[mareksp]

Trzeba wziąć pod uwagę, że jednostki budżetowe mają obowiązek stosowania zasad ksiegowania zgodnych z opisem funkcjonowania kont zawartch w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… Zasady funkcjonowania konta 130 okreslają, że podstawą zapisów w zakresie dochodów i wydatków budżetowych są wyłącznie wyciągi bankowe. Natomiast w odniesieniu do ewidencji na kotach 137, 138 i 139 mówi się o dokonywaniu zapisów księgowych na podstawie dowodów bankowych i konieczności zgodności tych zapisów z księgowością banku. Uważam, że wyciąg powinien być podstawą księgowan na koncie rachunku bankowego, przy czym do wyciągu powinny być załączone zatwierdzone do wypłaty dowody źródłowe (w przypadku prowizji i opłat bankowych załączona przez bank nota obciążeniowa). Natomiast sposób dekretacji dowodów księgowych powinien zostać okreslony w polityce rachunkowości. Dekretację można zamieszczać tylko na dołączonych do wyciągu dowodach, pod warunkiem zobowiązania osoby księgującej do sprawdzania zgodności i kompletności tych dowodów z poszczególnymi pozycjami wyciągu. Dodać wypada, że są na rynku profresjonalne programy księgowe, które przenoszą automatycznie zapisy elektronicznego wyciągu bankowego do ksiąg rachunkowych.

[mareksp]

Wymogi te reguluje ustawa, więc w zakresie regulacji wewnętrznych pozostaje określenie kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie tych zabezpieczeń, stwierdzenie czy zostały wniesione i w prawidłowej wysokości oraz czy zostały właściwie zwolnione (np. przed zwrotem zabezpieczenia należy się upewnić, że w okresie gwarancji nie ujawnily się wady które powodują konieczność zatrzymania części czy całości zabezpieczenia itp.). Procedury powinny więc określać sposób obiegu dokumentów i informacji w tym zakresie.

[mareksp]

Myślę, że taki zapis nie jest szkodliwy w tym sensie, że faktycznie umożliwia wydawanie przez pracodawcę poleceń i zadań do wykonania, które mogą się pojawić doraźnie. Natomiast w sytuacji stałego wykonywania przez pracownika pewnych zadań nie ujętych w zakresie czynności czy opisie stanowiska pracy należy rekomendować ich uzupełnienie powołując się na Standardy kontroli finansowej i wskazując potencjalne skutki formalnego braku przypisania faktycznie wykonywanych czynności.

[mareksp]

W temacie wypowiadał się GIODO. Oto fragmenty artykułu z Gazety Prawnej:

Gazeta Prawna Nr 69 (1178) środa 07 kwietnia 2004 r.
Gazeta Urzędowa : Aktualności

Departament Pomocy Społecznej Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej przedstawia stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na temat udostępniania danych osobowych będących w posiadaniu ośrodka pomocy społecznej w związku z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego.

„… w myśl art. 27 ust. l ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, przetwarzanie określonej w tym przepisie kategorii danych – co do zasady – jest zabronione. W art. 27 ust. 2 ustawy określone zostały jednak wyjątki od tej generalnej reguły. Ustawodawca wyliczył sytuacje, po których spełnieniu jest możliwe przetwarzanie danych podlegających szczególnej ochronie. Na podstawie pkt 2 tego przepisu jest to dopuszczalne, jeśli przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą i stwarza pełne gwarancje ich ochrony.

„Konkludując, należy wskazać na ogólną zasadę, że przetwarzanie danych na podstawie właściwych, szczególnych przepisów prawa, które wprost do tego uprawniają, przy zachowaniu zasady adekwatności, nie będzie kolidowało z ustawą o ochronie danych osobowych”.

[mareksp]

Tamat zaczął się od tego czy jednostka )klient banku) może sama dokonywać wydruków wyciągów bankowych dziennnych operacji na swoim rachunku przy korzystaniu z bankowości elektronicznej a rozszerzył się na kwestie operacji gospodarczych, dowodów księgowych i sposobów księgowania.
W kwestii drukowania wyciągów przez jednostkę to opczywistym jest, jak to przedstawiła agnieszka, że czym innym jest zestawienie poleceń przelewów dokonane w danym dniu przez jednostkę i wysłane do banku a czym innym wyciąg bankowy, który jest generowany przez system księgowy banku i obejmuje wszystkie operacje na rachunku klienta. Wyciągi generowane w banku chronione są w jego systemie na trwałym nośniku – zaś jednostka (klient) ma mozliwość jedynie podglądu i wydruku wyciągu bez mozliwości modyfikacji tych danych. Wyciąg bankowy za dany dzień jednostka może wydrukować dopiero następnego dnia rano, po zamknięciu dziennych operacji przez bank.
W kwestii księgowań kluczowa wydaje się być definicja operacji gospodarczej. Według opracowania „Rachunkowość od podstaw w świetle ustawy o rachunkowości” J. i P. Matuszkiewicz, która wykorzystywana jest przy szkoleniach księgowych przez SKwP, definicja ta brzmi: „Przez operację gospodarczą rozumie się w rachunkowości każde zdarzenie, które wywiera wpływ na aktywa, pasywa danej jednostki, w związku z czym podlega odpowiedniemu zapisowi w księgowości tej jednostki. Przykładem operacji gospodarczej może być zakup materiałów od dostawców, podjęcie gotówki z banku do kasy, spłacenie zobowiązania wobec dostawców itp.” Opracowanie to, jako dowody księgowe podlegające księgowaniu wskazuje wyciągi bankowe. Według T. Żyznowskiego (Rachunkowość nr 5/2005) polecenie przelewu, które zwiera dyspozycję dla banku dokonania operacji gospodarczej jest dowodem dyspozycyjnym, natomiast zaistnienie operacji (faktyczną realizację przelewu i jej zgodność z dyspozycją) potwierdza wyciąg bankowy. Dowodem księgowym jest wg Żyznowskiego dokument ostatecznie zamykający operację, podlegający zadekretowaniu.
Kwestia jest dosyć złożona i dochodzi ty jeszcze konieczność rozróżnienia pomiędzy operacją a zdarzeniem gospodarczym.
Pozdrawiam wszystkich a zwłaszcza dziewczyny w dniu ich święta.

[mareksp]

Ni widzę potrzeby żądania od banku przesyłania wyciągów bankowych przy obsłudze elektronicznej. Wystarczy coroczne potwierdzenie salda. W państwowych jednostach budżetowych obsługa wyłacznie elektroniczna rachunku bankowego funkcjonuje od kilku lat (z NBP za pomocą systemu Videotel). Wyciąg bankowy, nawet ten wydrukowany przez jednostkę jest „prawowitym” dowodem księgowym co do operacji pienięznych jakie zaszły na rachunku bankowym jednostki. Co więcej jest to wyłącznie dopuszczalny dowód księgowań dochodów i wydatków budżetowych na koncie 130 (rozporządzenie MF w sprawie planów kont…). Niezrozumiałym jest dla mnie ksiegowanie operacji dotyczących zapłaty na podstawie dowodów źródłowych (przy obowiązującej zasadzie memoriałowej np. zakup ksiegowany pownien być np. na koncie rozrachunków i kosztów, zaś zapłata należności na koncie rachunku bankowego i konta rozrachunkowego). Przecież zaplata moze natępować po upływie długiego czasu od wystawienia faktury, w zupełnie innych okresie sprawozdawczym. Jeżeli zapłata nie jest operacją gospodarczą a wyciąg dowodem księgowym dokumentującym tę operację, to czymże są?
Proszę o dodatkowe argumenty.

[mareksp]

Projektodawcy wychodzą z założenia, że audytorzy znają standardy IIA. Tam jest mowa o zadaniach zapewniających i doradczych. Te pierwsze to nic innego jak zadania audytowe wykonywane wg dotychczasowych przepisów, w odróżnieniu od zadań doradczych. Doradcze nie wymagają takiego sposobu i trybu przeprowadzania jak zapewniające a ich zakres i sposób wykonywania zależy w głównej mierze od ich celu uzgodnionego z kierownictwem. Jest to na razie projekt rozporządzenia i został przecież opublikowany w celach konsultacji ze środowiskiem audytorskim. Można teraz wnosić uwagi i propozycje. Krytyczne podejście audytorskie powinno być raczej krytyką konstruktywną a nie samą w sobie.
Pozdrawiam

[mareksp]

Wydaje się, że tak naprawdę to wzór ten dotyczy jednej z metod pomiaru ryzyka nie dla danego badania audytowego (zadania audytowego) ale przy szacowaniu ryzyka przez kierownictwo jednostki (w drodze bezpośredniego szacowania prawdopodobieństwa). Ryzyko całkowite = RWxRKxRD. Tu należy zwrócić uwagę na pomyłki pojeciowe co do „ryzyka audytu”. Jedni nazywają tak to, co w powyższym wzorze stanowi ryzyko całkowite a inni mają na myśli RD (ryzyko detekcji tj. ryzyko niewykrycia słabości przez badanie audytowe). Oczywiście gdy RA oznacza to „Ryzyko całkowite”, to nie może być mowy o tym, że poszczególne wartości muszą być większe od jedności. Po prostu określa się dla każdego ze składników wzoru np. 3-stopniową skalę: wysokie, średnie, niskie i przyporzadkowuje wartości liczbowe, np. 0,50 (niskie), 0,75 średnie) i 1,00 (wysokie). Pokazanie ryzyka dla danego systemu, po wyliczeniu wg wzoru, powinno nastapić w % wg skali przyjmującej za 100% sytuację, w której wszystkie ryzyka ze wzoru (RW, RK i RA) miałyby wartości maxymalne tj. 1,00 (czyli ryzyko wrodzone ocenione na 100 %, ryzyko, że kontrola nie wykryje błędu (RK) także 100% i ryzyko, że audyt swoim badaniem nie wykryje błędu systemu też 100%.
Po więcej informacji na ten temat odsyłam do książki „Oszacowanie ryzyka” autorstwa D. McNamee i ktoś jeszcze (o ile dobrze pamiętam, jest polskie tłumaczenie).
Czekam też na polemikę osób zainteresowanych, bo zagadnienie nie jest oczywiste i różnie rozumiane.

[mareksp]

Pozwolę sobie na wyrażenie odmiennej od GIAW opinii w tym przedmiocie. Po pierwsze jak wspomniałem wyżej audytor wewnętrzny nie jest podmiotem przeprowadzającym kontrolę a pracownikiem jednostki. Po drugie charakter dokumentu urzędowego ma dokument pochodzący od funkcjonariusza publicznego (wg art. 115 § 13 k.k.), tj. osoby upoważnionej do władczego działania. Takiego upoważnienia nie posiada na pewno audytor wewnętrzny pełniący funkcje pomocniczą dla kierownictwa jednostki. I choć opinie audytu powinny być z założenia obiektywne i niezależne, to trudno twierdzić że mają jakikolwiek władczy charakter (a taki mają na pewno wystąpienia NIK czy innych instytucji kontrolnych). Z komentarzy do ustawy o dostępie do informacji publicznej wynika ponadto, że utrwalone oświadczenie woli lub wiedzy osoby nie będącej funkcjonariuszem publicznym nie będzie posiadać charakteru urzędowego (takiego kwalifikowanego charakteru nie posiadają w szczególności dokumenty wydane przez osoby pełniące funkcje eksperckie lub udzielające niewiążących prawnie opinii czy analiz).
Pozdrawiam wszystkich dysputantów
Marek

[mareksp]

Uważam, że nie powinno się publikować w BIP wyników audytu wewnętrznego. Nie jesteśmy podmiotami przeprowadzającymi kontrolę w rozumieniu przepisów o dostępie do informacji publicznej. Jesteśmy pracownikami wewnątrz jednostki, którzy wykonują funkcję zapewniającą i doradczą dla kierownictwa jednostki. Funkcja ta dalece wychodzi poza kontrolę pojmowaną jako wykrywanie uchybień w działalności. Adresaci sprawozdań z audytu są jasno określeni. Publikacja wyników zadań byłaby też szkodliwa z punktu widzenia postrzegania i wykorzystywania audytu wewnętrznego.
Publikacja planów rocznych i sprawozdań jest mniej kontrowersyjna i choć nie ma takiego obowiązku, to uważam że publikacja tych dokumentów może być wskazana – chociażby dla celów informacyjnych podmiotom zewnętrznym planującym kontrolę w naszej jednostce.
W mojej jednostce sektora rządowego nie publikuje się na BIP planów audytu i sprawozdań z ich realizacji i, co oczywiste, wyników zadań audytowych.

[mareksp]

Wydaje się, że odpowiednią interpretację co do zwrotu odsetek od wadium mozna wywieść z treści § 17. 1. rozporządzenia MF z 26.01.2005 w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych(…): Oprocentowanie sum depozytowych oraz sum na zlecenie, stanowiących własność osób fizycznych, prawnych i innych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, powiększa ich wartość, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Na pochody budżetu przepisy tego rozporządzenia nakazują zaliczyć tylko te odsetki od sum depozytowych, które są złożone z postepowaniem administracyjnym lub sądowym. Dlatego też raczej należałoby je zwrócić lub ująć w rozliczeniu z wnoszącym wadium. Trudno przyjąć, że skoro celem wniesienia wadium było zabezpieczenie pewnych zachowań nabywcy, to przy okazji zarobimy na odsetkach od środków do których wniesienia został zamuszony. Skoro zaś przepisy odrębne nie przewidują obciążenia osoby wnoszącej wadium kosztami jego zwrotu, to powinna je pokryć z wydatków jednostka, która wymagała jego wniesienia.

[mareksp]

Wyrok jest na stronie: http://www.trybunal.gov.pl/Rozprawy/2005/rozprawy.htm
Jest szansa, że ustawa wejdzie w życie bez zakwestionowanych przepisów, gdyż TK stwierdził, że nie są nierozerwalnie związane z pozostałą częścią ustawy.

[mareksp]

Trudno odmówić ci racji terka co do potrzeby sprawdzania terminowości opłacenia zobowiązań i niektórych innych kwestii. Nie czytałem komentarza Kosikowskiego do ustawy ale wydaje się, że posługiwanie się przez niego pojęciem jednostki organizacyjnej dla określenia komórki organizacyjnej urzędu nie do końca jest uzasadnione. Ponadto wykonywanie budżetu poprzez realizację zaplanowanych w nim zadań należy raczej do komórek merytorycznych Urzędu i jednostek podległych niż do referatu finansowego, który ma zadbać o to aby wydatki miały swoje oparcie w prawidłowo udokumentowanych działaniach tych komórek i jednostek. Innym zagadnieniem jest też to, kto ma wykonać kontrolę procedur w imieniu zarządu przy braku komórki kontroli instytucjonalnej w urzędzie. Jeśli miałby to robić audytor, to może dać sobie spokój z nazywaniem tej działalności audytem wewnętrznym i nazwać ją po imieniu.

[mareksp]

Przede wszystkim to kontrole 5% wydatków realizuje się w jednostkach podległych lub nadzorowanych a nie w „swojej” jednostce:
Art. 28b.1. Organ sprawujący, na podstawie odrębnych przepisów, nadzór nad jednostką sektora finansów publicznych kontroluje przestrzeganie przez tę jednostkę realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1.
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków nadzorowanej jednostki.
– lub dla samorządów:
Art. 127.2. Zarząd jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1.
3. Kontrola, o której mowa w ust. 2, obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.

W jaki sposób przeprowadzić tę kontrolę wskazuje Art. 35a. 2.: Kontrola finansowa obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;
Wystarczy więc odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań tj. czy istnieją procedury wstępnej oceny celowości w tym zakresie, jeśli tak – to jak faktycznie odbywa się ta kontrola. Jeśli kontrolą obejmujemy rok ubiegły, to na podstawie kart wydatków wybieramy sobie dowolną techniką, z dowolnych paragrafów zapisy dotyczące wydatków o łącznej wartości 5% ogólnej sumy wydatków i weryfikujemy te zapisy z dowodami księgowymi. Powinny się na nich znaleźć potwierdzenia dokonania kontroli przez upoważnione osoby. Inną sprawą jest, że jednostka może przyjąć, w procedurach, iż podpis na dokumencie pod względem merytorycznym, oznacza, że osoba go składająca wykonała czynność kontrolną oceny celowości zaciągnięcia zobowiązania lub dokonania wydatku na etapie podejmowania decyzji przed dokonaniem zakupu. Najlepiej jak dla wydatków powyżej pewnej granicy wartości ustanowiono wymóg składania pisemnego wniosku, na którym jest miejsce na potwierdzenie dokonania wstępnej oceny celowości.
Gdy dokonujemy kontroli 5 % w tym samym roku budżetowym, którego badanie dotyczy, to wielkość tę można odnieść do planowanego na dany rok ogółu wydatków.

Należy zaznaczyć, że kontroler nie bada tu adekwatności ustanowionych procedur a tylko ich przestrzeganie. Inna jest natomiast rola audytora oceniającego te procedury.

[mareksp]

Takiego Stowarzyszenia nie ma. Był wprawdzie pomysł założenia takowego ok. 2 lata temu, jednak pomysłodawcy doszli do wniosku, że nie ma potrzeby zamykania się w tak wąskim gronie i można wymieniać doświadczenia w ramach ogólnych organizacji audytorskich. Szkolenie w Jastrzębiej Górze jest szkoleniem organizowanym przez resort w ramach szkolenia kadr.

[Autor]

Wpisy