i RIO również. Teren strzeżony dotyczy maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Pozdrawiam

[terka]

No i właśnie o interpretację art. 26 ust. 3 pkt3 u.o.r. tu chodzi. Zapis ustawy stanowi (cytuję): „termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzezonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.” Pytanie jest takie: czy warunek znajdowania się na terenie tstrzeżonym odnosi się jedynie do maszyn i urządzeń, wchodzących w skład środków trwałych w budowie, czy również inych środków trwałych.
W „Komentarzu do ustawy o achunkowści” praca zbiorowa pod red. Teresy Kiziukiewicz czytamy: „nie jest naruszenie ogólnej zasady corocznej inwentaryzacji przprowadzenie jej raz w ciągu 4 la w odniesieniu do środków trwałych oraz maszn i urządzeń, należących do środków trwałych w budowie, pod warunkiem, że składniki te znajdują sie na terenie strzeżonym”
Maria Augustowska w „Komentarzu do zakładowego planu kont” wydanie VII, 2002r. pisze: „Podstawowe środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym podlegają inwentaryzacji raz w ciągu 4 lat, natomiast na terenie niestrzeżonym corocznie, w okresie czwartego kwartału,do 15 stycznia”.
Wynika z tego, że tylko wówczas, gdy teren jest „strzeżony” można przeprowadzić inwentaryzację raz na 4 lata.
W publikacji „Ustawa o rachunkowości z komentarzem uzgodnionym z Departamentem Rachunkowości MF” (Wydawnictwo Rachunkowość)podano następującą odpowiedź w zaresie interpretacji tego przepisu:
„Pytanie:
Ustawa dopuszcza ograniczenie częstotliwści spisu z natury środków trwałych do raz na 4 lata pod warunkiem, że znajdują sie one na terenie strzeżonym. Co należy rozumieć przez teren strzezony?
Odpowiedź:
„Przez „teren strzeżony” rozumie się teren zakładu pracy odizolowany od śwaita zewnętrznego, co ma miejsce wtedy, gdy wkół terenu zakładu pracy istnieje ogrodzenie działki, odpoiednia ochrona oraz nstępuje kontrola przepływu rzeczowych składników przez „bramę”, oparta na stosownej dokumentacji”.
Czy w zwiazku z powyższym urząd administracji publicznej (i inne) chroniony przez firmę ochroniarską może przeprowadzać spis z natury raz na 4 lata, czy też nie? Traktować to jako nierpawidłowość, czy nie. Na marginesie dodam, że oficjalnej interpretacji RIO czy NIK nie posiadam, a fakt, że ich niektórzy kontrolerzy nie podnoszą jakiegoś problemu nie oznacza dla mnie, że go nie ma.
Pozdrawiam, mam nadzieję na dyskusję w tym temacie.

[adela]

Jeszcze raz o interpretacji. Rozkładając na czynniki pierwsze, art.26,ust.3,pkt3 należy czytać:
– środków trwałych – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat, – maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Chodzi o to, że dopuki środek trwały nie zostanie przekazany do użytkowania, musi wymagać wzmożonej ochronie. Jeżeli budowana jest kotłownia, to na koniec roku trzeba sprawdzić, czy na stanie jest zakupiony kocioł. Po oddaniu do eksploatacji jest to zbędne, Wystarczy raz na 4 lata. Jeżeli jest budowana hala sportowa, to na koniec roku trzeba sprawdzić czy na stanie są zakupione tablice świetlne itp.. Po oddaniu do eksploatacji jest to nie potrzebne. Wystarczy okresowy spis raz na 4 lata. Jeszcze raz – maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie inwentaryzujemy na koniec roku, chyba, że są na terenie strzeżonym, to inwentaryzujemy je tak jak środki trwałe będące w eksploatacji, czyli nierzadziej niż raz na 4 lata.
pozdrawiam

[terka]

A jak do tego, co piszesz, adelo, ma się to, co przytoczyłam w poście powyżej (interpretacje – było nie było – autorytetów w zakresie rachunkowości)?
Wyraźnie podkreślają przecież, ze tylko wówczas, gdy środki trwałe (wszystkie) znajdują się na terenie strzeżonym, można je inwentaryzować raz na 4 lata.
Moim zdaniem przedmiotowy artykuł uor. należy interpretować tak: środków trwałych, znajdujących się na terenie strzeżonym – raz na 4 lata, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych, znajdujących się na terenie strzeżonym – raz na 4 lata.
Na terenie niestrzezonym (tj. strzezonym w sposób inny, niż określony w przytoczonej wyżej definicji) – corocznie.
Nie zgadzasz się z tym?
Pozdrawiam

[iga]

Terka, moim zdaniem definicja MF jest bardzo ogólna i może być różnie inerpretowana, a wg mnie to jednak do decyzji kierownika jednostki należy czy teren jego jednostki mozna uznać za strzeżony. Strzegą nie tylko ochraniarze, ale i systemy alarmowe i właściwe procedury – dokumenty. Twoim zadaniem powinno być skupienie się, czy podjęta decyzja przez kierownika jest zasadna. W jaki sposób? sprawdź ile było kradzieży, włamań, niedoborów w czasie ostatniej inwentaryzacji. Jeśli wykażesz że są nieprawidłowości możesz wnioskować, że terenu jednostki nie można uznać za strzeżony i wymagane są częstsze inwentaryzacje. A wynoszony przez pracownika laptop? – sprawdź procedury, czy przyjął pracownik odpowiedzailność za ten sprzęt, czy w dokumentach jest zezwolenie na korzystanie z niego poza jednostką….Pozdrawiam

[adela]

Nie zgadzam się z Tobą terka.
Tak się składa, że przez trochę lat byłem sekretarzem głównej komisji inwentaryzacyjnej w dużej firmie, następnie inspektorem kontroli finansowej w RIO. Interpretacja moja i moich przełożonych była zawsze taka, jak przedstawiłem. Nigdy się niespotkałem w praktyce, by jakakolwiek kontrola miała inne zdanie na ten temat.
Pozdrawiam

[alkman]

Nie zgadzam się z tobą adela.
Stosując twoją interpretację to art. 26, ust. 3, pkt 2 należałoby czytać:
zapasów materiałów – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat bez względu na miejsce ich przechowywania; towarów – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat bez względu na miejsce ich przechowywania; produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat.
Kupiłbyś udziały lub akcje w jednostce prowadzącej w ten sposób inwentaryzacje? Ja bym się głęboko zastanowił.
RIO i NIK nie są jedynymi czytelnikami sprawozdań jednostek budżetowych.

[adela]

Cześć
Życzę powodzenia w składaniu wniosku o naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Pozdrawiam

[terka]

Adelo, czy twój sarkazm dotyczył tego, że nie składa się wniosku na własnego szefa, czy też tego, że Twoim zdaniem nie przeprowadzenie corocznej inwentaryzacji środków trwałych (znajdujących się na terenie niestrzeżonym) nie stanowi naruszenia dyscypliny fin. publ.? Nie chodzi przecież w tej dyskusji o składanie wniosku do rzecznika dyscypliny finansów publicznych. Sprawa interesuje mnie o tyle, że wpadły mi w ręce zasady rachunkowości pewnej jednostki (uspokaja mnie fakt, że nie mojej), gdzie zobaczyłam, że jednostka ustaliła termin inwentaryzacji środków trwałych raz na 4 lata, bo jest to teren strzeżony (a nie jest, jest do administracja publiczna). Zaczęłam się zastanawiać, skąd to się wzięło, i szperać w róźnych żródłach, bo zainrygoało mnie owo odstępstwo od zasady ogólnej. Ponieważ sprawa wydała mi się ważna i ciekawa dla nas audytorów, postanoiłam podzielić się z Wami moimi przemyśleniami.
Sądzę, że naszym zadaniem jako audytorów jest wskazanie ewentualnych nieprawidłowości w działaniu jednostki. Jeżeli więc jednostka finansów publicznych w swiom działaniu ma się kierować zasadą legalności (m.in.), to ma również przestrzegać przepisów ustawy o rachunkowości. Chodzi więc o to, aby ustrzec jej kierownika od popełnienia czynu stanowiącego naruszenie dyscyplinę f.p.
Jako audytorzy mamy przecież obowiązek znać przepisy prawa, dotyczącego zakresu naszych działań. Dlatego ważne jest dla mnie ustalenie, jak interpretować ten przepis. Bowiem jezeli spotkam się z sytuacją że jednostka ustaliła, że przeprowadza inwentaryzację w/w środków raz na 4 lata, a jest to niezgodne z ustawą, to nie pomoże tłumaczenie kierownika, ze myślał, że teren jest strzeżony, albo że kierował się zasadą oszczedności i gospodarności, bo przeprowadzenie inwentaryzacji co roku to są nadmierne i nieuzasadnione koszty. Jeżeli koszty są uzasadnione wymogami prawa, to są uzasadnione.
Pozdrawiam, choć dalej nie wiem, czy ktoś podziela moje zdanie w temacie interpretacji art. 26 us. 3 pkt. 3 czy też nie.
Mam nadzieję, że ktoś może dysponuje argumentami,które albo potwierdzą, albo „zwalą” mój tok rozumowania.

[adela]

Co do interpretacji alkman, W odróżnieniu od punktu 2 o materiałąch, w punkcie 3, po słowach „środków trwałych”, jest oraz. Jeżeli spotkacie jst, gdzie przeprowadzają coroczną inwentaryzację środków trwałych, to jest ewenement.
Pozdarawiam

[gabi]

Witam!
W komentarzu do art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości (oddk 2005) znalazłam następujący zapis cyt.: „Środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym, można inwentaryzować drogą spisu z natury raz w ciągu 4 lat. …. Natomiast w ciągu pozostałych trzech lat inwentaryzację przeprowadza się drogą porównania ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji.
Przez okreslenie „strzezone składowisko” należy rozumieć takie miejsce składowania (magazynowania) składników majątkowych, które jest zabezpieczone przed dostepem osób nieuprawnionych, np. posiadające ogrodzenie uniemożliwiające przedostanie się osób nieupoważnionych oraz dozorowane stale przez straż zakładową lub wynajętą w tym celu firmę zajmującą się ochroną mienia, a także odrębnie stojące obiekty (budynki) posiadające zamknięcie uniemożliwiające przedostanie się do wewnątrz bez pozostawienia śladów włamiania.”
Biorąc pod uwagę w/w określenie moim zdaniem budynek urzędu spełnia jak najbardziej definicję terenu strzeżonego. Ponadto kierownik jednostki powinien określić w zasadach rachunkowości co jest uważane za teren strzeżony w jednostce.
Pozdrawiam

[Autor]

Wpisy