Aby zapobiec takiej sytuacji i wykazać legalne pochodzenie wykorzystywanych aplikacji, firma powinna prowadzić rejestr ich zakupów oraz dbać o przechowywanie w bezpiecznym miejscu takich dowodów legalności jak:
- Dokumenty licencyjne (często zwane umowami licencyjnymi użytkownika końcowego – EULA)
- Certyfikaty legalności
- Oryginalne nośniki danych (dyskietki, CD-ROM’y)
- Podręczniki użytkownika
- Wydrukowane kopie wszystkich umów licencyjnych zawartych przez Internet
- Faktury i rachunki z datą zakupu
Licencja na oprogramowanie to umowa na korzystanie z wytworu, jakim jest aplikacja komputerowa, zawierana pomiędzy podmiotem, któremu przysługują majątkowe prawa autorskie do utworu zwanym licencjodawcą, a osobą lub instytucją, która zamierza z danej aplikacji korzystać, czyli licencjobiorcą.
Każda umowa licencyjna powinna zawierać przede wszystkim pola eksploatacji, czyli formy wykorzystania utworu, jakim jest aplikacja komputerowa; inaczej mówiąc: warunki, na jakich użytkownik z aplikacji może korzystać.
Strony umowy mogą dowolnie kształtować formę licencji, należy jednak pamiętać, aby licencja nie stała w sprzeczności z normami prawnymi bezsprzecznie obowiązującymi, czyli: w tym przypadku z Kodeksem Karnym i Ustawą o Prawie Autorskim i Prawach Pokrewnych.
Najważniejsze elementy umowy licencyjnej to:
- Podmioty licencji – strony umowy licencyjnej,
- Przedmiot licencji – dokładne określenie tego, co podlega licencji, czyli nazwa oprogramowania,
- Forma dostarczenia oprogramowania – czy oprogramowanie będzie dostarczane na nośniku i jeśli tak, to jak nośnik powinien wyglądać i czy będzie można oprogramowanie to pobrać z Internetu,
- Środowisko instalacji oprogramowania – bardzo ważny element dla poprawnego działania aplikacji, gdyż nie wszystkie programy działają na wszystkich systemach operacyjnych,
- Użytkownicy oprogramowania – ilu jest użytkowników oprogramowania, kto nim jest oraz czy użytkownik może przenosić swoje prawa na osoby trzecie,
- Sposób wykorzystania oprogramowania – czy oprogramowanie może być wykorzystywane zarówno w celach domowych, jak i komercyjnych,
- Zastrzeżenie praw – często jest tak, że producent dostarcza oprogramowanie za darmo, ale w licencji zastrzega sobie wszelkie prawa autorskie do oprogramowania,
- Warunki pomocy technicznej,
- Cenę oprogramowania oraz warunki płatności – jeden z ważniejszych elementów umowy z punktu widzenia licencjobiorcy,
- Gwarancje– w tym miejscu należy podkreślić, iż nie chodzi o gwarancję producenta co do bezawaryjnego działania aplikacji czy systemu, ale chodzi o to, iż dystrybutor oprogramowania gwarantuje nam, że jest właścicielem praw autorskich lub ma prawo do dystrybucji tego oprogramowania,
- Ograniczenia odpowiedzialności i odszkodowania – jeden z ważniejszych elementów umowy z punktu widzenia dystrybutora lub producenta, w którym to zrzeka się on wszelkiej odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez program
- Czas trwania i warunki zakończenia umowy oraz określenie tego, co użytkownik powinien uczynić z programem po zakończeniu umowy licencyjnej,
- Rozwiązywanie sporów i obowiązujące prawo – określenie, jakiemu prawodawstwu podlegają wszelkie spory między użytkownikiem a producentem.
Czym licencja nie jest?
Często można spotkać się z mylnymi interpretacjami pojęć„własność” i „prawo autorskie”.
W przypadku oprogramowania komercyjnego licencjobiorca nigdy nie nabywa praw autorskich do programu komputerowego. Uzyskuje natomiast prawo do korzystania
z programu, zgodnie z warunkami określonymi przez właściciela praw autorskich oraz
z obowiązującymi przepisami prawa. Wyjątkiem od tej reguły może być sytuacja, kiedy aplikacja została stworzona na specjalne zamówienie firmy lub osoby.
Na podstaiwe BSA-Licensing-Guide, www.bsa.org
