[mareksp]

Obowiązek systematycznej (a nie okresowej) oceny systemu kontroli zarządczej przez funkcję audytu wewnętrznego (a nie przez audytora wewnętrznego) wynika bezpośrednio z art. 272 uofp i jest sensowny. Może być on zrealizowanych jedynie w tzw. cyklu audytu, który w zależności od ilości obszarów działania (ryzyka) oraz liczebności KAW może trwać od kilku do 100 lat . 😀 Jak widać w przywołanym zarządzeniu Pana Burmistrza musiał on mieć na myśli przy wydawaniu zarządzenia, że zatrudni taką liczbę audytorów, że wykona cykl audytu co roku. Jest również opcja, że przy wydawaniu zarządzenia nie miał nic na myśli (albo tylko chleb, o ile był głodny) i tylko mechanicznie podpisał podsunięty papier.
Co do charakteru zadań w zakresie oceny systemu kontroli zarządczej to będą to zadania zapewniające (vide § 2 pkt 3 rozporządzenia definiujący zadanie zapewniające). Czynności doradcze będą miały raczej charakter usprawniający funkcjonowanie jednostki, w tym jej systemu kontroli zarządczej.
W odpowiedzi na wydanie takiego zarządzenia AW powinien wystąpić do Pana Burmistrza o odpowiednie wzmocnienie etatowe KAW celem umożliwienia realizacji zarządzenia.
😛
A teraz wszyscy idą nad wodę i chłodzą umysł i ciało. 😎

[mareksp]

Karta audytu i Procedury audytu powinny być odrębnymi dokumentami, gdyż mają zupełnie inne role. Karta powinna być zwięzła, sytuować audyt w organizacji – tak jak to wyżej wskazywaliście. Jest skierowana do wszystkich pracowników i dlatego wymaga wprowadzenia w życie zarządzeniem kierownika jednostki.
Z kolei księga procedur to opracowanie metodyczne dla komórki audytu wewnętrznego. Jestem przeciwnikiem wprowadzania tego dokumentu jakimkolwiek zarządzeniem kierownika jednostki, gdyż to dokument wewnętrzny komórki audytu. Stąd w treści Karty audytu jedynie odnoszę się do istnienia Procedur, jako podstawy wykonywania zadań audytowych obok obowiązujących przepisów i Standardów. Załączone do procedur wzory dokumentacji roboczej wskazuję jako podlegające potrzebnym modyfikacjom przy każdym zadaniu audytowym. Wówczas faktycznie mogą ułatwić pracę. W procedurach wskazuję też metodologię analizy ryzyka na potrzeby planowania rocznego.

[mareksp]

Jednostka upiera się nie bez powodu aby sfinansować te zakupy z środków bieżących. Powody te przedstawił Podhale, są one jasne i wszelkie dywagacje na temat inwestycji są tu bezprzedmiotowe. Moim skromnym zdaniem oczywiście.

[mareksp]

Niestety jeśli sprawozdaniu nie została nadana klauzula zastrzeżone to nie jest objęte tajemnicą służbową. Można się zastanowić czy jest zasadne nadanie Twojemu sprawozdaniu takiej klauzuli. Poza tym wskazanie adresatów sprawozdania z audytu dotyczy tylko uprawnień audytora do jego przekazania. Kierownik jednostki może udostępnić sprawozdanie każdemu, jęsli nie ma ograniczeń wynikających z odrębnych przepisów. Oczywiście jest to tylko moje stanowisko.

[mareksp]

meg, czy jest to stanowisko radcy prawnego czy fragment jakiegoś orzeczenia lub oficjalnej interpretacji?
Pzdr

[mareksp]

Umowa wymagana jest tylko w odniesieniu do jazd lokalnych. Przy podróżach służbowych wystarczy wniosek pracownika zatwierdzony przez pracodawcę. Rozporządzenie o podróżach służbowych odsyła do przepisów wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym tylko w zakresie stawek za kilometr, a nie innych zasad używania samochodu na podstawie umowy. Oznacza to, ze przy podróży służbowej jest tylko polecenie wyjazdu ze wskazaniem środka transportu. a przy jazdach lokalnych umowa.

[mareksp]

Na pierwszy rzut oka wydaje się, ze pracownik przebywa w podróży służbowej, bo spełnia definicję z kodeksu pracy. Jednocześnie z rozporządzenia wynika, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca i może to być miejscowość pobytu stałego pracownika. Tu zaczyna się problem, bo pracownik wykonuje polecenie pracodawcy poza jego siedzibą, ale bez opuszczenia miejscowości zamieszkania (kiedy rozpoczęła się podróż służbowa i kiedy się kończy?). Dieta nie przysługuje na pewno. wydaje się, że także ryczałt na dojazdy, bo środki komunikacji miejscowej, to te w „obcej” miejscowości a nie w tej która jest początkiem i końcem podróży służbowej. Stąd moim zdaniem pracownik powinien otrzymać polecenie wyjazdu służbowego, ale nie rozliczać kosztów podróży. Niezbędna jest tu opinia radcy prawnego.

[mareksp]

Trzeba zacząć od tego, że pojęcie subkonta znikło jakiś czas temu z przepisów.
Istotne jest też rozróżnienie prowadzenia rachunku bankowego od stosowania konta księgowego w ewidencji księgowej.
Faktycznie jedynie państwo jednostki budżetowe obowiązane są do prowadzenia osobnych rachunków bieżących dla dochodów i wydatków budżetowych (a nie prowadzenia subkont jak wskazuje wojtania).
Co do prowadzenia kont księgowych do zapisu operacji na rachunkach bieżących jednostek budżetowych właściwe są przepisy rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Zasady funkcjonowania księgowego konta 130 wskazują na obowiązek prowadzenia ewidencji szczegółowej do tego konta w podziale na konto wydatków i konto dochodów budżetowych („Saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont wydatków i dochodów budżetowych”). Dlatego nie prowadzenie osobnego konta księgowego dochodów moze mieć miejsce w sytuacji, gdy takich dochodów jednostka nie razliuje w ogóle. W pozostałych przypadkach takie konto księgowe powinno być prowadzone osobno nawet przy istnieniu tylko jednego, wspólnego rachunku bankowego. Obok wskazanych przepisów ważna jest także potrzeba zapewnienia przejrzystości rozliczeń z tytułu realizowanych dochodów i wydatków budżetowych. Służy temu również zasada czystości obrotów.

[mareksp]

Bardzo ciekawe koncepcje z tym pogotowiem kasowym: „wydatek rozłożony w czasie” i „absolutnie nie wydatek”. Nie udało mi się znaleźć podstawy w przepisach do tych pomysłów. Wydatek w rozumieniu finansów publicznych to nie to samo co wydatek w rozumieniu potocznym. Na dzień dzisiejszy z rachunków wydatków pństwowych jednostek budżetowych dokonywane mogą być jedynie wydatki, przelewy dotacji, przelewy środków na wydatki dysponentom nizszegoo stopnia oraz zwroty środków niewykorzystanych. Wydatki muszą być klasyfikowane w odpowiedniej podziałce, gdyż inaczej nie można byłoby ustalić na dany dzień jakie jest wykonanie planu w stosunku do limitów wydatków ustalonych wg podziałek klasyfikacji. Być może w samorządach istnieje inna praktyka. Dla zainteresowanych polecam lekturę np. komentarza do planu kont p. Marii Augustowskiej.

[mareksp]

Kwota pobrana do kasy jest niewątpliwie wydatkiem. Pogotowie klasyfikuje się w tym paragrafie, którego najczęściej dotyczą wydatki w kasie. Wydatki ujmuje się na koncie 130 wg wyciągu bankowego. Zapis na karcie wydatków w par. 4210 jest zapisem analitycznym. Zmniejszenie tylko par. 4210 musiałoby zmniejszyć też wydatki na 130. Nie byłoby to prawidłowe, bo wydatki nie uległy zmniejszeniu. Można jednak zwrócić uwagę na treść PK. Być może jest to tylko korekta rodzaju wydatku tj. zmniejszenie 4210 a zwiekszenie innego par. wydatków wg faktycznej realizacji. Chodzi o sytuację, gdy z pogotowia opłacono rachunek podlegający klasyfikacji w innym paragrafie. Wówczas kwota ta powinna obciążyć wydatki właściwego paragrafu czyli na podstawie PK nastąpiłoby przesunięcie wydatków pomiędzy paragrafami nie zmnieniając wielkości zrealizowanych wydatków ogółem.
Jeśli tak nie jest to faktycznie zmniejszanie wydatków tylko na podstawie zmniejszenia stanu kasy jest bezpodstawne.

[mareksp]

Wydaje się, że w tej sytuacji najlepiej wykazać się posiadaniem dobrej ewidencji księgowej do konta rachunku bankowego tj. obejmującej wyodrębione operacje na koncie rachunku bankowego podstawowego, związane wyłącznie z operacjami projektu. Jeśli beneficjent wykaże, że rozliczenia partnera ze środków projetu były właściwe i zostały zrealizowane zgodnie z celem projektu, to jest szansa, że nie będzie trzeba ich zwracać.

[mareksp]

Może jeszcze kwestia gospodarowania zapasami materiałów pod kątem ryzyka nadmiernych zapasów (koszty przechowywania, utrata własciwości) lub ryzyka przerw w produkcji wskutek braku zapasów – planowanie dostaw.
Powodzenia

[mareksp]

Uważam, że co najmniej 2 lub wszystkie osoby z komórki kadr moga mieć dostęp do danych wszystkich pracowników w systemie. Ważniejszy jest zakres uprawnień tj. do edycji danych lub tylko podglądu. Ponadto system powinien rejestrować dostęp poszczególnych uzytkowników umozliwiając rozliczalność wykonanych działań. Brak dostępu do systemu może utrudniać wykonywanie zadań w sytuacji nagłej dłuższej nieobecności jedynego pracownika uprawnionego. Poza tym oprócz ustawień praw dostępu w systemie mozna wprowadzić ograniczenia organizacyjne w postaci Polityki bezpieczeństwa, gdzie będzie jasne wskazanie sytuacji korzystania z dostępu do danych systemu.

[mareksp]

Odpowiedź na powyższe wątpliwości tkwi głównie w definicji podróży służbowej, która wynika z art. 77 kodeksu pracy. Podróż oznacza wykonywanie zadania służbowego wyznaczonego przez pracodawcę poza miejscowością stałego miejszca pracy. Przy delegacji kilkudniowej podróż służbowa dotyczy całego jej okresu a nie tylko czasu dojazdu do i z miejsca wykonywania zadania. Nie ma żadnej podstawy aby czas dojazdów liczyć osobno. Tak więc należności z tytułu diet trzeba liczyć od poczatku podróży dla każej doby astronomicznej (tj. 24 godz od momentu wyjazdu np. odjazdu pociągu). Jeśli były w czasie każdej doby 3 posiłki dziennie to dieta nie przysługuje. Jeśli tylko 2 to i owszem. Reguły matematyki wskazują, że jeśli są osobne: śniadanie, obiad i kolacja to w sumie są to 3 posiłki a gdy jest śniadanie i „obiadokolacja” to tylko 2. Inaczej można by coś nazwać śniadanio-obiado-kolacją i też policzyć potrójnie jako 3 posiłki. Można też pracownikowi nakazać aby najadł się na zapas na 3 dni i uznać, że nie potrzebował wyżywienia. Nie znajdzie to raczej jednak podstawy w przepisach.
Brak orzeczeń SN na ten temat można tłumaczyć tym, że dla prawników jest to oczywiste. W mojej jednostce opinię w tej kwestii opracował radca prawny na wniosek m.in. księgowych.
Wskazywanie przez pracownika na druku delegacji w jakich dniach korzystał z całodziennego wyżywienia jest moim zdaniem dobrym i praktycznym rozwiązaniem.

[mareksp]

Owszem, administrator systemu może mieć pełny dostęp do systemu, ale z zachowaniem zasad rozliczalności. Oznacza to, że w żadnym przypadku nie powinien znać haseł użytkownika. Znając te hasła może się podszyć pod każdego i zrobić co chce w systemie na jego konto. Gdy administrator wykonuje jakieś czynności w systemie poprzez swoje konto administratora zostają zapisy zdarzeń (logów), pozwalające na ustalenie jakie działania i kiedy wykonywał i czy było to w zakresie jego uprawnień.
Jeśli ktoś zapomni hasła administrator wchodzi do systemu korzystając ze swoich uprawnień administratora, kasuje hasło użytkownika i ten wprowadza nowe hasło. Administrator powinien mieć wykaz „loginów” przyznanych poszczególnym użytkownikom, zakresy uprawnień dostępu oraz daty przyznania, zmian i cofnięcia uprawnień.

[Autor]

Wpisy