[mareksp]

Nie do końca jest tak, że ustawy PZP nie stosujemy w ogóle do zamówień poniżej 14 tys euro. Przede wszystkim zamówieniem publicznym jest z definicji art. 2 pkt 13 pzp umowa odpłatna pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są (…) roboty budowlane, a więc bez względu na wartość. Z komentarzy do pzp wynika, że w każdym przypadku, gdy zachodzi okoliczność kwalifikowania zamówienia jako podlegającego wyłączeniu ze względu na wartość, zamawiający winien mieć na uwadze przepisy pzp o ustalaniu wartości zamówienia. Dlatego też moim zdaniem, w każdym przypadku gdy na podstawie „rozeznania rynku” wartość ta będzie zbliżona do granicy 14 tys euro, właściwe byłoby sporządzenie kosztorysu. Ponadto należy pamiętać o względach praktycznych posiadania kosztorysu dla potrzeb oceny ofert pod kątem ich zaniżenia czy zawyżenia a także wyceny robót dodatkowych, konieczność wykonania których może się pojawić w trakcie realizacji robót.

[mareksp]

Uważam, że właściwą podstawą zaleceń jest art. 22 ust. 1 (dowód ma zawierać dane określone w art. 21 tj. m.in. pkt 6 dekretacja) a niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach wymazywań i przeróbek.
Z kolei art. 25 dotyczy poprawiania zapisów w księgach rachunkowych tj. w odpowiednich urządzeniach księgowych a nie dowodów księgowych.
Co do istotności takiego ustalenia można tu wskazać na skutek przeróbek w postaci braku informacji kto i kiedy dokonał zmiany dekretacji i czy był do tego uprawniony, a także sprawdzić jaki to miało wpływ na zapisy w księgach na podstawie przerobionych dekretacji.

[mareksp]

Wprawdzie na dworcu zamieszkuje czasowo trochę osób, ale nie są to raczej pracownicy rozliczający delegacje służgowe 😀 . Nie o to jednak chodzi. Dyskutujemy o ryczałtach za dojazdy w miejscowości pobytu słuzbowego. Za dojazd na dworzec w tej miejscowości otrzymujemy zwrot kosztów na podstawie dołączonych biletów kolejowych lub autobusowych. Natomiast dojazd z dworca do miejsca np. szkolenia, gdy organizator zapewnia go nam, to nie ponosimy kosztów, a więc ryczałt nie przysługuje.

[mareksp]

Moim zdaniem właściwe jest rozumowanie meg i izmi. Ryczałt za dojazdy przysługuje za każdą dobę pobytu podróży, w czasie której korzystano z dojazdów lokalnych (tj. różne od miejsca zamieszkania miejsce wykonywania pracy czy szkolenia). Tak więc najczęściej przysługuje pierwszego i ostatniego dnia podróży, gdy zapewniono kwaterunek na miejscu zajęć. Gdy jest to wyjazd jednodniowy do małej miejscowości, która nie posiada komunikcji miejskiej, to decydujące będzie tu oświadczenie pracownika, że koszty dojazdu poniósł (np. taxi, furmanka, bryczka czy riksza). Przepisy mówią tu o śrokach komunikacji miejscowej a nie miejskiej. Prawo do ryczałtu będzie wątpliwe, jeśli miejsce docelowe znajduje się nieopodal dworca danego środka komunikacji dalekobieżnej, z którego korzystał delegowany. Niemniej jednak w przypadku wątpliwości jest to kwestia o znikomej istotności. Dlatego audytor powinien poprzestać raczej na zwróceniu uwagi ustnie czy aby pracownicy nie nadużywają tego prawa w sytuacjach oczywistych. Zwłaszcza, gdy np. dojazd z Dworca Centralnego do Otwocka i z powrotem zapewniał organizator szkolenia.

[mareksp]

Wstaw do formularza rejestracyjnego numer karty kredytowej (nie debetowej). Może to być karta innej osoby jeśli nie masz własnej karty (oczywiście za jej zgodą). Wyślij to faksem. Ja tak zrobiłem wiosną i zadziałało. Jest to dużo prostsze i tańsze niż kombinowanie z przelewami. 😉

[mareksp]

Przede wszystkim jako kryteria oceny należy przyjąć zadania komisji przetargowej okreslone w regulacjach wenętrznych z zakresu zamówień (np. regulamin udzielania zamówień lub regulamin komisji przetargowej o ile taki istnieją). Pozyskanie informacji o regulacjach wewnętrznych dotyczących tego zakresu oraz o ilości przeprowadzonych postępowań z okresu objętego badaniem powinno nastąpić na etapie przeglądu wstępnego, nawet przed zawiadomieniem komórki o planowanym terminie przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Jeśli nie ma regulacji wewnętrznych to z ustawy PZP trzeba przyjąć zadania stawiane dla komisji przetargowej i zastanowić się nad ryzykami jakie mogą wystąpić biorąć pod uwagę cel wykonywanych przez komisję zadań i skutek ich niewłasciwego wypełniania.
Pozdrawiam

[mareksp]

Myślę, że warto sięgnąć do wyjaśnień MF zawartych w piśmie ST1-4834/664/2006 skierowanym do RIO (wszystkich) a dotyczącego zawierania umów długoterminowych i zaciągania zobowiązań, których płatność przekracza rok budżetowy. Wynika z niego, że kierownik samorządowej jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne w celu realizacji zadań wyłącznie do wysokości wydatków w zatwierdzonym planie finansowym. Jednak odnosi się to do zobowiązań przewidzianych do sfinansowania (a więc wymagalnych, czyli tych które powinny być opłacone) w danym roku budżetowym. Plan wydatków ma charakter roczny i ujmuje się w nim tylko planowane wydatki przewidziane do realizacji w danym roku budżetowym a nie zobowiązania. Podsumowując – istnienie zobowiązań niewymagalnych na koniec roku nie powoduje przekoroczenia limitów planu finansowego. Cały wywód w tym zakresie zawarty jest w treści pisma dostępnego na stronach poszczególnych RIO. Wystarczy wrzucić w wyszukiwarkę sygnaturę pisma.

[mareksp]

Myślę, że wystarczającym argumentem mogą być zasady funkcjonowania kont dla jednostek budżetowych określone w planie kont wprowadzonym rozporzadzeniem MF. Zakładowy plan kont musi zawierać konta zgodne, co do treści ekonomicznej z planem wzorcowym. Oznacza to, że opisane w zasadach funkcjonowania kont ich przeznaczenie dla ewidencjonowania danego typu operacji gospodarczych nie powinno być zmieniane. Opis konta 310 „Materiały” wskazuje, że ujmuje się na nim zapasy materiałów znajdujących się w magazynach lub w przerobie. To drugie nie dotyczy paliwa w samochodach, gdyż nie jest to przerób materiału w toku produkcji służący pozyskaniu innego materiału, półproduktu itp. Skoro więc jednostka nie przyjęła materiału do magazynu tylko był on od momentu nabycia przeznaczony do zużycia, to nie może go być w magazynie. Dlatego też zaksięgowanie tej operacji „magazyn-wydatek” jest niezgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Art. 4 ust. 2 uor wskazuje obowiązek ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Trzeba tu zaznaczyć, że istotność uchybienia w tym względzie jest znikoma, zwłaszcza że nie ma wpływu na sprawozdawczość finansową i budżetową.

[mareksp]

Ja ten raport włączyłem do akt stałych (tj. wydruk zestawienia z arkusza Excel i wydruk e-maila). W ramach akt stałych w instrukcji kancelaryjnej mam wydzielone akta spraw „Plany i sprawozdania okresowe audytu wewnętrznego”, gdzie umieszczam korespondencję związaną z opracowaniem rocznego planu audytu oraz sprawozdania rocznego a także innych doraźnych sprawozdań z realizacji tego planu (np. żądanych przez dysponenta wyższego stopnia, gdyż pracuję w sektorze rządowym)

[mareksp]

W pierwszym przypadku trzeba wyjaśnić celowość zakupu kostki w takiej ilości (opis na fakturze czy innym dokumencie oraz rozmowa z osobą merytorycznie zatwierdzającą zakup). Co zamierzają z pozostałą nie ułożoną kostką.
W drugim myślę, że należałoby zweryfikować podstawę ustalenia kosztów ryczałtowych przed i po zmianie. Czy był jakiś realny powód dla jego zmiany np. zweryfikowano wysokość kosztów po jakimś okresie najmu. To wszystko trzeba ustalić prosząc o wyjasnienie ustne lub na piśmie oraz o wyliczenia i dokumenty uzasadniające takie postępowanie. Bez współpracy z audytowanymi ani rusz. Na wnioski przyjdzie czas po dokonaniu ustaleń. 😉

[mareksp]

Z treści formularza weryfikacyjnego doświadczenia zawodowego (Internal Audit Experience Verification Form) wynika, że doświadczenie zawodowe w audycie wewnetrznym sektora publicznego może być zastąpione stażem w audycie zewnętrznym (np. NIK RIO) czy kontroli wewnętrznej w jednostce sektora publicznego. Staż ten może potwierdzić swoim podpisem na formularzu pracodawca lub osoba legitymująca się certyfikatem CIA, CCSA, CFSA czy CGAP (oczywiście po okazaniu jej np. świadectwa pracy). Informacje na ten temat są w treści broszury informacyjnej dostępnej w formacie pdf na stronie IIA Global (w języku angielskim), która zawiera też wzory odpowiednich formularzy.

[mareksp]

Pismo z MF ma datę 2 sierpnia i adresowane jest do Kierowników JSFP Podsektora Rządowego. do mojej jednostki wpłynęło 6 sierpnia. Dlatego to tylko kwestia czasu jak wpłynie do wszystkich jednostek objętych wykazem, które są umieszczone w zakładce przygotowanego przez MF arkusza Excela.

[mareksp]

Z tym terminem przesłania raportu za lipiec do 5 sierpnia to przesadziłem 😳 . Jest na to czas do 13 sierpnia.

[mareksp]

Już dostałem to na piśmie z MF, adresowanym do kierownika jednostki, a więc dostaną je wszyscy z sektora rządowego. W rzeczonym piśmie Mr Banaś powołuje się na art. 53 ust. 5 pkt 3 uofp. Moim zdaniem ta podstawa daje prawo żądania przez Ministra Finansów jednorazowej informacji o przeprowadzanych audytach a nie okresowych sprawozdań miesięcznych. Takie żądanie, w systuacji zatrudnienia w większości jednostek pojedynczych audytorów, jest zupełnie nieracjonalne. Zakładając więc, że MF wie co robi, może chodzić o zdyskredytwanie funkcji audytu wewnętrznego. Dodam jeszcze, że sprawozdanie za lipiec trzeba było wysłać do 5 sierpnia. Z terminowością składania sprawozdań więc też może być nie najlepiej.

[mareksp]

Celem inwentaryzacji jest m.in. potwierdzenie istnienia składników majątkowych wykazanych w księgach rachunkowych oraz ujawnienie ewentualnych nadwyżek środków trwałych (tj. środków nie ujętych w ewidencji). Można zacząć od porównania salda Wn konta syntetycznego 011 z sumą wynikającą z wyceny zinwentaryzowanych środków trwałych wg arkuszy spisowych. Jeżleli się zgadza oznaczać to może że nie ma różnic inwentaryzacyjnych.
Trzeba jednak ocenić rzetelność przeprowadzenia inwentaryzacji i jej rozliczenia. W tym celu można np. porównać dane z wybranych arkuszy spisowych z danymi wynikającymi z kart analitycznych poszczególnych środków trwałych. Można sprawdzić poprawność podsumowań wyceny w arkuszach spisowych.
Aby przeprowadzić audyt inwentaryzacji trzeba trochę poczytać o tym procesie. Jest mnóstwo materiałów merytorycznych dotyczących tematu inwentaryzacji łącznie z audytem inwentaryzacji (np. Praktyczne aspekty audytu wewnętrznego pod red. H. Grocholskiego Tom 1 z 2004 r. – zapewne dostępny w większych bibliotekach lub czytelniach).
Nie sposób omówić tej tematyki na forum.

[Autor]

Wpisy