Odpowiedzi na Wasze pytanie

PROCEDURA KONTROLI FINANSOWEJ


Na podstawie art. 28a ust.1 i 35a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych oraz „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ogłoszonych przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr 1 z dnia 30 stycznia 2003r., ustala się procedury kontroli finansowej w Jednostce XXX w YYY.


§ 1


1. Kontrola finansowa stanowi tę część systemu kontroli wewnętrznej, która dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.


2. Kontrola finansowa obejmuje:


a) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;


b) badanie i porównanie stanu faktycznego z wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;


c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie obowiązujących procedur.


§ 2


Kontroli podlegają zasoby jednostki wraz ze sposobem zarządzania nimi:


1. zasoby ludzkie – doskonalenie zawodowe pracowników, działalność socjalno-bytowa, bezpieczeństwo i higiena pracy;


2. zasoby rzeczowe oraz inne aktywa – aktywa trwałe i aktywa obrotowe kontrolowane przez jednostkę;


3. zasoby finansowe – kapitały i środki zewnętrzne oraz Ľródła ich pozyskania, wpływ aktywów trwałych i obrotowych na finanse jednostki, wynik finansowy oraz wpływ kształtowania się kosztów i przychodów na jego wielkość;


4. zasoby informacyjne, również zapisane na nośnikach magnetycznych – informacje zawarte w księgach rachunkowych, informacje dokumentujące zdarzenia gospodarcze (umowy, zlecenia, dowody przychodu, rozchodu, zakupu itp.) oraz zawarte w innych dokumentach i ewidencjach dotyczące działalności jednostki.


§ 3


1. Działalność kontrolna wykonywana jest w celu wykrywania nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostki w każdym aspekcie jej działania, zmierza do podniesienia sprawności działania jednostki poprzez usunięcie ujawnionych w wyniku kontroli przyczyn i Ľródeł ich powstania.


2. Czynności kontrolne polegają na zbadaniu każdego elementu stanu faktycznego i porównaniu go z obowiązującą dla niego normą oraz ustaleniu odchyleń od tej normy. Przez pojęcie normy należy rozumieć każde uregulowanie prawne, także wewnętrzne, odnoszące się do jednostki i jej funkcjonowania we wszystkich obszarach działalności.


3. Kontrola winna dostarczyć informacji zarówno o odchyleniach pozytywnych, jak i negatywnych (nieprawidłowości i uchybień).


§ 4


Przeprowadzając kontrolę należy ocenić stan faktyczny według kryteriów:


1. legalności – ocena z punktu widzenia zgodności z prawem (w tym z obowiązującymi w jednostce uregulowaniami wewnętrznymi);


2. celowości – ocena pod względem racjonalności, realizacji celów i zadań jednostki, założonych efektów;


3. rzetelności – ocena działania pod kątem zachowania należytej staranności w toku realizacji;


4. gospodarności – ocena związana z optymalnym wykorzystywaniem środków finansowych i materialnych.


§ 5


 Kontrola wewnętrzna jest zorganizowana i realizowana w formie:


1. samokontroli,


2. kontroli funkcjonalnej.


§ 6


1. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień przepisów wewnętrznych obowiązujących w jednostce oraz obowiązków wynikających z zakresu czynności.


2. W wypadku ujawnienia nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczych w ewidencjach, w dowodach dokumentujących te zdarzenia itp. dokonujący samokontroli winien przedsięwziąć niezbędne działania w celu usunięcia nieprawidłowości.


3. W przypadku, gdy nieprawidłowości, o których mowa w ust. 2, znacząco wpłyną lub wpłynęły na działalność jednostki (tzn. spowodują lub spowodowały znaczące straty, zniekształcą lub zniekształciły dane dotyczące sytuacji finansowej itp.) dokonujący samokontroli winien poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.


4. Przełożony, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust.3, podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania, odpowiednie do wagi nieprawidłowości.


5. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.


§ 7


1. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników na stanowiskach kierowniczych oraz na stanowiskach nie kierowniczych, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych bądĽ, którzy do wykonywania tej kontroli zostali odrębnie upoważnieni.


2. Kontroli funkcjonalnej podlegają wszystkie obszary działalności jednostki.


3. Kontrola czynności wykonywanych przez pracowników sprawowana jest w ramach hierarchii służbowej, określonej w ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ oraz w regulaminie WWWWWWWWWWWWWWWWWW.


4. W przypadku ujawnienia podczas kontroli funkcjonalnej nadużycia lub nieprawidłowości osoba kontrolująca obowiązana jest do zabezpieczenia dokumentów i przedmiotów stanowiących dowód popełnienia tego czynu oraz do bezzwłocznego powiadomienia na piśmie bezpośredniego przełożonego i kierownika jednostki, który podejmuje stosowne działania.


§ 8


W celu zapewnienia skutecznego funkcjonowania kontroli należy przestrzegać następujących zasad realizacji zadań:


1. nie powierzać obowiązków wykonywania kontroli (poza samokontrolą) pracownikom odpowiedzialnym za wykonywanie kontrolowanych przez nich procesów, zadań, operacji, w tym za wystawianie dokumentów i za składniki majątkowe;


2. w zakresach czynności pracowników wykonujących czynności kontrolne dokładnie i jednoznacznie ustalić uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność w tym zakresie;


3. zapoznać pracowników wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi przepisami oraz dążyć do podnoszenia ich kwalifikacji w tym zakresie;


4. przestrzegać zasady nie powierzania bezpośredniej odpowiedzialności za składniki majątkowe (w tym magazynowania, przyjmowania, wydawania) osobom uprawnionym do wydawania dyspozycji w zakresie gospodarowania nimi;


5. stosować zasadę powierzania pieczy nad składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom (imiennie) za odebraniem oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone składniki majątkowe, przy równoczesnym zapewnieniu maksymalnego zabezpieczenia tych składników przed kradzieżą, włamaniem oraz zapewnieniu optymalnych warunków właściwego przechowywania i dozoru;


6. przestrzegać zasad przyjętego systemu dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji aktywów i dokumentów, obiegu i kontroli dokumentów oraz zasad ich wystawiania i akceptacji.


§ 9


Czynności kontrolne należy przeprowadzić we wszystkich fazach działalności jednostki, przez zbadanie każdego elementu stanu faktycznego i porównanie z wyznaczoną dla niego normą, w formie: kontroli wstępnej, kontroli bieżącej i kontroli następczej.


§ 10


1. Kontrola wstępna polega na zbadaniu decyzji i operacji zamierzonych w celu zapobieżenia nieprawidłowym działaniom.


2. Do czynności kontroli wstępnej należy m.in. sprawdzenie, akceptacja, rozliczanie, badanie prawidłowości projektów dokumentów, w tym powodujących powstanie zobowiązań i należności.


3. Kontroli wstępnej podlegają m.in.: projekty planów i przedsięwzięć; karta obiegu umowy oraz inne dokumenty powodujące powstanie zobowiązań lub należności; propozycje podziału funduszy; dokumentacja kosztów i wydatków oraz inne dokumenty mające wpływ na działalność jednostki.


4. Dokonanie kontroli wstępnej osoba kontrolująca potwierdza własnoręcznym podpisem na dokumencie, w miejscu do tego wyznaczonym wraz z datą,


5. W wypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej dokumentów osoba kontrolująca:


a) zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądĽ operacjach, których dotyczą.


b) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, niecelowych czy niegospodarnych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego.


6. Przełożony, który został poinformowany o faktach, o których mowa w ust. 5b, podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania, odpowiednie do wagi nieprawidłowości.


7. Kontrola wstępna jest wykonywana przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania.


§ 11


1. Kontrola bieżąca polega w szczególności na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo. Działanie to ma na celu wyeliminowanie przed zakończeniem każdego etapu zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy operacji, z uwzględnieniem kryteriów określonych w § 4.


2. Kontroli bieżącej podlegają wszystkie zasoby jednostki, o których mowa w § 2, z tym że w celu zapewnienia właściwego gospodarowania i ochrony mienia niezbędne jest: 2.1. przeprowadzanie kilka razy w roku niezapowiedzianej kontroli i innych walorów przechowywanych w kasie oraz ich zabezpieczenia w czasie przechowywania i transportu; 2.2. przeprowadzanie przynajmniej raz w roku:


a) kontroli zabezpieczenia środków trwałych, środków trwałych w budowie, zapasów (materiałów, produktów); kontrola winna być przeprowadzona w trakcie ich inwentaryzacji, a o ile składniki te nie podlegały w danym roku inwentaryzacji, kontrolę przeprowadza się w terminie wyznaczonym przez zarządzającego kontrolę;


b) kontroli stanu zapasów wybranych materiałów, produktów na koniec dowolnego okresu sprawozdawczego;


c) inwentaryzacji sprzętu i innych składników majątkowych, co do których istnieje obowiązek ewidencjonowania ilościowego, w terminie wyznaczonym przez zarządzającego;


d) oceny użyteczności składników wymienionych w pkt. a) i c), kontrola powinna być przeprowadzona w trakcie ich inwentaryzacji, o ile składniki te nie podlegały w danym roku inwentaryzacji, kontrolę wybranych składników majątkowych przeprowadza się w terminie wyznaczonym przez zarządzającego kontrolę.


3. Kontrolą bieżącą należy również objąć obce składniki majątkowe, będące na stanie jednostki.


4. Kontrolę bieżącą obowiązani są wykonywać wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych oraz pracownicy upoważnieni do wykonywania określonych czynności kontrolnych, a także ogniwa kontroli instytucjonalnej.


§ 12


1. Kontrola następcza polega na badaniu przedsięwzięć oraz operacji już zrealizowanych i odzwierciedlających je dokumentów.


2. Do zadań kontroli następczej w szczególności należy:


a) analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównanie ich z założonymi celami,


b) badanie sprawności działania operacyjnego oraz badanie rzetelności wcześniej wykonanych kontroli,


c) dostarczenie informacji o przebiegu operacji.


3. W kontroli następczej, która ujawniła nieprawidłowości, winny być podjęte czynności pokontrolne, mające na celu:


a) usuniecie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków oraz zapobieżenie im w przyszłości;


b) usprawnienie działalności poprzez wyeliminowanie nieprawidłowości lub powtarzających się zaniedbań;


c) zastosowanie sankcji wobec pracowników za nie odpowiedzialnych.


4. Kontrolę następczą sprawują przede wszystkim pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli prawidłowości wykonania zadań – pracownicy na stanowiskach kierowniczych.


 § 13


1. Przedmiotem kontroli, z uwzględnieniem § 11 ust.3, są dokumenty dotyczące wszystkich zdarzeń gospodarczych powstałych, jak i mających nastąpić w przyszłości (bez względu na to czy są to dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości):


a) zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów;


b) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;


c) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki;


d) opracowane wspólnie przez jednostkę i przez podmiot zewnętrzny.


2. Przedmiotem kontroli są także sporządzone przez jednostkę dowody księgowe


a) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów Ľródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,


b) korygujące poprzednie zapisy,


c) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu Ľródłowego,


d) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.


3. Dowody księgowe powinny posiadać cechy określone w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości – Polityce rachunkowości.


§ 14


Stwierdzone w toku dokonywanych kontroli:


1. błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych oraz w dowodach wewnętrznych można korygować zgodnie ze sposobem określonym w zasadach rachunkowości obowiązujących w jednostce;


2. błędy w umowach – wymagają sprostowania w drodze aneksu do umowy,


3. błędy w zamówieniach itp. dokumentach – wymagają sprostowania pisemnego, które należy dostarczyć przyjmującemu zamówienie za potwierdzeniem odbioru; zmiana warunków zamówienia wymaga pisemnej aprobaty przyjmującego zamówienie.


4. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania poprawek w dowodach wewnętrznych określono w AAAAAAAAAAAAt.


§ 15


1. Dokumenty, o których mowa w § 14, podlegają kontroli pod względem formalnym i merytorycznym, z zachowaniem zasad kontroli wstępnej, bieżącej i końcowej, w tym, że dokumenty odzwierciedlające powstanie należności, zobowiązań, kosztów, przychodów i dochodów, w tym dowody księgowe, podlegają również kontroli rachunkowej.


2. Dokumenty opracowane wspólnie z podmiotem zewnętrznym podlegają kontroli na każdym etapie powstawania dokumentu, który w zależności od rodzaju dokumentu powinien wyprzedzać powstanie zdarzenia lub powinien być zgodny z etapem, którego dotyczy.


§ 16


1. Dokumenty podlegają kontroli z zachowaniem zasad określonych w schemacie obiegu dokumentów, w następującej kolejności:


a) kontrola formalna i merytoryczna,


b) kontrola formalna i rachunkowa.


2. Fakt dokonania sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza przez złożenie podpisu i wpisanie daty kontroli na pieczęci w miejscu dla tego rodzaju kontroli przeznaczonym.


3. Fakt dokonania sprawdzenia pozostałych dowodów kontrolujący potwierdza:


a) na umowach – na lewym marginesie, w lewym dolnym rogu (przez złożenie parafy),


b) na pozostałych dokumentach (w tym na karcie obiegu dokumentów ) – w miejscu do tego wyznaczonym z uwzględnieniem ust. 4.


4. Wszelkie opisy odnoszące się do treści dokumentu i operacji, które on odzwierciedla, z wyjątkiem numeru archiwalnego dokumentu, winny być zamieszczone na odwrocie dokumentu (strona wolna od treści dokumentu) lub na załącznikach do dokumentu. Postanowienia te nie dotyczą czynności, o których mowa w ust. 3a.


§ 17


1. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, a w szczególności na ustaleniu:


a) czy treść oraz forma dokumentu odpowiada przepisom prawa i przepisom wewnętrznym obowiązującym w jednostce;


b) czy jeżeli czynność winna być poprzedzona zawarciem umowy, zleceniem, zamówieniem, znajduje uzasadnienie w tych dokumentach;


c) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot;


d) czy operacji gospodarczej dokonały upoważnione do tego osoby;


e) czy uczestniczący w zdarzeniu gospodarczym potwierdzili na dokumencie fakt zdarzenia gospodarczego co do ilości, jakości i gatunku;


f) czy zobowiązani do kontroli zdarzenia na danym etapie wykonali tę kontrolę czy dokonali ją prawidłowo, a fakt dokonania kontroli potwierdzili na dokumencie;


g) czy dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione (zgodnie z listą osób uprawnionych w AAAAAAAA).


2. Stwierdzenie w dokumencie wad formalnych winno spowodować wdrożenie czynności wyjaśniających, a w sytuacji, gdy operacja gospodarcza znajduje się w toku, winno spowodować jej wstrzymanie.


3. Kontroli formalnej dokonują osoby do tego upoważnione, wymienione w AAAAAAA.


§ 18


1. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu celowości planowanej lub wykonanej czynności, jej zgodności z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie, w szczególności zaś na zbadaniu:


a) czy czynność (również towar, materiał, produkt itp.) ujęta w planie bądĽ zlecona do wykonania (umową, zleceniem, zamówieniem itp.), jest zgodna co do ilości, jakości, kosztu jednostkowego, miejsca i czasu wykonania;


b) czy wykonanie zlecanej czynności nie ujętej w planie jest niezbędne co do ilości, jakości, kosztu jednostkowego, miejsca i czasu wykonania dla zapewnienia bezpieczeństwa funkcjonowania jednostki lub zatrudnionej w niej ludzi;


c) czy zlecenie wykonania czynności wybranemu podmiotowi gwarantuje rzetelne wykonanie co do ilości, jakości, terminu, zachowania bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy;


d) czy ujęta w dokumencie czynność jako wykonana jest zgodna co do ilości, jakości, kosztu, miejsca i czasu wykonania ze zleceniem (wewnętrznym lub zewnętrznym), zamówieniem, umową, itp.


2. Zadaniem dokonującego kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli charakter zdarzenia gospodarczego nie wynika jasno z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie opisu zdarzenia gospodarczego na odwrocie. W wypadku braku miejsca na odwrocie dokumentu opis ten należy załączyć do dowodu. Opisu zdarzenia gospodarczego dokonuje osoba, która w nim brała udział, składając pod opisem zdarzenia własnoręczny podpis wraz z datą dokonania opisu.


3. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winny być szczegółowo opisane. Opis nieprawidłowości zamieszczony na odwrocie dokumentu bądĽ na załączniku do dokumentu kontrolujący zaopatruje datą stwierdzenia nieprawidłowości, datą sporządzenia notatki i własnym podpisem.


4. Kontroli merytorycznej dokonują osoby do tego upoważnione, wymienione w AAAAAAAAAAAAAt.


§ 19


 1. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumentach są wolne od błędów rachunkowych.


2. Kontrola rachunkowa dokumentów winna być przeprowadzona z uwzględnieniem kontroli formalnej, polegającej na sprawdzeniu:


a) technicznej prawidłowości wystawienia dokumentu i jego zgodności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;


b) wyniku kontroli merytorycznej, klauzuli dokonania tej kontroli przez osoby do tego upoważnione;


c) potwierdzenia faktu zdarzenia co do ilości, jakości i gatunku przez osoby w nim uczestniczące.


3. W wypadku dowodów księgowych zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:


a) niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu posiadającego wady formalne i merytoryczne;


b) przygotowanie prawidłowo wystawionego oraz sprawdzonego dowodu księgowego do zatwierdzenia przez wprowadzenie do klauzuli pieczęci zatwierdzającej dowód do księgowania kwoty, na którą opiewa dowód, wyrażonej liczbą i słownie;


c) zadbanie, aby dowód przed zatwierdzeniem posiadał prawidłową i pełną dekretację (sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, łącznie z miejscem powstania kosztów, zgodnym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upoważnioną);


d) zadbanie, aby dowód przed zaksięgowaniem został zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.


4. Kontroli rachunkowej dokonują osoby do tego upoważnione, wymienione w AAAAAAAAAAAAAAA.


§ 20


1. Dostęp do informacji zapewniony jest wszystkim pracownikom XXXXXX poprzez system informacji prawnej „LEX” aktualizowany w systemie tygodniowym bądĽ dzienniki ustaw lub dzienniki prasowe.


2. Kierownicy przekazują bieżące informacje pracownikom poprzez kierowanie pism wyjaśniających otrzymywanych z jednostki nadrzędnej oraz w formie ustnych wyjaśnień i uzgodnień.


 § 21


1. Kierownik jednostki na bieżąco ocenia skuteczność funkcjonowania systemu kontroli finansowej i jego poszczególnych elementów. Na ocenę (monitoring) składają się regularne czynności zarządcze i nadzorcze oraz inne działania podejmowane przez pracowników przy wykonywaniu ich obowiązków. Zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane.


2. Przynajmniej raz w roku kierownik jednostki dokonuje przeglądu i aktualizacji procedur wewnętrznych oraz dokonuje analizy ryzyka i podejmuje działania zaradcze.


3. Osobne oceny najważniejszych grup ryzyka, są dokonywane w drodze audytu wewnętrznego. Audytem wewnętrznym jest ogół działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, gospodarności, a także przejrzystości i jawności.


4. Audyt wewnętrzny jest narzędziem zarządzania służącym kierownikowi jednostki do uzyskania racjonalnego zapewnienia, czy :


a) cele postawione przed jednostką są wykonywane;


b) zasady i procedury wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub przyjęte przez kierownika jednostki są wdrażane i przestrzegane;


c) mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania jednostki.


5. Szczegółowe zasady działania komórki audytu wewnętrznego w Jednostce XXX w YYY oraz w jednostkach działających w jego właściwości określa Statut Komórki Audytu Wewnętrznego w Jednostce XXX w YYY.


 


 


Bardzo prosimy o umieszczenie uwag bądĽ propozycji zmian w postaci komentarzy, wpisując treść zmiany i podając którego punktu i paragrafu dotyczy proponowana zmiana.


Powyższy materiał prosimy traktować jako wzorzec, bazę do opracowania własnych procedur. Jednakże wszelkie dodane komentarze pozwolą na to aby przygotować procedurę „uniwersalną”. Zapraszamy do umieszczania komentarzy!


Pzdr


(-) PAW

 

Oto opis ścieżki audytu nadesłany przez Lidiam –  „Wynagrodzenie biegłych” w Sądzie Rejonowym”


 













































































































Lp. Czynność Komórka odpowiedzialna Przeprowadzone kontrole Dokument Źródłowy Dokument Wtórny
1 Przyjęcie rachunku biegłego za wydaną opinię Sekretariat wydziału Kontrola formalna Rachunek biegłego
2 Przyjęcie rachunku przez księgowość księgowość Kontrola formalno-rachunkowa Rachunek biegłego
3 Przekazanie sprawdzonego rachunku do wydziału księgowość Rachunek biegłego
4 Wydanie postanowienia o kosztach opinii biegłego sędzia Rachunek biegłego Postanowienie
5 Zatwierdzenie rachunku biegłego sędzia postanowienie
6 Sporządzenie zarządzenia o wypłacie wynagrodzenia biegłemu Sekretariat wydziału Postanowienie, rachunek biegłego Zarządzenie
7 Przyjęcie rachunku  z zarządzeniem przez księgowość księgowość Kontrola formalno-rachunkowa zarządzenia

Zarządzenie,rachunek biegłego,postanowienie

8 Naliczenie podatku dochodowego od wynagrodzenia biegłego i uzupełnienie karty biegłego księgowość Kontrola prawidłowości naliczenia podatku Zarządzenie

Karta biegłego(uzupełniona)

9 Sporządzenie listy płac księgowość Kontrola merytoryczna, kontrola formalno rachunkowa Karta biegłego Lista płac
10 Zatwierdzenie listy płac do wypłaty Kierownik finansowy Lista płac Przelew
11 Wypłata wynagrodzenia z kasy sądu Kasjerka Lista płac
12 Dokonanie przelewu wynagrodzenia księgowość
13 Zaksięgowanie wypłaty wynagrodzenia księgowość Wyciąg bankowy / RK
14 Archiwizacja dokumentów księgowość Zarządzenie, rachunek biegłego, postanowienie, druk przelewu, wyciąg bankowy


Aby pobrać graficzną prezentację tego procesu kliknij >>tutaj<<


 

 

W związku z opisaną metodą analizy ryzyka ( kliknij tutaj )  opisuję troszkę inny sposób podejścia w analizie ryzyka gdy audytem objętych jest kilka jednostek.


W sporej początkowej części pokrywa się z prezentowaną na serwisie PAW metodologią, jednak różni się tym, że na podstawie przeprowadzonej analizie ryzyka badam dany proces we wszystkich jednostkach. Oczywiście ma to swoje zalety i wady ale w mojej jednostce ten sposób podejścia do audytu jest aprobowany przez kierownictwo jednostki.


 


Opisując metodę nie powielam informacji z materiału pierwotnego (można go przecież najpierw przejrzeć i wrócić do mojego „podejścia” do problemu), a dla łatwości porównania jednej i drugiej metody, wykorzystuję te same dane.


 


KROK 1


Ustalenie „wartości końcowej” dla obszarów dla każdej z 5 jednostek. Robię to w taki sam sposób jak prezentowanym materiale. Dlatego nie przedstawiam tutaj zestawień tabelarycznych.


 


KROK 2


Na podstawie „wartości końcowej” dla obszarów w poszczególnych jednostkach sporządzam zestawienie tabelaryczne jak prezentuję poniżej:


 


 










































































 


J – 1


J – 2


J – 3


J – 4


J – 5


 


SUMA


Wartość końcowa


O –1


89%


74%


87%


92%


91%


 


433%


87%


O – 2


98%


95%


88%


93%


78%


 


452%


90%


O – 3


100%


78%


85%


89%


90%


 


442%


88%


O – 4


72%


79%


81%


65%


48%


 


345%


69%


O – 5


84%


82%


87%


90%


99%


 


442%


88%


O -6


73%


83%


69%


90%


88%


 


403%


81%


 


Gdzie :


O –1…6 – obszar 1….6


J – 1…5  – jednostka 1…5


 


W kolumnie „suma” ujmuję wartość sumaryczną dla obszaru z poszczególnych. W kolumnie „wartość końcowa” ujmuję wartość dal danego obszaru wyliczając według wzoru:


 


Wartość końcowa = Suma / ilość jednostek


 


Czyli dla obszaru 1 ( gospodarka należnościami) mamy :


 


Wartość końcowa = 433% / 5 = 87%.


 


 


W ten sposób powstaje wartość średniej ważonej dla danego obszaru po uwzględnieniu wag dla danego obszaru w poszczególnych jednostkach. Na tej podstawie tworzę listę obszarów do badania i audytem obejmuję wszystkie jednostki.


Jak widać z powyższej tabeli audytem objęte poszczególne obszary według kolejności :


 
































Numer obszaru


Wartość


(śr. ważona)


Nazwa


 


O – 2


90%


Gospodarka zobowiazaniami


O – 3


88%


Zamówienia publiczne


O – 5


88%


Polityka kadrowa


O –1


87%


Gospodarka należnościami


O -6


81%


Media i PR


O – 4


69%


BHP i ppoż.


 


 


Do planu daję ściśle określoną ilość obszarów – to jest uzależnione od ilości jednostek do badania, ilości zatrudnionych audytorów (ale to już inny problem…).


 


W moim przypadku wygląda to tak, że mam wyodrębnionych kilkadziesiąt obszarów i z pośród nich, po analizie ryzyka, przyjmuję do badania 3 obszary. Mam kilka jednostek do badań.


 


 


 

Podsumowanie

 


Przeprowadzając analizę w ten sposób korzystam z dużej dogodności, jaką jest wykorzystywanie dokumentów roboczych w poszczególnych jednostkach – napracuję się przy pierwszej jednostce, ale następne to już poniekąd kopiowanie pracy. Po drugie – dzięki temu, iż badaniem objęte są wszystkie jednostki w prawie tym samym czasie – można porównać wyniki badań, a w dodatku nie ma problemów ze zmieniającą się legislacją (dla przykładu… problem zamówień publicznych).


 


 


Pzdr


KaKa

 

Rzeczowe aktywa obrotowe



Aktywa obrotowerozumie się przez to tę część aktywów jednostki, które w przypadku aktywów rzeczowych, o których mowa poniżej – są przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy.


Do aktywów obrotowych zaliczamy również aktywa finansowe, należności krótkoterminowe, rozliczenia międzyokresowe (trwają nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego).


 



Rzeczowe aktywa obrotowe – rozumie się przez to materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe (wyroby i usługi) zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w celu odprzedaży w stanie nieprzetworzonym


 


Rzeczowy majątek obrotowy można podzielić na dwie grupy:


– nabywany z zewnątrz przez daną jednostkę gospodarczą, do którego


zaliczamy materiały i towary,


– wytwarzany przez daną jednostkę gospodarczą, do którego zaliczamy


produkty gotowe i produkcję niezakończoną (a także zaliczki na dostawy).


Materiały są nabywane przez jednostkę w celu ich zużycia w procesie gospodarczym. Asortymentowo materiały stanowią różnorodną grupę. Zaliczamy do nich: materiały podstawowe i pomo­cnicze (opakowania, paliwo, części zamienne itp.)


Towary są nabywane przez daną jednostkę gospodarczą (handlową) w celu dalszej odsprzedaży.


Produkty gotowe to wytworzone przez daną jednostkę wyroby gotowe i usługi w celu ich sprzedaży.


Produkcja niezakończona to produkcja w toku oraz półfabrykaty, czyli niegotowe jeszcze wyroby własnej produkcji, a także niezakończone roboty i usługi.


 


 


Wycena rzeczowego majątku obrotowego



Rzeczowe składniki aktywów obrotowych – wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy


według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy.



Na dzień nabycia lub powstania ujmuje się w księgach rachunkowych nabyte lub powstałe:


         zapasy rzeczowych składników aktywów obrotowych – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia;


         należności i zobowiązania, w tym również z tytułu pożyczek – według wartości nominalnej.


 


Składniki rzeczowego majątku obrotowego mogą być w ciągu roku obrotowego ujmowane w cenach przyjętych do ewidencji z równoczesnym ujmowaniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia, zakupu lub kosztami wytworzenia. W praktyce ceny nabycia różnić się mogą z powodu różnych cen u różnych dostawców, spowodowane także mogą być inflacją, większymi upustami przy większych partiach zakupów. W takich wypadkach wycena rozchodu odbywa się według jednej z metod:


–         według cen przeciętnych – ustalonych według wysokości średniej ważonej danego składnika majątku,


–         według rozchodów tych składników po cenach po jakich Jednostka najwcześniej je nabyła – „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” (first-in, first-out) FIFO,


–         według rozchodów tych składników po cenach po jakich Jednostka najpóĽniej je nabyła – „ostatnie weszło, pierwsze wyszło” (last-in, first-out) FIFO,


Stosowanie konkretnej metody wyceny składników majątkowych ma wpływ na zróżnicowanie rozchodów i zapasów końcowych, w szczególności, gdy wahania cen są znaczne !


 


 


Dokumentacja i ewidencja zwiększenia rzeczowego majątku obrotowego


 


Dokumenty potwierdzające fakt zakupienia materiałów (towarów):


–         faktura – dokument zewnętrzny,


–         dowód przyjęcia materiałów (towarów) – „PZ” (tzw. przyjęcie z zewnątrz).


 


Uwaga! Na operację zakupu materiałów (bądĽ towarów) składają się :


–         przyjęcie materiałów;


–         zaakceptowanie do zapłaty faktury dostawcy.


 


W przypadku prowadzenia magazynu, z chwilą wystawienia dowodu „PZ” magazynier jest obciążony materialnie wartością przyjętych materiałów (powinien mieć podpisaną odpowiedzialność majątkową).


Niezgodność pomiędzy fakturą a „PZ” stanowi podstawę do wystawienia protokołu, który stanowi podstawę do złożenia reklamacji u dostawcy.


Kontrolę formalno-rachunkową oraz rachunkową przeprowadza pracownik zajmujący się zaopatrzeniem.


 


 


Dokumentacja i ewidencja rozchodu rzeczowego majątku obrotowego


 


Podstawowe dokumenty potwierdzające rozchód materiałów:


–         „Pobranie materiałów – Rw” (np. do użycia w procesie produkcyjnym),


         „Wy­danie materiałów na zewnątrz – Wz”,


         „Przesunięcie międzymagazynowe -Mm”.


 



 

Sprzedaż towarów dokumentowana jest fakturą. Wydanie towarów doku­mentowane jest dowodem wydania towarów „Wz”.


 


Uwaga! Na operację sprzedaży towarów składają się :


–         wydanie towarów, wycenione w cenie rzeczy wistej nabycia (zakupu), bądĽ w cenie ewidencyjnej różnej od ceny rzeczywis­tej (np. w cenie sprzedaży);


–         przychód ze sprzedaży towarów równy należnościom, bądĽ zainkaso­wanej gotówce (wartość sprzedaży netto, czyli bez VAT -u);


–         należny VAT powiększający dodatkowo należność, bądĽ zainkasowa­ną gotówkę i równocześnie stanowiący zobowiązanie publicznoprawne.


 


 


Podstawowe dokumenty potwierdzające rozchód produktów:


–         faktura wystawiona dla odbiorcy,


         „Wy­danie materiałów na zewnątrz – Wz”.


 


Uwaga! Na operację sprzedaży produktów składają się :


–         wydanie produktów z magazynu,


–         przychód ze sprzedaży oraz ustalony od sprzedaży należny VAT.


 


 


Rzeczowe aktywa obrotowe


 


Majątek trwały często określany jest stały, niepłynny – są to zasoby, które są środkami długotrwałego użytkowania (tzn. powyżej 12 miesięcy).


Zgodnie z Ustawą o rachunkowości środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.


Należy zwrócić uwagę, iż UoR podając definicję środków trwałych nie mówi o wartości!! Niestety często o tym zapominają GK, kojarząc przepis Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22d) i interpretując definicję środków trwałych w ten sposób, iż środek możemy zaliczyć do środków trwałych, gdy jego wartość początkowa przekracza 3.500 zł.


Jednak przepis ten mówi o tym, że w przypadku, gdy wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł, to można nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, a „wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania”. A to wcale nie oznacza, że „tylko” środki o wartości początkowej powyżej 3.500 zł są środkami trwałymi!


 


Na aktywa trwałe składają się :


         Wartości niematerialne i prawne,


         Rzeczowe aktywa trwałe,


         Należności długoterminowe,


         Inwestycje długoterminowe,


         Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.




Rzeczowe aktywa trwałe to:


         Środki trwałe


·   grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu)


·   budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej


·   urządzenia techniczne i maszyny


·   środki transportu


·   inne środki trwałe


         Środki trwałe w budowie


         Zaliczki na środki trwałe w budowie


 


 


Dokumenty stanowiące podstawę ewidencji środków trwałych:


         „Przyjęcie środka trwałego – OT”,


         „Likwidacja środka trwałego – LT”


         „Przekazanie środka trwałego – PT”


         „Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – MT”.


 


Do ewidencji środków trwałych służy konto syntetyczne „Środki trwałe”. Ewidencja środków trwałych dokonywana jest metodą brutto, co oznacza, że na koncie „Środki trwałe” zachowana jest wartość początkowa środków, a zużycie środków trwałych ewidencjonuje się na koncie „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.


Ten sposób zapisu pozwala na ustalenie wartości bilansowej środków trwałych (wartości księgowej netto).


 



W celu kontroli stanu oraz identyfikacji każdego środka trwałego do konta syntetycznego „Środki trwałe” prowadzi się ewidencję analityczną. Ewidencja tą prowadzi się w postaci:


–         książki inwentarzowej, wpisywane są w niej chronologicznie wszyst­kie przyjmowane do użytkowania środki trwałe oraz podstawowe dla nich informacje (numer inwentarzowy, wartość brutto i jej zmiany, data przychodu i rozchodu),


         kart analitycznych środków trwałych zawierających nazwę i cechy charakterystyczne. każdego środka trwałego (lub ich grup rodzajowych), wartość brutto i ich umorzenie, datę przyjęcia do eksploatacji, miejsce użytkowania, koszty modernizacji itp.,


         tabel amortyzacyjnych służących do ustalania wartości umorzenia (amortyzacji) środków trwałych w odpowiednich przekrojach ewidencyj­no-kalkulacyjnych.





WSKAŹNIKI


(przykładowe) do wykorzystania w metodach analitycznych w badaniu aktywów rzeczowych



Dla zilustrowania wykorzystania wskaĽników przyjęto przykładowe dane liczbowe.



 


WskaĽnik zarządzania aktywami lub rotacji.


















Rotacja zapasów=


Koszt sprzedanych towarów


=


1’344’000


=


3,2



Zapasy


422’000



WskaĽnik ten jest niski, gdyż na sprzedaż zapasów jednostka potrzebować będzie 12 miesięcy/3,2 – czyli około 4 miesiące! W handlu jest to bardzo długi okres. Jest n jednak uzależniony od specyfiki jednostki – różne będą wskaĽniki w branży spożywczej, a inne w produkcyjnej – np. mleczarnia oraz producent pralek do prania. Określa on ilość cykli sprzedaży w okresie (roku).


















Okres rotacji zapasów


=


365 dni


=


365


=


114 dni


Rotacja zapasów


3,2



WskaĽnik ten podaje ile czasu (dni) potrzebujemy na sprzedaż posiadanego poziomu zapasów. Jest on ściśle powiązany z wskaĽnikiem rotacji zapasów, więc mamy takie same uwagi jak do pierwszego.






WskaĽniki rentowności.

















Marża zysku


=


Dochód netto


=


363’000


=


15,7%


Sprzedaż


2’311’000



WskaĽnik ten mówi nam o tym, że każde sto złotych sprzedaży daje nam 15,7 PLN zysku. Jest to wartość dobra, a wysokość marży zysku jest zależna od profilu i branży w jakiej działa jednostka. W branży dystrybucyjnej wskaĽnik ten jest bardzo niski (rzędu kilku procent) lecz zyski rekompensowane są „efektem skali” – wielkością sprzedaży oraz wyłącznie kosztami sprzedaży, marketingu i magazynowania. W branży produkcyjnej wskaĽniki te są wyższe i uzależnione od sektora – spożywczy, przemysłowy itd.



















Stopa zwrotu z aktywów (ROA)


=


Dochód netto


=


363’000


=


10,12%


Aktywa ogółem


3’588’000




WskaĽnik ten jest miarą zysku przypadającą na 1 PLN aktywów. WskaĽnik ten można przyjąć za średni – jego ocena zależna jest od inflacji, wysokości oprocentowania lokat itd. a także w przypadku branży – stopy konkurencyjności branży.



















Stopa zwrotu z kapitału własnego (ROE)


=


Dochód netto


=


363’000


=


14%


Kap. wł. ogółem


2’591’000



WskaĽnik ten jest miarą zysków akcjonariuszy. Na każdą zainwestowaną złotówkę (kapitału własnego), Jednostka generuje 14 groszy (czyli 14%) zysku. Jest to wartość niezła i zależna od inflacji, wysokości lokat itd.








Opracowanie na podstawie:


         Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r.,


         Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991r.,


–         „Fundamentals of Corporate Finance” Stephen A. Ross, Randolph W. Westerfield, Brandford D. Jordan,


–         opracowania własne.

 

Oto dwie (przykładowe) macierze ryzyka dotyczące gospodarki materiałowej do pobrania:
1. >>nadesłane przez audytorek1<<
2. >>nadesłane przez KaKa<<


Polecamy książkę: >>Kontrola wewnętrzna w jednostkach samorządowych<< (chociaż nakład wyczerpany, warto poszukać w bibliotekach lub dowiedzieć się u wydawcy)


Poniżej przedstawiamy obiekty kontroli obszaru gospodarki kasowej:

1. Zakresy obowiązków.
Zidentyfikowane ryzyka:
– brak podziału obowiązków
– brak zakresu obowiązków
– powielanie obowiązków.
– nieterminowe wykonywanie swoich obowiązków.

2. Kontrola merytoryczna podstawy dokonania wpłaty.
Zidentyfikowane ryzyka:
– niezgodność stosowanych procedur dotyczących ewidencji dokonywanych wpłat
– nierzetelność dokonywanych czynności
– nieterminowość dokonywanych czynności
– brak kontroli merytorycznej
– przeprowadzanie kontroli merytorycznej przez osobę nieuprawnioną.


3. Sporządzenie raportu kasowego.
Zidentyfikowane ryzyka:
– nieprawidłowe sporządzenie raportu kasowego
– raport kasowy sporządzony na niewłaściwym formularzu
– błędnie naniesione poprawki dotyczące zapisów w raporcie kasowym
– błędy rachunkowe
– nieterminowość dokonywanych czynności.


4. Weryfikacja salda raportu kasowego z saldem gotówki w kasie
Zidentyfikowane ryzyka :
– nie ewidencjonowanie wszystkich operacji kasowych
– brak zachowania obiektywizmu przy weryfikacji sald
– nieterminowość dokonywanych czynności
– weryfikacja przeprowadzona przez osobę nieuprawnioną.


5. Przekazanie raportu do księgowości.
Zidentyfikowane ryzyka :
– niekompletność przekazywanej dokumentacji przez kasjera do księgowości
– nieterminowość dokonywanych czynności.
– przekazanie raportu kasowego osobie nieuprawnionej do odbioru raportu kasowego.


6. Weryfikacja oryginału i kopii raportu kasowego z dokumentami Ľródłowymi.
Zidentyfikowane ryzyka:
– błędy rachunkowe
– nieczytelność zapisów w dokumentacji kasowej
– niekompletność zapisów w raporcie kasowym.


7. Potwierdzenie zgodności zapisów w raporcie kasowym z zapisami kwitariusza i załączonymi dokumentami, polecenie księgowania na koncie Kasa.
Zidentyfikowane ryzyka:
– omyłkowe księgowanie sald z raportów kasowych na kontach księgi Głównej.
– błędy rachunkowe w przenoszeniu wartości sald z RK do zapisów na kontach Księgi Głównej.


Zachęcamy do nadsyłania kolejnych materiałów.

 

OdpowiedĽ:
Witam! Można wykorzystać metodę matematyczną – po jej odpowiednim skorygowaniu, co zaprezentowane jest w poniższym przykładzie. Polega ona na tym, iż ustalamy wspólne obszary (zakładamy, iż jednostki są „homogeniczne”), a następnie dla każdej jednostki przeprowadzamy analizę ryzyka. Każdy z obszarów, dla każdej z jednostek, ustalona jest „wartość końcowa” dla danego obszaru (jak w „tradycyjnej” metodzie matematycznej) – maksymalnie 100%. Kolejność zadań ustalamy na podstawie najwyższej „wartości końcowej”. W ten sposób powstanie nam „ścieżka” do wykonywania zadań audytowych. Zaprezentowany poniżej graficzny i liczbowy model ilustruje, które zadanie i w której jednostce powinniśmy wykonać.


PRZYKŁAD
Sporządzenie analizy ryzyka do planu rocznego w przypadku gdy audytem objętych jest więcej niż jedna jednostka.


UWAGA 1
Przedstawione dane są przykładowe – dla zaprezentowania sposobu wykorzystania metody matematycznej, a nie do dokładnego omówienia metody matematycznej. W przypadku potrzeby omówienia metody matematycznej – prosimy o poinformowanie o tym fakcie – zaprezentowana zostanie dokładny opis matematycznej metody analizy ryzyka.


Uwaga 2
W poniższym przykładzie podano tylko 6 obszarów (nie pełną listę), oraz przyjęto, że liczba wszystkich jednostek to 5 – co wystarczy na to, aby zaprezentować sposób postępowania i w efekcie ustalenia kolejności wykonania zadań.


KROK 1
Ustalenie „wartości końcowej” dla obszarów dla każdej z 5 jednostek.


Jednostka 1 (np. jednostka nadrzędna. Pozostałe możemy traktować jako „podrzędne”).





















































L.P.


OBSZAR / NAZWA ZADANIA AUDYTOWEGO


KATEGORIE RYZYK
Wg uznania (np.istotność, ryzyko wrodzone, operacyjne itd.)


PRIORYTET
Kierownika jednostki – może być dwóch (np. dyrektor jednostki nadrzędnej oraz dyrektor jednostki podrzędnej)


OCENA RYZYKA
Po uwzględnieniu kryteriów i priorytetów oraz „ostatniego” audytu.


Wartość końcowa


 1

Gospodarka należnościami      

89%


 2

Gospodarka zobowiązaniami      

98%


 3

Zamówienia publiczne      

100%


 4

BHP i p.poż      

72%


 5

Polityka kadrowa      

84%


 6

Media i PR      

73%



Jednostka 2





















































L.P.


OBSZAR / NAZWA ZADANIA AUDYTOWEGO


KATEGORIE RYZYK
Wg uznania (np.istotność, ryzyko wrodzone, operacyjne itd.)


PRIORYTET
Kierownika jednostki – może być dwóch (np. dyrektor jednostki nadrzędnej oraz dyrektor jednostki podrzędnej)


OCENA RYZYKA
Po uwzględnieniu kryteriów i priorytetów oraz „ostatniego” audytu.


Wartość końcowa


 1

Gospodarka należnościami      

74%


 2

Gospodarka zobowiązaniami      

95%


 3

Zamówienia publiczne      

78%


 4

BHP i p.poż      

79%


 5

Polityka kadrowa      

82%


 6

Media i PR      

83%



Jednostka 3





















































L.P.


OBSZAR / NAZWA ZADANIA AUDYTOWEGO


KATEGORIE RYZYK
Wg uznania (np.istotność, ryzyko wrodzone, operacyjne itd.)


PRIORYTET
Kierownika jednostki – może być dwóch (np. dyrektor jednostki nadrzędnej oraz dyrektor jednostki podrzędnej)


OCENA RYZYKA
Po uwzględnieniu kryteriów i priorytetów oraz „ostatniego” audytu.


Wartość końcowa


 1

Gospodarka należnościami      

87%


 2

Gospodarka zobowiązaniami      

88%


 3

Zamówienia publiczne      

85%


 4

BHP i p.poż      

81%


 5

Polityka kadrowa      

87%


 6

Media i PR      

69%



Jednostka 4





















































L.P.


OBSZAR / NAZWA ZADANIA AUDYTOWEGO


KATEGORIE RYZYK
Wg uznania (np.istotność, ryzyko wrodzone, operacyjne itd.)


PRIORYTET
Kierownika jednostki – może być dwóch (np. dyrektor jednostki nadrzędnej oraz dyrektor jednostki podrzędnej)


OCENA RYZYKA
Po uwzględnieniu kryteriów i priorytetów oraz „ostatniego” audytu.


Wartość końcowa


 1

Gospodarka należnościami      

92%


 2

Gospodarka zobowiązaniami      

93%


 3

Zamówienia publiczne      

89%


 4

BHP i p.poż      

65%


 5

Polityka kadrowa      

90%


 6

Media i PR      

90%



Jednostka 5





















































L.P.


OBSZAR / NAZWA ZADANIA AUDYTOWEGO


KATEGORIE RYZYK
Wg uznania (np.istotność, ryzyko wrodzone, operacyjne itd.)


PRIORYTET
Kierownika jednostki – może być dwóch (np. dyrektor jednostki nadrzędnej oraz dyrektor jednostki podrzędnej)


OCENA RYZYKA
Po uwzględnieniu kryteriów i priorytetów oraz „ostatniego” audytu.


Wartość końcowa


 1

Gospodarka należnościami      

91%


 2

Gospodarka zobowiązaniami      

78%


 3

Zamówienia publiczne      

90%


 4

BHP i p.poż      

48%


 5

Polityka kadrowa      

99%


 6

Media i PR      

88%


KROK 2
W kroku drugim należy posortować obszary (ale każdy z „indeksem” jednostki) według „wartości końcowej”. Można to zrobić w ten sposób, że w nowej tabeli zestawiamy w kolumnie pierwszej „nr obszaru”, przy czym każdy nr obszaru odpowiada konkretnemu obszarowi – np. „1” – „gospodarka należnościami”, a „5” – „Media i PR”. W drugiej kolumnie wpisujemy numer jednostki – dla każdego z obszarów. W trzeciej kolumnie wpisujemy „wartość końcową”. W ten sposób powstanie na tablica na podstawie, której możemy posortować obszary według „wartości końcowej”. Poniżej przedstawiam tabelę prezentującą powyżej opisane czynności.



Tab. 1 – Zestawienie „obszarów” i „jednostek”.
































































































































Nr obszaru


Jednostka


Wartość końcowa


O – 1


J – 1


89%


O – 2


J – 1


98%


O – 3


J – 1


100%


O – 4


J – 1


72%


O – 5


J – 1


84%


O – 6


J – 1


73%


O – 1


J – 2


74%


O – 2


J – 2


95%


O – 3


J – 2


78%


O – 4


J – 2


79%


O – 5


J – 2


82%


O – 6


J – 2


83%


O – 1


J – 3


87%


O – 2


J – 3


88%


O – 3


J – 3


85%


O – 4


J – 3


81%


O – 5


J – 3


87%


O – 6


J – 3


69%


O – 1


J – 4


92%


O – 2


J – 4


93%


O – 3


J – 4


89%


O – 4


J – 4


65%


O – 5


J – 4


90%


O – 6


J – 4


90%


O – 1


J – 5


91%


O – 2


J – 5


78%


O – 3


J – 5


90%


O – 4


J – 5


48%


O – 5


J – 5


99%


O – 6


J – 5


88%


Legenda:
O – 1…6   numery obszarów
J – 1…5   numery jednostek



Tab. 2 Zestawienie „obszarów” i „jednostek” po posortowaniu według „wartości końcowej”































































































































































Lp


Nr obszaru


Jednostka


Wartość końcowa


1


O – 3


J – 1


100%


2


O – 5


J – 5


99%


3


O – 2


J – 1


98%


4


O – 2


J – 2


95%


5


O – 2


J – 4


93%


6


O – 1


J – 4


92%


7


O – 1


J – 5


91%


8


O – 5


J – 4


90%


9


O – 6


J – 4


90%


10


O – 3


J – 5


90%


11


O – 1


J – 1


89%


12


O – 3


J – 4


89%


13


O – 2


J – 3


88%


14


O – 6


J – 5


88%


15


O – 1


J – 3


87%


16


O – 5


J – 3


87%


17


O – 3


J – 3


85%


18


O – 5


J – 1


84%


19


O – 6


J – 2


83%


20


O – 5


J – 2


82%


21


O – 4


J – 3


81%


22


O – 4


J – 2


79%


23


O – 3


J – 2


78%


24


O – 2


J – 5


78%


25


O – 1


J – 2


74%


26


O – 6


J – 1


73%


27


O – 4


J – 1


72%


28


O – 6


J – 3


69%


29


O – 4


J – 4


65%


30


O – 4


J – 5


48%


ZAŁOŻENIE
Zespół audytu może przeprowadzić 10 zadań audytowych w roku, na który składa plan audytu. Dlatego zaznaczono pierwsze dziesięć zadań – następne mogą być wpisane do planu strategicznego.



KROK 3
W kroku trzecim sporządzamy matrycę „kolejności zadań” (lub jak wcześniej określono –„ścieżkę” kolejności wykonania zadań). Matryca poniżej.



























































Lp.

Jednostka


Obszar

J – 1 J – 2 J – 3 J – 4 J – 5
1 Gospodarka należno¶ciami       6 7
2 Gospodarka zobowi±zaniami 3 4   5  
3 Zamówienie publiczne 1       10
4 BHP i p.poż          
5 Polityka kadrowa       8 2
6 Media PR       9  

LEGENDA:



  1. J-1, J-2 itd. – oznaczają Jednostki – jednostka 1, jednostka 2 itd. 
  2. Cyfry na przecięciach kolumn i wierszy oznaczają kolejność zadania :


  • „1” – pierwsze zadanie do wykonania („Zamówienia publiczne w J-1)
  • „2” – drugie zadanie do wykonania („Polityka kadrowa w J-5”)
  • „3” – trzecie zadanie do wykonania („Gospodarka zobowiązaniami w J-1)
  • itd.

Jak można zauważyć, powyższa matryca w sposób przejrzysty przedstawia :



  • po pierwsze – który obszar będzie badany w danej jednostce (np. w J-1 będą to „Gospodarka zobowiązaniami” oraz „Zamówienia publiczne”)
  • po drugie – w której jednostce będzie badany dany obszar (np. „Zamówienia publiczne” w jednostce pierwszej i piątej)
  • po trzecie – kolejność wykonywania zadań – łącząc linią (punkty od 1 do 10) powstanie nam „ścieżka” wykonywanych zadań).

PODSUMOWANIE:
Metoda ta pozwala ustalić kolejność zadań w ścisłej korelacji obszaru o najwyższym ryzyku bez względu czy to jest jednostka nadrzędna czy podrzędna, czy to jest jednostka z większym lub mniejszym budżetem. Dzięki tej metodzie zasoby audytu będą lokowane tam, gdzie występuje proces o największym zapotrzebowaniu na audyt.
W jednostce nadrzędnej, dla przykładu, proces zamówień publicznych będzie miał takie parametry (np. wartość operacji, złożoność operacji, kompletność opisanych procedur, sposób postępowania – omijanie / ścisłe trzymanie się procedur itd.), które dadzą ostateczną „wartość końcową” w analizie ryzyka niż dla przykładu proces gospodarki środkami finansowymi w jednostce podrzędnej (np. brak instrukcji kasowej, brak podziału obowiązków – kasjerka przyjmuje gotówkę, sporządza raporty kasowe, księguje raporty w księgach oraz przekazuje gotówkę do banku, brak nadzoru kierowniczego itd. – co w ostateczności klasyfikuje proces wyżej – z większą „wartością ostateczną”).


UWAGA:
Istnieje możliwość pomocy w przeprowadzeniu analizy ryzyka tą metodą – zainteresowani proszeni są o zgłaszanie. Odpowiadamy na wszystkie zapytania!