Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – Symbole klasyfikacji akt audytu wewnętrznego

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – Symbole klasyfikacji akt audytu wewnętrznego

Prezentowane poniżej opracowanie przygotowane zostało na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 (w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego i Standardów audytu wewnętrznego w jednostka sektora finansów publicznych. Poniższy materiał jest efektem uzgodnień z Archiwum Państwowym w Katowicach i w prezentowanej formie zostało zaakceptowane do stosowania.


Uwagi:


Tytuł klas I i II rzędu – 0 – Zarządzanie, 09 – Kontrole 


Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. 


Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:


1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;


2) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;


3) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.


 























OPIS


Numer kolumny

Symbole klasyfikacji 1, 2, 3, 4
Hasła klasyfikacyjne 5
W komórce merytorycnej (AW ) 6
W innej komórce 7
UWAGI 8


 





















































































































































1


2


3


4


5


6


7


8

09       Nadzór, kontrole, badania      
  093     AUDYT WEWNĘTRZNY      
    0930   GROMADZENIE INFORMACJI DOTYCZˇCE OBSZARÓW AUDYTU WEWNĘTRZNEGO      
      09300 Akty normatywne i inne akty prawne B10   Związane z zakresem działania jednostki oraz regulujące jej funkcjonowanie
      09301 Regulaminy, instrukcje i zarządzenia dotyczące jednostki B10   Zasadniczo: mające wpływ na system kontroli finansowej
      09302 Plany roczne i strategiczne audytu wewnętrznego A    
      09303 Inne informacje związane z audytem i analizą ryzyka BE10 Bc  
    0931   DOKUMENTOWANIE PRZEBIEGU ZADAŃ AUDYTOWYCH      
      09310 Programowanie zadań audytowych BE10 Bc  
      09311 Narady BE10 Bc  
      09312 Upoważnienia i pełnomocnictwa B10 Bc  
      09313 Dokumenty bieżące B10 Bc  
      09313 Dokumenty bieżące B10 Bc  
      09314 Sprawozdawczość audytu wewnętrznego BE10 Bc  
      09315 Działania poaudytowe B10 Bc  


 

 

SIMILAR ARTICLES

0 2685

0 2409

6 COMMENTS

  1. Mam pytanie. Jak ta klasyfikacja ma się do administracji rządowej, gdzie 093 to kontrole wewnętrzne i numeracja jest używana przez kontrole finansową, a 094 to badania i też jest używane przez Wydziały merytoryczne (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla administracji rządowej w województwie – Dz. U. Nr 161, poz. 1109 ze zmianami)?

     
  2. Chciałabym zauwazyć, iz to co zostało zamieszczone powyzej nie może miec ogólnojednostkowego zastosowania. W związku z tym , iż brak jest uregulowań powszechnie obowiązujących (przynajmniej jesli chodzi o samorządy), należy sprawe numeracji akt zkonsultowac z Archiwum Państwowym, któremu dana jednostka podlega. O nadanie numeracji może wystapic sam audytor (odp.taką otrzymałam  podczas rozmowy tel), jednakże w mojej jednostce (gmina) pojawiły sie równiez inne nowe zadania i w związku z tym o nadanie nr wystąpił Wydz. Organizacyjny. Następnie zarządzeniem wewnetrznym wprowadzone to zostało  do stosowania. Chcę nadmienic, że u mnie audyt ma nr 094 i rozwinięcia, a podlegamy Archiwum w Kielcach. Pozdrawiam

     
    • Podobnie jak u Renatki u mnie w Gminie audyt ma nr 094 i rozwinięcia. Podlegamy pod Archiwum w Opolu, które zatwierdziło nam rzeczowy wykaz akt. O nadanie symboli wystąpiło Biuro Organizacyjne. Rzeczowy wykazakt został wprowadzony Zarządzeniem. Pozdrawiam .
      wika

       
  3. W JST znak 093 (trzeciego rzędu )został zastrzeżony w instrukcji kancelaryjnej dla kontroli,  więc podobnie jak w większości samorządów u mnie jrwa został rozbudowany przez kierownika o znak 094 (0-3)

     
  4. A ja mam następujace pytanie – wątpliwość:

    0930 gromadzenie dokumentów na potrzeby audytu – sa to zapewne akta stałe,w punkcie 09301 mamy regulaminy, instrukcje i zarządzenia.Jak to się ma do hasła (w samorządzie) 0131 Akty normatywne własne – np zarządzenia właśnie, czy nie będzie to nadawanie dwóch sygnatur jednemu dokumentowi?

    pozdrwawiam

     
  5. Pomysł, aby dokumentowanie przebiegu zadania audytowego podzielone zostało na kilka symboli klasyfikacyjnych jest niepozrozumieniem. W praktyce każdy kto się na to zdecyduje będzie miał problemy z prześledzeniem przebiegu całego zadania, którego dokumentacja gromadzona będzie w kilku teczkach. Przy większej liczbie przeprowadzanych zadań problem będzie trudny do opanowania. Najlepszą metodą jest gromadzenie dokumentacji każdego zadania w odrębnej teczce co ułatwia też samokontrolę czynności wykonanych przez audytora.

    Pozdrawiam Maciek


    maciek

     

Leave a Reply